مدير المكتب مسؤول عن إدارة الأنشطة اليومية داخل المكتب. وتختلف واجبات المدير حسب نوع المنظمة وقد تشمل معالجة حسابات القبض والحسابات المستحقة الدفع، بالإضافة إلى بعض الأعمال الإدارية، مثل جدولة المواعيد. يؤدي مديرو المكاتب أيضا واجبات الموارد البشرية، وتدريب الموظفين، وتفويض المهام.

تقوم السكرتاريا بدور هام وحيوي في المنظمات على اختلاف أحجامها ونشاطاتها، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنظمات على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنظمة أهدافها. ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنظمة أمام العملاء، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون ومدراء المكاتب مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنظمة. وسوف نقوم في هذا البرنامج بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية، حيث سيتم الحديث عن مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها.

أهداف البرنامج:

كيف سيستفيد المشاركين من حضور ‫ برنامج تدريبي متقدم لمدراء مكاتب الإدارة العليا:

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركون فيها قد تعرفوا على:

• أساسيات إدارة المكاتب وأهميتها في تطوير الشركات.
• العمل على البرامج التي تدعم عملية إدارة المكاتب والسكرتارية.
• تنظيم المواعيد واستقبال الزوار والمراجعين في المنظمات.
• القدرة على تنظيم الاجتماعات بشكل دقيق ومتقن وعالي المستوى .
• كيفية تطوير العمل الإداري وأعمال السكرتاريا.
• إدارة مكاتب المديرين الإداريين للشركة وتنسيق عملهم.
• السلوك الصحيح داخل مكاتب المديرين في حالة غيابهم.
• اكتساب الخبرات في تنظيم المراسلات والتقارير وتقديمها.
• مهارات التواصل الفعال، كيفية التعامل مع الجمهور.
• ضغوط التي تواجه العاملين بمجال السكرتاريا.
• القدرات الضرورية والذاتية اللازمة للسكرتاريا وإدارة المكاتب.
• الممارسات الحقيقية والواقعية لمهارات السكرتاريا وفن التحاور مع كبار المسؤولين.
• تنظيم الحجوزات وشحن البطاقات المصرفية والفنادق الآمنة للمديرين في رحلات عملهم.
• أسرار النجاح في العمل وتحسين أسلوب التواصل بين المدير والموظفين.
• التعرف على مفهوم السكرتاريا الإلكترونية المتقدمة.
• استخدام برنامج الميكروسوفت اوفيس في إنشاء الجداول الإلكترونية بكفاءة عالية.
• التعامل مع المعلومات المتوفرة من خلال الإنترنت في خدمة العمل المكتبي بشكل سهل.

المستهدفون من البرنامج:

الفئة المستهدفة من حضور برنامج تدريبي متقدم لمدراء مكاتب الإدارة العليا:

• مديري المكاتب، مساعدي الإدارة، وكبار الأمناء.
• مدراء وأصحاب المنشآت الراغبين في تطوير واقع العمل في منشآتهم.
• موظفي أقسام إدارة المكاتب.
• .مديري المكاتب الراغبين في صقل مهارتهم في السكرتارية .
• رؤساء أقسام الموارد البشرية .
• مدراء وأصحاب المؤسسات الراغبين في تطوير عمل مؤسساتهم
• مدراء المكاتب الراغبين في تطوير خبراتهم في إدارة المكاتب والسكرتارية
• مسؤولي تقديم التقارير والمراسلات الرسمية إلى المؤسسات الأخرى .

• التعريف بعلم السكرتارية وأهميته في إدارة المؤسسات.
• أصول ومبادئ علم السكرتارية.
• أساسيات حفظ الملفات وفهرستها.
• الرسائل التجارية باللغات العربية والإنجليزية.
• توظيف البرامج الإلكترونية الحديثة في عملية إدارة المكاتب.
• التعريف بأهمية إدارة المكاتب الخاصة بأصحاب المنا صب العليا..
• السكرتارية المتقدمة وأهميتها في تنظيم واقع العمل.
• وضع الخطط المناسبة لتطوير واقع عمل الشركات.
• التعرف على كيفية التعامل مع المدراء.
• إدارة المكاتب واستقبال الزوار بالشكل اللائق.
• التعرف على كافة البرامج الحديثة التي تدعم عملية السكرتارية الحديثة.
• استخدام وسائل الاتصال الحديثة من أجل تأمين الحجوزات والرحلات لمديري الشركة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد العروض التقديمية والمحاور وتسلسل فقرات العرض.
• مهارات السكرتارية الحديثة ومهارات الاتصال الفعال للسكرتارية.
• النهج البريطاني لإدارة الأعمال ومكاتب الإدارة الحديثة.
• معني فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتاريا المتقدمة.