تعد المراسم والبروتوكولات جزءا أساسيا من أي حدث أو اجتماع رسمي، إذ تسهم في إبراز الصورة المؤسسية وتقديم صورة مشرفة عن المنظمة أو الدولة، تشمل المراسم كافة الأنشطة المتعلقة بتنظيم الأحداث والفعاليات، مثل ترتيب الجلوس، والاستقبال، والتعامل مع الشخصيات الرسمية، وتنسيق العمليات بشكل يتماشى مع القواعد البروتوكولية المتعارف عليها دوليا ومحليا، ويتطلب ذلك مهارات متخصصة وفهم دقيق للمفاهيم والخطوات المتبعة في كل مرحلة.

في هذا السياق، يهدف البرنامج المتكامل في تنظيم وإدارة المراسم، البروتوكولات، المؤتمرات وفن الاستقبال والضيافة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الفعاليات بكفاءة واحترافية، بدءا من استراتيجيات التخطيط والتنظيم وصولا إلى التطبيق العملي لأفضل الممارسات.

الفئة المستهدفة

• موظفو العلاقات العامة والإعلام.
• منسقو الفعاليات والمناسبات.
• مدراء وأعضاء اللجان المنظمة للفعاليات.
• مسؤولو البروتوكولات في الهيئات الحكومية والشركات.
• المتخصصون في فنون الاستقبال والتعامل مع الضيوف.
• منظمون للمؤتمرات والمنتديات.
• أي شخص يرغب في تطوير مهاراته في هذا المجال.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• المبادئ الأساسية للمراسم والبروتوكولات في مختلف السياقات، سواء كانت محلية أو دولية.
• تطبيق استراتيجيات التخطيط الفعّالة لتنظيم الفعاليات والأنشطة الخاصة.
• الأدوات اللازمة لتنظيم المؤتمرات الناجحة وإدارة الأوقات والجداول.
• كيفية التعامل مع الشخصيات السياسية والدبلوماسية والضيوف رفيعي المستوى.
• مهارات الاستقبال والضيافة لتوفير تجربة مريحة واحترافية للضيوف.
• أدوات وأساليب عملية لتنفيذ المراسم والبروتوكولات بكفاءة.

• تعريف المراسم والبروتوكولات
  • تعريف المراسم والبروتوكولات ودورها في الفعاليات.
  • الفرق بين المراسم والبروتوكولات.
  • كيفية تطبيق البروتوكولات في الفعاليات الرسمية.
  • أهمية البروتوكولات في بناء صورة المؤسسة.
• تاريخ وتطور البروتوكولات
  • تطور البروتوكولات عبر العصور.
  • دور البروتوكولات في العلاقات الدولية.
  • تأثير البروتوكولات في الفعاليات الرسمية.
  • دور البروتوكولات في الدبلوماسية والعلاقات بين الدول.
• المبادئ الأساسية للبروتوكولات
  • ترتيب الجلوس وفقًا للبروتوكولات.
  • كيفية تقديم الشخصيات الرسمية والألقاب.
  • تطبيقات البروتوكولات في الحضور والضيافة.
  • إدارة الهدايا وتقديمها وفقًا للبروتوكولات.
• دور البروتوكولات في نجاح الفعاليات
  • تأثير البروتوكولات في سلاسة الفعاليات.
  • دور البروتوكولات في تنظيم الأنشطة.
  • كيف تعزز البروتوكولات من الاحترافية في الفعاليات.
  • أهمية الالتزام بالبروتوكولات لضمان نجاح الفعالية.
• استراتيجيات التخطيط الفعّال للفعاليات
  • كيفية تحديد أهداف الفعالية.
  • تحديد الجمهور المستهدف واختيار الأنشطة.
  • وضع جدول زمني دقيق للفعالية.
  • أدوات وطرق التخطيط الفعّال للفعاليات.
• إدارة الموارد اللوجستية
  • تحديد المكان الأمثل للفعالية.
  • تنسيق فرق العمل مثل الإعلام والأمن والتنظيم.
  • تحديد المرافق والخدمات اللازمة للفعالية.
  • استخدام التقنيات الحديثة في تنظيم الفعاليات.
• إدارة الجدول الزمني للفعاليات
  • كيفية تحديد أوقات الأنشطة بشكل دقيق.
  • ضمان الالتزام بالجدول الزمني للفعاليات.
  • التعامل مع التعديلات المحتملة في الجدول الزمني.
  • تخصيص أوقات مرنة للطوارئ.
• التواصل الفعّال بين الفرق
  • أهمية التنسيق بين الفرق المختلفة (الاستقبال، اللوجستيات، الإعلام).
  • استراتيجيات تواصل فعّالة بين المنظمين.
  • استخدام الأدوات الرقمية لتسهيل التواصل.
  • ضمان تبادل المعلومات بين الفرق بسرعة وكفاءة.
• البروتوكولات في العلاقات الدولية
  • دور البروتوكولات في الاجتماعات الدولية.
  • تنسيق البروتوكولات بين الدول المختلفة.
  • الترتيبات الخاصة بالاستقبال الرسمي في القمم الدولية.
  • أهمية البروتوكولات في بناء العلاقات بين الدول.
• إدارة استقبال الشخصيات الرفيعة
  • كيفية استقبال الرؤساء والوزراء والشخصيات العامة.
  • الترتيبات الخاصة بمصافحة الشخصيات الرفيعة.
  • قواعد ترتيب الجلوس في الاجتماعات الرسمية.
  • إدارة التنقلات والإقامة لضيوف الشخصيات المهمة.
• التعامل مع الاختلافات الثقافية
  • كيفية التعامل مع الاختلافات الثقافية في البروتوكولات.
  • أهمية احترام العادات والتقاليد الخاصة بالضيوف.
  • تطبيق البروتوكولات مع مراعاة الفروق الثقافية.
  • استراتيجية التعامل مع المواقف الحساسة.
• أولويات البروتوكولات في الفعاليات
  • تحديد أولويات الترتيبات وفقًا للمكانة والموقع.
  • كيفية ترتيب الضيوف وفقًا للبروتوكول.
  • إدارة الأنشطة والفعاليات وفقًا للبروتوكولات.
  • تحديد التسلسل البروتوكولي خلال الفعالية.
• مراحل التخطيط للمؤتمرات والندوات
  • تحديد أهداف المؤتمر والمحتوى الذي سيتم تقديمه.
  • اختيار المتحدثين وتحضير جدول الأعمال.
  • تحديد الحضور وإرسال الدعوات.
  • إعداد المواد التقديمية وفقًا للموضوعات المطروحة.
• تنسيق الجلسات وتنظيم الوقت
  • تقسيم الوقت بين الجلسات المختلفة.
  • تنظيم الجلسات التفاعلية والأسئلة والأجوبة.
  • إدارة الوقت بين الأنشطة المختلفة.
  • ترتيب الجلسات بشكل يضمن سلاسة الفعالية.
• التنسيق بين المتحدثين والإعلاميين
  • كيفية التنسيق مع المتحدثين لضمان جاهزيتهم.
  • تنظيم التغطية الإعلامية الخاصة بالمؤتمر.
  • تحديد الأوقات المناسبة للقاءات الصحفية.
  • تنسيق التفاعل مع وسائل الإعلام قبل وبعد الفعالية.
• دور التقنية في إدارة المؤتمرات
  • استخدام الأنظمة الإلكترونية لتسجيل الحضور والمشاركة.
  • تنظيم البث المباشر للفعاليات.
  • تطبيقات التقنية في إدارة الجلسات والأنشطة.
  • كيفية استخدام التقنيات الحديثة في إدارة الفعاليات.
• أساسيات فن الاستقبال
  • كيفية التحضير لاستقبال الضيوف.
  • تنظيم أماكن الاستقبال وتوزيع المهام