تعد المؤتمرات من أبرز الفعاليات التي تجمع الخبراء والمتخصصين في مجال معين بهدف تبادل الأفكار والمعرفة ومناقشة القضايا الحيوية في مجالات متعددة. سواء كانت مؤتمرات علمية، تجارية، أو تعليمية، فهي تعتبر منصات حيوية لتوسيع شبكة العلاقات المهنية وتبادل الخبرات والتعلم الجماعي. تُعد دورة إعداد وتنظيم المؤتمرات من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير فرصة مميزة للمشاركين للحصول على مهارات متكاملة في تنظيم وإدارة المؤتمرات بكفاءة واحترافية.

تركز الدورة على تمكين المشاركين من فهم جميع جوانب إعداد وتنظيم المؤتمرات بدءًا من التخطيط الأولي وصولًا إلى التنفيذ الفعلي والتقييم النهائي. كما تهدف الدورة إلى تعزيز مهارات المشاركين في التعامل مع الجوانب اللوجستية والتقنية، بالإضافة إلى التواصل مع المتحدثين والمشاركين، واختيار الأماكن المناسبة، والتسويق الفعّال للمؤتمر. من خلال هذه الدورة، سيتعلم المشاركون كيفية تنظيم مؤتمرات متميزة ومؤثرة تترك انطباعًا إيجابيًا لدى الحضور وتحقق أهداف المؤتمر بفعالية.

الفئة المستهدفة

• الموظفون المعنيون بتنظيم الفعاليات والمؤتمرات في الشركات والمؤسسات.
• مدراء المشاريع والمخططون الذين يتعاملون مع الفعاليات الكبرى.
• المحترفون في مجال العلاقات العامة والتسويق الذين يرغبون في تعلم مهارات تنظيم المؤتمرات.
• الأفراد المهتمون بتطوير مهاراتهم في تنظيم المؤتمرات والمؤتمرات العلمية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تزويد المشاركين بالمعرفة الأساسية لإعداد وتنظيم المؤتمرات بطريقة احترافية.
• تطوير مهارات المشاركين في إدارة المؤتمرات من حيث التخطيط، التنسيق، والتنفيذ.
• تعليم المشاركين كيفية التعامل مع اللوجستيات والتقنيات المتعلقة بالمؤتمرات.
• إكساب المشاركين المهارات اللازمة لاختيار وتنسيق الأماكن والمرافق المناسبة للمؤتمرات.
• تحسين قدرات المشاركين في التواصل مع المشاركين والجهات المعنية لتنظيم مؤتمر ناجح.

• مفهوم تنظيم المؤتمرات وأهمية التخطيط
  • تعريف المؤتمرات ودورها في مجال الأعمال والتعلم.
  • أهمية التخطيط المسبق في نجاح المؤتمرات.
  • المراحل الأساسية لتنظيم المؤتمر.
• أنواع المؤتمرات وأهدافها
  • الفرق بين المؤتمرات العلمية، الاقتصادية، والتجارية.
  • الأهداف التي تسعى المؤتمرات لتحقيقها (التعليم، التواصل، التعاون).
  • كيفية تحديد أهداف المؤتمر وتوجيهها للنجاح.
• دور المنظم في نجاح المؤتمر
  • مسؤوليات المنظم قبل وأثناء وبعد المؤتمر.
  • مهارات التنسيق والتواصل في تنظيم الفعاليات.
  • إدارة فريق العمل وتوزيع المهام.
• تحديد موضوع المؤتمر وجمهوره المستهدف
  • كيفية اختيار الموضوعات الرئيسية للمؤتمر.
  • تحديد الجمهور المستهدف بناءً على الموضوعات المطروحة.
  • أهمية تحديد الجمهور لضمان مشاركة فعّالة.
• وضع جدول أعمال المؤتمر
  • كيفية تنظيم الجلسات وورش العمل خلال المؤتمر.
  • تحديد المتحدثين الرئيسيين والخبراء.
  • تحديد وقت الفواصل والنشاطات الموازية.
• إعداد ميزانية المؤتمر
  • تحديد مصادر التمويل للمؤتمر.
  • كيفية وضع ميزانية واقعية لتغطية كافة التكاليف.
  • تخصيص الموارد المالية بشكل يضمن نجاح المؤتمر.
• اختيار الموقع المناسب للمؤتمر
  • معايير اختيار المكان المناسب للمؤتمر (السعة، الموقع، المرافق).
  • أهمية سهولة الوصول إلى المكان والراحة للمشاركين.
  • التعامل مع الجهات المالكة للمكان وترتيب العقود.
• تنظيم اللوجستيات والمرافق اللازمة
  • ترتيب المعدات التقنية والمساعدات اللازمة (أنظمة الصوت، العرض، الإضاءة).
  • التنسيق مع خدمات الطعام والشراب للمشاركين.
  • التعامل مع احتياجات الإقامة والتنقلات للمشاركين.
• إدارة الحضور والتسجيل
  • إنشاء نظام فعال للتسجيل الإلكتروني.
  • كيفية التعامل مع المشاركين والضيوف المدعوين.
  • تقديم الدعم الفني والإداري في عملية التسجيل.
• اختيار المتحدثين الرئيسيين والمحتوى العلمي
  • كيفية اختيار المتحدثين ذوي الخبرة والاختصاص.
  • التنسيق مع المتحدثين لتحضير العروض التقديمية.
  • كيفية ضمان تقديم محتوى ذو جودة عالية.
• التواصل مع المشاركين والدعوات
  • تصميم وإرسال الدعوات للمشاركين والمتحدثين.
  • استخدام البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي للترويج للمؤتمر.
  • التفاعل مع المشاركين والرد على استفساراتهم.
• إعداد مواد المؤتمر والدعوات
  • تصميم وإعداد المواد الترويجية (البروشورات، الفلاير).
  • ترتيب توزيع المواد التعليمية أثناء المؤتمر.
  • تجهيز الحقائب أو المطبوعات الخاصة بالمشاركين.
• استراتيجيات تسويق المؤتمر
  • استخدام وسائل الإعلام التقليدية والرقمية للترويج للمؤتمر.
  • استهداف الفئات المعنية عبر منصات التواصل الاجتماعي.
  • كيفية إنشاء حملات دعائية فعّالة لجذب المشاركين.
• التعاون مع الرعاة والممولين
  • كيفية جذب الرعاة والداعمين للمؤتمر.
  • اتفاقيات الرعاية وأثرها في تحسين جودة المؤتمر.
  • استراتيجيات توفير التمويل والتعاون مع الجهات الخارجية.
• تحليل استجابة المشاركين
  • كيفية قياس اهتمام المشاركين باستخدام استطلاعات الرأي.
  • كيفية تحليل فعالية الحملات التسويقية للمؤتمر.
  • تطبيق الدروس المستفادة في المؤتمرات المستقبلية.
• التنسيق والإشراف أثناء المؤتمر
  • إدارة الفعاليات والأنشطة في الوقت المحدد.
  • التعامل مع أي طارئ أو مشكلة قد تحدث.
  • إشراف على الجلسات المختلفة وتنظيم الوقت.
• إدارة الحضور والتفاعل مع المشاركين
  • استقبال الضيوف وتنظيم التسجيل عند الوصول.
  • التعامل مع المشاركين وضمان راحتهم.
  • تسهيل التواصل بين المشاركين والمتحدثين.
• إدارة التقنيات والمعدات في الحدث
  • التأكد من أن كافة التقنيات تعمل بشكل جيد.
  • التعامل مع العروض التقديمية والمساعدات التقنية.
  • ضمان أن جميع المرافق تتوافق مع احتياجات المؤتمر.
• جمع التغذية الراجعة من المشاركين
  • أهمية استطلاعات الرأي بعد المؤتمر.
  • تحليل ردود الأفعال والآراء لتقييم النجاح.
  • تقديم تقارير مفصلة عن رضا المشاركين.
• مراجعة الأداء الداخلي والتحديات
  • تقييم كفاءة التنظيم واللوجستيات.
  • كيفية التعامل مع التحديات التي قد تظهر خلال المؤتمر.
  • تعلم كيفية تحسين العمليات في الفعاليات القادمة.
• تقديم التوصيات للتحسين في المستقبل
  • الاستفادة من التجربة لتقديم مؤتمرات أفضل في المستقبل.
  • وضع خطة لتطبيق التوصيات في المؤتمرات القادمة.
  • كيفية الاستعداد للتحديات المستقبلية.
• إدارة الفرق في تنظيم المؤتمرات
  • تطوير مهارات القيادة في إدارة الفرق المتعددة.
  • كيفية تحفيز الفريق وتحقيق التعاون بين الأعضاء.
  • توزيع المهام بشكل مناسب لضمان النجاح.
• تحقيق التعاون بين الأطراف المختلفة
  • أهمية التنسيق بين المتحدثين، المشاركين، الرعاة، والمنظمين.
  • بناء علاقات قوية مع الجهات المعنية لإنجاح المؤتمر.
  • تنظيم الاجتماعات التحضيرية بشكل دوري لضمان سير العمل.
• تطوير مهارات إدارة الوقت والتخطيط الاستراتيجي
  • تنظيم الوقت بفعالية أثناء المؤتمر وبعده.
  • كيف تضمن تقديم المؤتمر في الوقت المحدد دون تأخير.
  • وضع خطة استراتيجية للمؤتمر في المستقبل.