السكرتارية أو إدارة المكاتب هي الجهاز الإداري المتخصص في أداء الأعمال المكتبية مثل إعداد المكاتبات والمراسلات والتقارير والحفظ والأرشفة بالإضافة إلى تنظيم الاجتماعات الدورية واعداد رحلات العمل والعمل على استقبال الزوار والتوجيه وغيره من المهمات، فهي بذلك تساعد بشكل كبير إلى زيادة الفاعلية في الإدارة وقد يشغل السكرتير منصباً أعلى كأن يكون مدير مكتب الإدارة، حيث تقوم السكرتارية بدو هام وحيوي في منظمات العمل الإداري، فمدير المكتب أو السكرتارية عبارة عن مساعد إداري يتقن مهارات إدارية ويظهر القدرة على تحمل المسؤولية دون إشراف مباشر، وهو يتمتع بالقدرة على التصرف والمبادرة في اتخاذ القرارات في حدود الصلاحيات الممنوحة له، وتكمن أهمية السكرتارية في تقدم الخدمات المكتبية المتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته إلى الإدارات الرئيسية في المنشآت ومن هنا يظهر الدور الفاعل للسكرتير في إعفاء المدراء والإدارات الرئيسية من شغل أوقاتهم في التفكير في هذه الأعمال الروتينية، بالإضافة إلى المحافظة على أسرار العمل، إن السكرتارية ليس بالوظيفة الحديثة العهد بل هو عمل مرتبط ارتباطاً كبيراً بالتاريخ منذ القدم.

أهداف البرنامج:

كيف سيستفيد المشاركين من حضور دورة تنمية مهارات المتدربين للتميز في أداء مهام السكرتارية بكفاءة:

 عند نهاية برنامج الدورة سيكون المشاركون فيها قد تعرفوا على:

• مفهوم أعمال السكرتارية وإدارة المكاتب.
• السكرتارية وأهميتها في تطوير وتنظيم عمل الشركات.
• الأسس والاستراتيجيات في عملية إدارة المكاتب.
• اكتساب الخبرات في تنظيم المراسلات والتقارير وتقديمها.
• استخدام أحدث البرامج من أجل دعم عملية تنظيم المكاتب.
• تكنولوجيا المعلومات ودورها الحديث في مجالات السكرتارية وإدارة الأعمال.
• الأساليب الحديثة في مهارات التواصل الفعال ضمن أوساط العمل الإداري.
• طرق الأرشفة والالكترونية واستخدام الوسائل الحديثة في الأعمال المكتبية ضمن العمل الإداري.
• وضع خطة العمل المطلوبة من أجل تنفيذ الأعمال بعد ترتيبها حسب درجة أهميتها.
• تأدية الأعمال في الوقت المحدد لها كي لا تتراكم الأعمال.
• المضي في إنجاز العمل الذي تم البدء به حتى النهاية.

المستهدفون من البرنامج:

الفئة المستهدفة من حضور دورة تنمية مهارات المتدربين للتميز في أداء مهام السكرتارية بكفاءة:

• العاملين بمجال السكرتارية في جميع المكاتب والشركات والمؤسسات المختلفة.
• العاملين في مجال العلاقات العامة بما يختص بالتعامل مع الجمهور.
• أصحاب المهن الحرة ممن يريدون إدارة مكاتبهم بكفاءة.
• مدراء وأصحاب المؤسسات الراغبين في تطوير عمل مؤسساتهم.
• مدراء المكاتب الراغبين في تطوير خبراتهم في إدارة المكاتب والسكرتارية.
• مسؤولي تقديم التقارير والمراسلات الرسمية إلى المؤسسات الأخرى.

• التعريف بإدارة المكاتب والسكرتارية.
• أهمية السكرتارية في تنظيم عمل المدراء.
• استخدام أفضل الوسائل للوصول إلى أفضل النتائج.
• تنظيم الجداول والاجتماعات.
• وضع الخطط المناسبة لتطوير واقع عمل الشركات.
• كيفية التعامل مع المدراء.
• إدارة المكاتب واستقبال الزوار بالشكل اللائق.
• البرامج الحديثة التي تدعم عملية السكرتارية الحديثة.
• استخدام وسائل الاتصال الحديثة من أجل تأمين الحجوزات والرحلات لمديري الشركة.
• تنسيق الاجتماعات وإعداد العروض التقديمية والمحاور وتسلسل فقرات العرض.
• مهارات السكرتارية الحديثة ومهارات الاتصال الفعال للسكرتارية.