تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في مهارات إدارة المكاتب، والذي يهدف إلى تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات الأساسية التي تؤهلهم للعمل بكفاءة ضمن بيئة المكاتب الحديثة. لقد أصبحت إدارة المكاتب وظيفة محورية في أي منظمة تعتمد على التنظيم الداخلي وسلاسة العمليات الإدارية، حيث تمثل حلقة الوصل بين الإدارات، وتدير تدفق المعلومات وتساهم في تحقيق الأهداف المؤسسية من خلال دعم العمليات اليومية.

يركز هذا البرنامج على الجوانب التنظيمية والتقنية والإدارية لإدارة المكاتب، ويعتمد على أسس علمية ومنهجية تهدف إلى تطوير مهارات المشاركين وتمكينهم من أداء وظائفهم بكفاءة واحتراف.

تم تصميم الدورة لتناسب متطلبات الواقع المهني، وتقدم محتوى شاملًا يغطي أهم المفاهيم والمهارات التي يحتاجها مسؤولو المكاتب في بيئة العمل المتغيرة باستمرار.

الفئة المستهدفة

• العاملون في إدارات الشؤون الإدارية والمكتبية.
• الموظفون الجدد الذين التحقوا بوظائف مساندة إدارية.
• الأمناء التنفيذيون ومساعدو المديرين.
• الراغبون في تطوير مهاراتهم للانتقال إلى وظائف إدارية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تنمية المهارات الأساسية في تنظيم الأعمال المكتبية اليومية.
• التعرف على أحدث المفاهيم في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية.
• إكساب المشاركين القدرة على التعامل مع المراسلات وإعداد التقارير باحتراف.
• تعزيز مهارات الاتصال والتواصل الداخلي ضمن بيئة العمل.
• رفع كفاءة المشاركين في استخدام التقنيات الحديثة في تنظيم المكاتب.

• مفهوم إدارة المكاتب
  • تعريف إدارة المكاتب ودورها المؤسسي
  • الفرق بين الإدارة المكتبية والإدارية
  • تطور مفهوم إدارة المكاتب مع الزمن
• الهيكل الإداري للمكتب
  • مهام المكتب ووظائفه اليومية
  • توزيع الأدوار بين موظفي المكتب
  • أهمية التنسيق بين الأقسام المختلفة
• المهارات الشخصية للمسؤول الإداري
  • مهارة التنظيم وتحديد الأولويات
  • ضبط الوقت والالتزام بالمواعيد
  • القدرة على اتخاذ القرار المناسب
• أنماط الاتصال الإداري
  • الاتصال الشفهي والكتابي
  • الاتصال الداخلي والخارجي
  • أدوات الاتصال المكتبي
• التعامل مع الزملاء والمديرين
  • فن الاستماع النشط
  • إدارة المواقف الصعبة
  • الاحتراف في الردود والتواصل
• اللباقة المهنية والتمثيل الإداري
  • قواعد الحديث المهني
  • آداب السلوك الإداري
  • بناء صورة مهنية إيجابية
• إدارة الوثائق والمراسلات
  • تصنيف الوثائق وأنظمة الأرشفة
  • إعداد الرسائل الرسمية والتقارير
  • حماية المعلومات السرية
• الجدولة وتنظيم الوقت
  • إعداد جداول الأعمال
  • تنظيم المواعيد والاجتماعات
  • استخدام التقويمات الإدارية
• إدارة بيئة العمل
  • ترتيب المكتب ومستلزماته
  • توفير بيئة عمل منظمة
  • تقليل الفوضى وزيادة الكفاءة
• استخدام البرمجيات المكتبية
  • تطبيقات الجداول والمراسلات
  • إعداد العروض والتقارير الرقمية
  • حفظ ومشاركة الملفات الإلكترونية
• إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات الرقمية
  • إعداد بريد إلكتروني احترافي
  • تنظيم البريد الوارد والصادر
  • الردود التلقائية والتوثيق
• الحماية الإلكترونية للبيانات
  • أساسيات أمن المعلومات
  • إجراءات النسخ الاحتياطي
  • حماية البريد والوثائق الرقمية
• التخطيط والمتابعة
  • إعداد خطط العمل المكتبية
  • أدوات المتابعة والتقييم
  • قياس الأداء الإداري
• تحفيز الذات وتطوير المهارات
  • تحديد الأهداف المهنية
  • مهارات التطوير الذاتي
  • إدارة الضغوط اليومية
• إدارة الاجتماعات والتنسيق المؤسسي
  • التحضير للاجتماعات
  • إعداد محاضر الاجتماعات
  • تنسيق وتنظيم الأحداث الداخلية