يُعتبر قسم السكرتارية التنفيذية من الأعمدة الأساسية في أي منظمة، حيث يلعب دورًا حيويًا في تنظيم وإدارة العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة. يتولى هذا القسم مسؤوليات متعددة، بدءًا من تنسيق المواعيد والاجتماعات، وصولاً إلى إعداد التقارير وإدارة المعلومات. تعد السكرتارية التنفيذية جسرًا يربط بين الإدارة العليا وبقية أفراد المؤسسة، مما يسهم في تعزيز التواصل الفعّال وتحقيق الأهداف التنظيمية.

يتطلب العمل في السكرتارية التنفيذية مجموعة متنوعة من المهارات، تشمل التنظيم، والتواصل، والقدرة على التعامل مع ضغوط العمل. فالموظف في هذا القسم ليس فقط مساعدًا إداريًا، بل هو أيضًا مستشار وموظف متعدد المهام يمكنه التأثير بشكل كبير على فعالية الفريق والإنتاجية العامة.

في هذا البرنامج التدريبي، سنستعرض أهمية قسم السكرتارية التنفيذية، المهارات المطلوبة لنجاحه، والتحديات التي يواجهها الأفراد العاملون في هذا المجال، سنتناول أيضًا كيف يمكن لهذا القسم أن يسهم في تحقيق رؤى المؤسسة وأهدافها الاستراتيجية، مما يجعله عنصرا لا غنى عنه في عالم الأعمال الحديث.

الفئة المستهدفة

• الأفراد الذين تم تعيينهم مؤخرًا في مناصب سكرتارية تنفيذية.
• المهنيون الذين يسعون لاكتساب المهارات الأساسية في هذا المجال.
• الموظفون الذين يعملون كمساعدين إداريين ويرغبون في تطوير مهاراتهم.
• الأفراد الذين يسعون للانتقال إلى أدوار سكرتارية تنفيذية.
• القادة الذين يرغبون في تعزيز مهارات فرقهم في السكرتارية.
• الأشخاص المسؤولون عن إدارة وتوجيه أنشطة السكرتارية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• المسؤوليات والمهام الأساسية لقسم السكرتارية.
• أهمية السكرتارية في دعم الإدارة العليا وتعزيز فعالية العمل.
• مهارات التخطيط والتنظيم لإدارة الوقت والمهام بفعالية.
• استراتيجيات تنسيق الاجتماعات والمواعيد بكفاءة.
• مهارات التواصل الكتابي والشفهي الضرورية.
• كيفية التعامل مع العملاء الداخليين والخارجيين بشكل احترافي.
• كيفية تنظيم وإدارة المعلومات والبيانات بشكل فعّال.
• مهارات استخدام البرامج والتقنيات اللازمة لإدارة السكرتارية.
• أدوات وأساليب حل المشكلات اليومية في العمل.

• تعريف السكرتارية التنفيذية:
  • الفرق بين السكرتارية التنفيذية والسكرتارية التقليدية.
  • أهمية السكرتارية في دعم الإدارة العليا.
  • الأدوار المتعددة للسكرتارية في المؤسسة.
• المسؤوليات الأساسية:
  • المهام اليومية للسكرتارية التنفيذية.
  • إدارة المواعيد والاجتماعات بكفاءة.
  • التعامل مع المراسلات والتقارير.
• أساسيات تنظيم العمل:
  • استراتيجيات تنظيم المهام والمشاريع.
  • أدوات تخطيط الوقت (قوائم المهام، الجداول الزمنية).
  • استخدام تقنيات تنظيم workspace مثل استخدام الحاويات والمجلدات.
• إدارة الأولويات:
  • كيفية تحديد المهام العاجلة والمهمة.
  • استخدام مصفوفة أيزنهاور لتحديد الأولويات.
  • طرق فعّالة للتعامل مع المهام غير المتوقعة.
• أهمية التواصل في السكرتارية:
  • عناصر التواصل الناجح (الاستماع، التعبير، الكتابة).
  • التواصل الداخلي والخارجي: كيفية التعامل مع العملاء والموردين.
  • تأثير التواصل الفعّال على العلاقات في العمل.
• مهارات الكتابة:
  • كتابة المراسلات الرسمية والتقارير.
  • نصائح لكتابة بريد إلكتروني احترافي.
  • أهمية لغة الجسد في التواصل.
• أدوات السكرتارية الحديثة:
  • برامج إدارة المواعيد (مثلOutlook )
  • أدوات إدارة المشاريع والتعاون) مثل Trello و Slack)
  • تطبيقات الهواتف الذكية المفيدة للسكرتارية.
• الذكاء الصناعي في السكرتارية:
  • كيف يمكن للذكاء الصناعي تحسين الكفاءة (مثل روبوتات المحادثة).
  • تطبيقات الذكاء الصناعي في تحليل البيانات والتقارير.
  • استخدام الذكاء الصناعي في أتمتة المهام الروتينية.
• أمان المعلومات:
  • كيفية حماية البيانات والمعلومات الحساسة.
  • فهم أساسيات حماية المعلومات في بيئة العمل.
  • استراتيجيات لتقليل المخاطر الأمنية.
• تنسيق الاجتماعات:
  • كيفية التخطيط والإعداد للاجتماعات.
  • أهمية إعداد الأجندات وكتابة محاضر الاجتماعات.
  • طرق إدارة الوقت أثناء الاجتماعات.
• إدارة الفعاليات:
  • تخطيط وتنظيم الفعاليات داخل المؤسسة.
  • التعامل مع المدعوين وتنسيق الأنشطة.
  • تقييم الفعالية بعد انتهاء الفعالية.
• أساليب حل المشكلات:
  • خطوات تحديد المشكلة وتحليلها.
  • استراتيجيات الابتكار والإبداع في الحلول.
  • كيفية استخدام التفكير النقدي في اتخاذ القرارات.
• إدارة الضغوط:
  • تقنيات التعامل مع الضغوط في بيئة العمل.
  • أهمية الاسترخاء والتوازن بين العمل والحياة.
  • استراتيجيات لتعزيز الصحة النفسية في العمل.