إن دراسة مهام قسم السكرتارية التنفيذية يعتبر من أول أولويات المتقدمين للعمل في شواغر السكرتارية التنفيذية لأي مؤسسة أو شركة كانت، سواء مؤسسة حكومية أو خاصة، كما أن قسم السكرتارية التنفيذية بحد ذاته، هو القسم الذي لا غنى لأي شركة عنه، ولا لأي مؤسسة مهما كان نوعها، وتستطيع عزيزنا القارئ، من خلال تصفحك لموقع الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، أن تجد الكم الهائل من الدورات التدريبية في مجال السكرتارية التنفيذية ومهامها.

عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركين فيها قد تعرفوا على:

• مفهوم أعمال السكرتارية وإدارة مكتب التنسيق.
• تنظيم إدارة مكاتب إدارة الأعمال.
• كيفية القيام بالأعمال والمهام المكتبية السكرتارية.
• أساسيات إدارة المكاتب وتقديم التقارير.
• السكرتارية وأهميتها تطوير وتنظيم عمل الشركات.
• الأسس والاستراتيجيات في عملية إدارة المكاتب.
• اكتساب الخبرات في تنظيم المراسلات والتقارير وتقديمها.
• استخدام أحدث البرامج من أجل دعم عملية تنظيم المكاتب.

حيث يهتم قسم السكرتارية التنفيذية بتنظيم وترتيب وتخطيط وجدولة أعمال الإدارة، لذلك يتطلب من الموظف المتقدم لشغل مكان في قسم السكرتارية التنفيذية أن يتقن العديد من المهارات، من أهمها:

• إتقان العمل على البرامج المكتبية المختلفة على الحاسوب: أصبح إتقان استخدام الحاسوب من المهارات التي يجب توافرها قطعًا في موظف قسم السكرتارية التنفيذية، يُضاف إلى ذلك، إتقانه العمل على البرامج المكتبية المتعددة (word, access, axel..) وغيرها من البرامج التي ستفيد القسم في الأرشفة والتنظيم.
• إتقان التخطيط وترتيب المواعيد: إذ سيُطلب من موظف قسم السكرتارية التنفيذية أن يقوم بترتيب مواعيد المقابلات، والشركاء، والزيارات، وغيرها الكثير من مواعيد العمل، والاجتماعات.
• اللباقة والتواصل الهاتفي: سيكون موظف قسم السكرتارية التنفيذية الوجه المعبّر عن الإدارة ككل، وسيرد على الهاتف ليصل الآخرين بالإدارة، أو يعتذر بالشكل اللبق، أو يُعطى صلاحيات الرد المناسب وفق مهاراته.
• الاطلاع ومتابعة آخر الأخبار: إذ أن من مهام قسم السكرتارية التنفيذية أن يقوم برفع التقارير الواردة إلى الإدارة من جميع أقسام الشركة، ويطّلع على آخر أخبار المنافسين، والشركات والفرص والمناقصات وغيرا من أخبار الصحف والمجلات عن الشركة نفسها وعن غيرها، ليرفع هو أيضًا تقاريره الخاصة.
• مهارة الحفظ والأرشفة: سيطلب من قسم السكرتارية التنفيذية أرشفة وحفظ البيانات الخاصة بالشركة، من بيانات العمال والموظفين، إلى بيانات العمل والإنتاج، إلى بيانات الشركة المالية، إلى المتوفر والاحتياجات.

مما سبق، نجد أن من الضروري التدرّب وإقامة دورات التعليم لصقل المهارات الخاصة بالمؤهلين والراغبين في شغل مناصب في قسم السكرتارية التنفيذية لأي شركة كانت.

الفئة المستهدفة من حضور البرنامج التدريبي:

• أصحاب المنشآت الذين يرغبون في تطوير عمل إدارة المكاتب في الإدارة العليا.
• مدراء وأصحاب المؤسسات الراغبين في تطوير عمل مؤسساتهم.
• مدراء المكاتب الراغبين في تطوير خبراتهم في إدارة المكاتب والسكرتارية.
• مسؤولي تقديم التقارير والمراسلات الرسمية إلى المؤسسات الأخرى.
• كافة العاملين ضمن مكاتب السكرتارية لدى الشركات وكبار الشخصيات.
• الطلاب والأكاديميين الباحثين عن تطوير قدراتهم ومهاراتهم الإدارية.

• مفهوم السكرتارية.
• أنشطة السكرتارية المعاصرة في منظمات الأعمال.
• مسؤوليات وواجبات السكرتير.
• المؤهلات والواجبات الواجب توافرها في السكرتير.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• معرفة الإدارة الإلكترونية ومفهومها.
• التعريف بأهمية إدارة المكاتب..
• السكرتارية المتقدمة وأهميتها في تنظيم واقع العمل.
• وضع الخطط المناسبة لتطوير واقع عمل الشركات.
• التعرف على كيفية التعامل مع المدراء.
• إدارة المكاتب واستقبال الزوار بالشكل اللائق.
• التعرف على كافة البرامج الحديثة التي تدعم عملية السكرتارية الحديثة.
• استخدام وسائل الاتصال الحديثة من أجل تأمين الحجوزات والرحلات لمديري الشركة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد العروض التقديمية والمحاور وتسلسل فقرات العرض.
• مهارات السكرتارية الحديثة ومهارات الاتصال الفعال للسكرتارية.
• النهج البريطاني لإدارة الأعمال ومكاتب الإدارة الحديثة.

أماكن انعقاد الدورة:

• تنعقد الدورات في كل من البلدان التالية:
• مصر والأردن وماليزيا وتركيا وإنجلترا وفرنسا وإيطاليا وألمانيا والسويد والنمسا والدنمرك، بالإضافة إلى استراليا والولايات المتحدة الأمريكية
• تقدم الدورات في زمان ومكان مناسب لطبيعة أعمالك ووقتك.

أنماط تنفيذ البرنامج التدريبي:

• تدريب جماعي في مراكز تابعة للأكاديمية.
• تدريب فردي.
• تدريب ميداني وعملي وفق مهاج متطور.
• تدريب نظري في قاعات مخصصة داخل الأكاديمية.

على ماذا يحصل المشارك بالبرنامج التدريبي؟

• بعد أن تنتهي الدورة من أعمالها سوف يحصل المشاركين على شهادة معتمدة من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير عن حضوره البرنامج التدريبي المذكور.

ملاحظة:

• بإمكاننا تقديم هذه الدورة في المكان والوقت المناسب لك.
• تقدم هذه الدورة بمعايير رفيعة المستوى للشخصيات الهامة. لمزيد من المعلومات تواصل مع فريق الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.