تقوم السكرتاريه بدور هام وحيوي في المنظمات على اختلاف أحجامها ونشاطاتها ، وتساهم في مساعدة متخذي القرار في المنظمات على تحمل أعبائهم حتى تحقق المنظمة أهدافها .ولذا يحرص المسؤولون في المنظمات على العناية باختيار العاملين في أقسام السكرتارية عناية فائقة ، لأن السكرتير يساهم مساهمة فعالة في تحسين صورة المنظمة أمام العملاء ، ومن هنا حرص المفكرون والكتاب على المساهمة في تحديد الصفات والخصائص الواجب توافرها في من يشغل وظائف السكرتارية ، كما حرصوا كذلك على تحديد المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتاريون ومدراء المكاتب مساهمة منهم في تفعيل دور السكرتير داخل المنظمة .وسوف نقوم في هذا البرنامج بتحديد الجوانب العملية والتطبيقية للمهام والواجبات المناطة بموظفي السكرتارية ، حيث سيتم الحديث عن مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها وصفات السكرتير الناجح ، وكيفية إجراء ومعالجة الاتصالات الهاتفية بمهارة، كما ستغطي بقية الوحدات قدرة السكرتير على تنظيم الاجتماعات واستقبال الزوار وتنظيم زوار المكتب بفاعلية، كما سنتطرق إلى قدرة السكرتير على تنظيم ملفات المدير فنياً وبما يتلاءم مع طبيعتها وكيفية استرجاعها.

ولأهمية دور السكرتير في تحرير المراسلات للمدير ارتأيت تضمين الحقيبة مواد تتعلق بكتابة المراسلات وفقاً للقواعد الشكلية والموضوعية، كما سنركز في هذا البرنامج على المهارات الحديثة المتطورة واستخدام التقنية في عمل مدراء المكاتب والسكرتاريا بما يتناسب ومتطلبات العصر.

يتيح هذا البرنامج المقدم من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير لموظفي السكرتارية ومساعدي المكتب بفهم أفضل لبيئة الأعمال من أجل إدارة الوظائف الأساسية في المكتب بفعالية أكثر.

 الفئة المستهدفة من الدورة:

• المساعدين الشخصيين
• الإداريين.
• السكرتاريتين
  
  كيف يستفيد المشتركون من الدورة ؟

اكساب المشاركين قدرات جديدة وتنشيط القدرات بشكل فعال من خلال أربع أفكار أساسية:

• الإختصاصات والإلتزامات في مجال السكرتاريا وإدارة المكاتب.
• القدرات الضرورية والذاتية اللازمه للسكرتارية وإدارة المكاتب.
• الممارسات الحقيقية والواقعية لمهارات السكرتاريه وفن التحاور.
• الممارساات العملية والفنية في إدارة المكاتب وكتابة التقارير والمراسلات بالطرق الحديثة.

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• مفهوم السكرتارية وأهميتها
• أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري
• والسكرتير التنفيذي.
• مهارات الاتصال.
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
• تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
• البيئة المادية في المكتب الحديث.
• المكتب المعاصر، تكنولوجيا المكاتب.

مهارات الاتصال وفن التحاور:

• مفهوم واهمية الاتصال.
• عناصر الاتصال.
• أنواع الاتصالات.
• الاتصالات اللفظية وغير اللفظية.
• اتكيت التواصل والحوار مع الاخرين باستخدام كافة الوسائل.
• الأساليب الحديثة واستخدام التكنولوجيا في تعزيز التواصل والحوار والعلاقات.

الطرق الفنية في ترتيب الأوراق والمستندات:

• مكانة الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات .
• سمات موظفي التسجيل .
• العلاقات مع الرسائل المكتبية .
• نشأة ومرحلة المستندات .
• نهج الإطلاع علي التسجيلات .
• التوزيع والحماية والترتيب .
• تسجيل واسترداد الرسائل والمستندات .
• فصل ونقل وهلك التسجيلات .
• الإختصاصات والأدوات المتطورة في نطاق التبادل والتسجيل والإسترداد .

إعداد التقارير والمراسلات:

• معني الرسائل والبيانات وأنواعها .
• مكانة البيانات للإدارة .
• الطاقات والقدرات الضرورية لتطور الكتابة والقراءة .
• سمات وحصص البيانات الجيدة .
• طريقة كتابة الرسائل والبيانات .
• الصور التوضيحية في البيانات .
• الحاسب الآلي وإظهار الرسائل والبيانات .
• العيوب السائدة في كتابة الرسائل والبيانات .

 قدرات السكرتارية المتطورة:

• واجب المعاون الإداري في المؤسسة وصفات المعاون الإداري
• قدرات الإتصال في مكاتب السكرتارية
• تجهيز لائحة الإنجاز وسجل اللقاءات وترتيب السفريات
• ترتيب الشغل المكتبي : المواعيد , الوقت , تنظيم الأعمال وفقا للأسبقية
• العلاقة مع الآخرين وتأثير الشغل في مكاتب السكرتارية
• تسهيل تدبيرات الشغل المكتبي والإستعمال الناجح للهاتف
• السكرتارية العملية
• استعمال الأدوات والعمليات والمعدات المكتبية المتطورة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• الواقعية الإدارية المكتبية
• اختصاصات  والتزامات وصفات مدير المكتب والمعاون الإداري والسكرتير المباشر
• قدرات الأتصال
• تنظيم الوقت وتعيين الأولويات
• ترتيب اللقاءات وترتيب السفريات
• التفاعل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين
• العوامل المادية في المكتب الحديث
• الرسائل والبيانات والدفاتر الداخلية
• الإعدادات والأختصاصات المكتبية
• بينة العمل والتدبيرات المكتبية

السكرتارية الإلكترونية

• الطرق المتطورة في السكرتارية
• مكانة الأختصاصات المتطورة في أعمال السكرتارية
• بيان المعلومات بالحاسب الآلي
• ترتيب بيانات الأشخاص إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والأختصاصات في مكاتب السكرتارية
• ترتيب اللقاءات إلكترونياً
• ترتيب التسجيلات والمستندات إلكترونياً
• الترتيب الإلكتروني للمواعيد والإختصاصات في مكاتب السكرتارية
• الإتصالات الإلكترونية (الإنترنت والبريد الإلكتروني)

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت

• معني فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتارية
• العمل بدون توجيه والتقدم الشخصي
• تطوير الأفكار والطرق الملائمة
• قدرات استعمال الهاتف

نمط الدورة:

• التدريب داخل المؤسسات
• التدريب الفردي
• التدريب مع الجماعة
• التدريب العملي

ملاحظة :

• بإمكاننا تقديم هذه الدورة في المكان والوقت المناسب لك.
• تقدم هذه الدورة بمعايير رفيعة المستوى للشخصيات الهامة. لمزيد من المعلومات تواصل مع فريق الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.