مقدمة

في ظل تعدد وتعقد التحديات والمتغيرات المتلاحقة التي تواجه المؤسسات والقادة، زادت وتعددت التحديات التي تواجه أيضا مدراء مكاتبهم، مما زاد من أهمية وضرورة التطوير المستمر لمهارات مدراء المكاتب، والذين يؤثر أدائهم ومستوى فعاليتهم وكفاءتهم بشكل رئيسي ومباشر على مستوى كفاءة وفعالية المكاتب والإدارات المرتبطة بهم.

وخلال هذه الدورة التدريبية سيتم تقديم مجموعة من المهارات المميزة لهؤلاء الأفراد الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب والتي تضمن لكل من يكتسبها أن يتحول عمله من عمل روتيني مسبب للضغوط والملل الى عمل إبداعي إيجابي مؤثر في الآخرين.

الفئة المستهدفة

• مديري المكاتب.
• السكرتارية والإداريين.
• جميع الموظفين الذين يوكل إليهم أعمال إدارية وتنظيمية.
• أي فرد يريد أن يطور قدراته في مجالات إدارة الأولويات والضغوط وإدارة الاجتماعات والتواصل الشفهي والكتابي والقراءة السريعة والتحدث أمام الجمهور.
• موظفي الاستقبال والسكرتارية.

أهداف البرنامج

في نهاية برنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة إدارة المكاتب.
• إتقان استخدام أساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات.
• التواصل الشفهي والمكتوب بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع مديري المكاتب.
• إدارة الوقت وتنظيم الأعمال باستخدام أفضل الأساليب الإدارية.
• تخطيط وإدارة الاجتماعات بكفاءة وفاعلية.
• التحدث بفاعلية أمام الجمهور.
• التعامل بإيجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل مديري المكاتب.

محتويات البرنامج التدريبي

• الطبيعة الحديثة لوظيفة ادارة المكاتب.
• دور مدراء المكاتب في التكيف مع المتغيرات والتحديات الحالية.
• استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل.
• استراتيجيات القراءة السريعة.
• معوقات القراءة السريعة وأساليب التعامل معها.
• مهارات التواصل وأهميتها لعمل مدراء المكاتب.
• مهارات الانصات الفعال لمدراء المكاتب.
• الفهم والاستخدام المهني للغة الجسد في التواصل.
• الأساليب الحديثة في الإقناع.
• فهم الشخصيات وأساليب التأثير
• مهارات التخطيط وإدارة الوقت في الاجتماعات.
• محاضر الاجتماعات.
• مهارات التحدث أمام الجمهور.
• أهمية التواصل الكتابي لإدارة المكاتب.
• مهارات الكتابة الإيجابية الموجهة.
• فن استخدام وكتابة البريد الإلكتروني
• إتيكيت التواصل الكتابي الإلكتروني.
• تنظيم وأرشفة البريد.
• الضغوط في إدارة المكاتب وأساليب إدارتها والتعامل الفعال معها.
• تنظيم الملفات والوثائق الرقمية والورقية.
• إدارة الاجتماعات والمواعيد والأجندات.
• بناء علاقات فعّالة مع العملاء الداخليين والخارجيين.
• استخدام تقنيات الأتمتة في العمل المكتبي.
• التعامل مع البريد الإلكتروني والأدوات الرقمية.
• تحسين كفاءة العمل باستخدام الأدوات التكنولوجية المتقدمة.
• تنظيم مكان العمل من أجل استغلال الوقت وإدارة الضغوط.
• ضبط النفس وإدارة الغضب.
• الاستغلال الأمثل للكفاءات الشخصية لشاغلي وظائف إدارة المكاتب، وما شابهها
• التأثير الإيجابي المباشر على الإدارة العليا والوسطى بسبب رفع كفاءة مديري مكاتبهم بما يعود بالنفع على المؤسسة ككل
• التخفيف من الضغوط داخل العمل والصراعات بين العاملين بالمؤسسة، سواء مديري المكاتب او المتعاملين معهم.
• تعظيم الاستفادة من أوقات الاجتماعات والتي تستهلك جزء كبير من عمل أي مدير.
• تحويل العمل الروتيني المسبب للضغوط الى عمل ابداعي ابتكاري يساعد في تطوير المؤسسة ككل.
• استيعاب أهم المستجدات في ادارة المكاتب.
• ادارة الضغوط والوقت والاجتماعات بفاعلية مما يساعد على زيادة الفاعلية الشخصية.
• القيام بكافة الأعمال التي يرغب في القيام بها بطريقة أكثر ابداعاً، وبأقل وقت وتكلفة.
• تطوير اساليب التعامل وتحسين العلاقات مع كافة المتعاملين مع مدير المكتب.
• التغيير الشخصي المستمر للأفضل وزيادة الرضا عن النفس والوظيفة.
• استيعاب الطبيعة الجديدة والمتغيرات الحديثة لوظيفة ادارة المكاتب.
• اتقان استخدام اساليب القراءة السريعة وتدوين الملاحظات.
• التواصل الشفهي والمكتوب بشكل فعال مع كافة الأطراف المتعاملة مع مديري المكاتب
• تخطيط وإدارة الاجتماعات بكفاءة وفاعلية.
• التحدث بفاعلية أمام الجمهور.
• التعامل بإيجابية مع كافة الضغوط التي تواجه عمل مديري المكاتب.
• مبادئ الأخلاق والتصرف المهني في العمل المكتبي.
• التطوير المستمر وتعلم العمر في مجال الإدارة المكتبية.
• بناء مهنة ناجحة في إدارة المكاتب والسكرتارية.
• تطبيقات عملية ودراسات حالة.