تهيئة الموظفين الجدد من المهام التي تقوم بها إدارة الموارد البشرية في الشركة، وهي تشمل العمليات اللازمة ليكونوا موظفين فاعلين في عملهم، مثل الدورات التعليمية ووثائق التدريب وعروض الفيديو، لكن قد تحدث أخطاء تعيق تلك التكتيكات، ولا يمكن للشركات أن تتحمل الكثير من الأخطاء الناتجة عن عمليات غير صحيحة عند تهيئة الموظفين الجدد، فهم يحتاجون إلى هؤلاء المجندين جاهزين للعمل على مقاعدهم في أقرب وقت ممكن، وذلك تجنباً للتكلفة التي تفتعلها عملية تهيئة معقدة، لكن تهيئة الموظفين للعمل ليس أمرًا بسيطاً، لذلك سنتحدث عن أكثر الأخطاء كلفة عند كل عملية تقوم بها الشركة لتهيئة وإعداد موظفين جدد.
أولاً: استغراق المهمة وقت طويل
عادة يكون فريق الموارد البشرية متحمسًا لبدء عملية تهيئة الموظفين الجدد، لكن تحدث المشكلة برمتها في الأيام الأولى، حيث يستغرق فريق الموارد البشرية الكثير من الوقت لإعداد خطط التدريب والتهيئة، وتحضير البرنامج، وترتيب الأوراق، وإعداد المحاضرات، حل المشكلة يكمن في السماح للموظفين الجدد بمراجعة بيانات الشركة والمحاضرات قبل موعد التدريب، حيث إن توفير المعلومات الأساسية للموظف في وقت مبكر يساعده على فهم ما هو مطلوب منه تحديداً.
ثانياً: إعطاء معلومات خاطئة للموظفين
قد يظن بعض الموظفين الجدد أنهم يملكون فهماً عميقاً لسياسة شركتهم، لكنهم لا يعرفون المعلومات الأكثر أهمية لنجاحهم فيها، في تقرير صادر عن منظمة غالوب قالت فيه إن نصف عدد الموظفين الجدد فقط الذين تم إخضاعهم لعمل (تهيئة الموظفين الجدد) أصبح لديهم فهم واضح لما هو متوقع منهم في العمل، وإذا لم يعرف الموظف الجديد ما هو مطلوب منه، فإنه لن يكون منتجاً في عمله ويحقق أهداف الشركة، مما يسبب ذلك هدراً لمال الشركة.
ثالثًا: تجاهل خبرة الموظفين
يشعر بعض الموظفين بأن هناك الكثير من الأمور التي يجب أن يتعلموها، لكن قد لا تكون بالسرعة الكافية بالنسبة لهم، وبعد مضي فترة من الزمن يدركون بأن تجربتهم في الشركة لم تتحسن، ويبدأ الموظفون بسؤال أنفسهم هل هذه الشركة مناسبة لنا حقا؟ وقد يضطرون إلى ترك الوظيفة والبحث عن شركة أخرى، هنا يمكن أن تكون عملية تهيئة الموظفين الجدد محبطة، والعديد من أرباب العمل يجهلون كيف يشعر الموظفون الجدد خلال هذه العملية، تشير الدراسات إلى أنه حوالي 70% من الشركات لم تقس خبرة موظفيها على الإطلاق، مما يكلف ذلك المال الزائد لتجنيدهم مهنياً، الحل هنا يكمن في تقديم ملاحظات أسبوعية للمديرين والمشرفين، والحفاظ على قنوات اتصال مفتوحة في المراحل المبكرة في العمل، وبعد مرور الوقت نسأل الموظفين الجدد عن التغذية الاسترجاعية لهم، وذلك لجعل عملية تهيئة الموظفين الجدد خالية من المتاعب في المستقبل.
جميع الدروس والدورات التدريبية الخاصة في إعداد وتهيئة الموظفين الجدد وكافة الاستراتيجيات الموارد البشرية والإدارية نقدمها في الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.