تمثل الصحة والسلامة في إدارة المرافق مسؤولية منظمة تشمل الأشخاص والمباني والمعدات والمقاولين وأعمال الصيانة وظروف العمل. وتربط الإدارة الفعالة للمرافق بين الواجبات القانونية وإدارة المخاطر والموظفين الأكفاء والصيانة المخططة والمراقبة المستمرة ضمن نظام تشغيلي متكامل.
تعتمد قرارات إدارة المرافق أيضاً على كيفية تحديد المسؤوليات والكفاءات ومعايير التقييم ضمن تقديم الخدمات. ويساعد فهم سياق المشتريات الأوسع من خلال مراجعة مناقصة إدارة المرافق: الأدوار والكفاءات ومعايير التقييم على ربط متطلبات السلامة باختيار المقاولين وتقييم المناقصات والمساءلة التشغيلية.
ما الواجبات الرئيسية للصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
يتحمل مديرو المرافق مسؤولية وضع ضوابط عملية تحمي الموظفين والمقاولين والزوار وغيرهم من الأشخاص المتأثرين بعمليات المرافق، مع ضمان تقييم المخاطر وتحديد المسؤوليات وإدارة الصيانة ومراقبة المتطلبات القانونية باستمرار.
تبدأ الصحة والسلامة في إدارة المرافق بتحديد المسؤولية بوضوح. ولا ينفذ مدير المرافق بالضرورة كل مهمة فنية متعلقة بالسلامة، لكنه يضمن وجود ترتيبات مناسبة وإدارة المخاطر بواسطة أشخاص مؤهلين.
في المملكة المتحدة، يفرض قانون الصحة والسلامة في العمل لعام 1974 واجبات عامة على أصحاب العمل. كما تقع واجبات محددة على الأشخاص الذين يسيطرون على المباني غير السكنية تجاه مستخدمي تلك المباني. وتتناول لوائح مكان العمل لعام 1992 ظروف العمل الأساسية، ومنها التهوية ودرجة الحرارة والإضاءة والنظافة والمساحة ومسارات الحركة ومرافق الرفاهية.
وتضيف لوائح إدارة الصحة والسلامة في العمل لعام 1999 متطلبات إدارية أخرى. وتشمل هذه المتطلبات إجراء تقييمات مناسبة وكافية للمخاطر، إلى جانب ترتيبات التخطيط والتنظيم والسيطرة والمراقبة والمراجعة للتدابير الوقائية والحماية.
بالنسبة إلى قسم إدارة المرافق، تتحول هذه الواجبات إلى ضوابط تشغيلية. ويحتاج القسم إلى مسؤوليات محددة وإجراءات موثقة وموظفين مؤهلين وجداول تفتيش وبرامج صيانة وضوابط للمقاولين ونظام للإبلاغ عن الحوادث.
كيف يدعم تقييم المخاطر الصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
يوفر تقييم المخاطر عملية لاتخاذ القرارات من خلال تحديد المخاطر وتقييمها واختيار الضوابط ومراجعة فعاليتها في المباني والأصول وأعمال الصيانة والمقاولين وترتيبات الطوارئ والأنشطة اليومية.
يبدأ تقييم مخاطر إدارة المرافق بتحديد مصادر الخطر. وتشمل هذه المصادر الأنظمة الكهربائية والحرائق وأنظمة الأسبستوس والليجيونيلا والعمل على ارتفاعات والأماكن المحصورة والمواد الخطرة والآلات والأعمال الكهربائية ومخاطر الانزلاق والتعثر والمناولة اليدوية وظروف العمل غير المناسبة.
بعد ذلك يتم تحديد الأشخاص الذين يمكن أن يتعرضوا للضرر وطريقة تعرضهم له. وقد تختلف مستويات التعرض بين الموظفين والمقاولين والزوار والعملاء وأفراد الجمهور.
ثم يتم اختيار الضوابط وفقاً لمستوى الخطر وطبيعته. وتختلف أدوار الضوابط الهندسية والحواجز المادية وإجراءات الصيانة وتقييد الوصول والتدريب والإشراف ومعدات الوقاية الشخصية.
تحتاج تقييمات المخاطر أيضاً إلى المراجعة. ويمكن أن يؤدي إدخال نظام جديد للمبنى أو مقاول جديد أو طريقة صيانة جديدة أو تغيير في تصميم مكان العمل أو نشاط تشغيلي إلى تغيير مستوى المخاطر.
يعتمد نظام إدارة الصحة والسلامة الفعال على القيادة والإدارة ومشاركة العاملين والكفاءة والامتثال القانوني وتحديد المخاطر. ويساعد منهج التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرف على تنظيم التحسين المستمر في إدارة السلامة.
ما المعايير واللوائح التي تؤثر في سلامة إدارة المرافق؟
تخضع سلامة إدارة المرافق لمجموعة من التشريعات والإرشادات المعتمدة والمعايير الفنية والإجراءات التنظيمية والممارسات المهنية، وتختلف المتطلبات المطبقة وفقاً للمبنى والأنشطة والموظفين والأصول والمخاطر المحددة.
لا يوجد معيار واحد يغطي جميع مسؤوليات السلامة في إدارة المرافق. ولذلك يعمل مديرو المرافق ضمن مجالات تنظيمية وفنية متعددة.
توفر لوائح مكان العمل لعام 1992 متطلبات تتعلق بظروف العمل الأساسية. وتشمل التهوية ودرجة الحرارة والإضاءة والنظافة وحالة الأرضيات ومسارات الحركة والمرافق الصحية ومرافق الغسل.
وتنطبق متطلبات أخرى على أنشطة محددة. فالعمل على ارتفاعات والحرائق والمواد الخطرة والأسبستوس والأعمال الكهربائية ومعدات الرفع وأنشطة البناء ترتبط جميعها بمتطلبات قانونية أو فنية خاصة.
تدعم المعايير الفنية أيضاً اتساق أعمال الصيانة وإدارة المباني. وتوفر بعض المعايير إرشادات لإدارة صيانة المرافق، بينما تتناول معايير أخرى معدات الوصول والهياكل وأنظمة أماكن العمل.
لذلك يحتاج مديرو المرافق إلى سجل امتثال يحدد المتطلب والمسؤول عنه وتكرار التفتيش والأدلة المطلوبة وإجراءات معالجة المخالفات.
كيف ينبغي لمديري المرافق إدارة المقاولين وفرق الصيانة؟
تعتمد سلامة المقاولين على تحديد المسؤوليات وفحص الكفاءة وضوابط المخاطر وبيانات طرق العمل والتواصل والإشراف وأنظمة تصاريح العمل ومراقبة الأداء منذ اختيار المقاول وحتى إتمام العمل ومراجعته.
يدخل المقاولون مخاطر إضافية لأن مديري المرافق لا يسيطرون بصورة مباشرة على القوى العاملة التابعة للمقاول. لذلك يجب على إدارة المرافق تحديد المتطلبات قبل بدء العمل.
ينبغي أن تشمل عمليات التحقق الأولية من المقاولين الكفاءة والخبرة ذات الصلة والتأمين والتدريب وسجل السلامة والقدرة الفنية. ويجب أن تتناسب المتطلبات المحددة مع مستوى المخاطر المرتبط بالنشاط المتعاقد عليه.
يحوّل تخطيط العمل هذه المتطلبات إلى ضوابط تشغيلية. وتتطلب الأعمال عالية المخاطر ضوابط أقوى وتواصلاً أكثر وضوحاً وتفويضاً مناسباً.
وتكتسب أنظمة تصاريح العمل أهمية خاصة في أنشطة مثل الأعمال الساخنة ودخول الأماكن المحصورة وبعض الأعمال الكهربائية وأعمال الصيانة. فهي توفر عملية منظمة لتفويض العمل وفق شروط محددة.
كما يجب مراقبة أداء المقاول. وتشمل المؤشرات المفيدة عمليات التفتيش المكتملة والإجراءات التصحيحية المتأخرة ومعدل الحوادث والعيوب المتكررة ونسبة إنجاز الصيانة المخططة ونتائج تدقيق المقاولين.
ويربط هذا النهج السلامة بالمشتريات. فتقييم المقاول ليس عملية تجارية فقط، لأن الكفاءة والقدرة على إدارة السلامة تؤثران في قدرة المورد على تقديم خدمة إدارة مرافق موثوقة.
ما الكفاءات التي يحتاج إليها متخصصو إدارة المرافق؟
يحتاج متخصصو إدارة المرافق الأكفاء إلى مزيج من المعرفة الفنية والقدرة على إدارة المخاطر ومهارات التواصل وخبرة إدارة المقاولين والوعي بالمتطلبات التنظيمية وفهم الصيانة والقدرة على تحويل السلامة إلى ضوابط تشغيلية قابلة للقياس.
تعني الكفاءة أكثر من إكمال دورة تدريبية. فهي تشمل المعرفة والمهارات والخبرة والسلوكيات المطلوبة لتنفيذ المسؤوليات بصورة فعالة.
يحتاج مديرو المرافق إلى فهم فني كافٍ للتعرف على المخاطر في خدمات المباني وأعمال الصيانة. ولا يحتاج المدير إلى تنفيذ كل مهمة فنية متخصصة بنفسه، لكنه يحتاج إلى معرفة الحالات التي تتطلب خبرة متخصصة.
وتعد إدارة المخاطر كفاءة أساسية أخرى. ويحتاج المديرون إلى تحديد مصادر الخطر وفهم الضوابط المناسبة ومراجعة التقييمات غير المكتملة أو الضعيفة.
وتتمتع إدارة العقود بالأهمية نفسها. ويحتاج متخصصو إدارة المرافق إلى تحديد نطاقات العمل ومتطلبات الخدمة ومؤشرات الأداء وتوقعات السلامة.
كما يؤدي التواصل وظيفة مباشرة في السلامة. ويجب أن تكون التعليمات مفهومة للموظفين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين.
بالنسبة إلى فرق الموارد البشرية، يمثل ذلك سؤالاً متعلقاً بتطوير القوى العاملة. وينبغي أن يعالج التدريب فجوات الكفاءة المحددة من خلال تقييمات المخاطر وعمليات التدقيق والحوادث ومراجعات الأداء والتغييرات التشغيلية.
كيف ينبغي للمنظمات تقييم أداء الصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
ينبغي تقييم أداء السلامة في إدارة المرافق باستخدام مؤشرات قابلة للقياس تغطي الامتثال وضوابط المخاطر والصيانة والحوادث والإجراءات التصحيحية وأداء المقاولين وكفاءة الموظفين وظروف العمل بدلاً من الاعتماد على حضور التدريب فقط.
يجمع نظام القياس القوي بين المؤشرات الاستباقية والمؤشرات اللاحقة.
تقيس المؤشرات اللاحقة الأحداث التي وقعت بالفعل. وتشمل الحوادث والإصابات والأضرار المادية وإجراءات الإنفاذ والحوادث التي يجب الإبلاغ عنها.
وتقيس المؤشرات الاستباقية الأنشطة الوقائية. ومن أمثلتها استكمال تقييمات المخاطر وتنفيذ عمليات تفتيش السلامة وإنجاز الصيانة المخططة وإغلاق الإجراءات التصحيحية واستكمال تقييمات كفاءة الموظفين.
يمكن أن تتضمن لوحة أداء عملية لإدارة المرافق ما يلي:
تأتي قيمة هذه المؤشرات من تحليل الاتجاهات. وتوفر نتيجة شهر واحد معلومات محدودة، بينما يوضح اتجاه يمتد من ستة إلى اثني عشر شهراً ما إذا كانت الضوابط تتحسن أو تتراجع.
يركز نهج الإدارة الفعال على النظام وليس على التدخلات الفردية. لذلك تحتاج المؤسسات إلى ربط القياس بالمراجعة المستمرة للضوابط والعمليات.
كيف تؤثر الصيانة في الصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
تحافظ الصيانة على الصحة والسلامة من خلال إبقاء أنظمة المباني والمعدات والبنية التحتية في حالة تشغيل مناسبة، وتقليل مخاطر الأعطال، ودعم الامتثال وتوفير أدلة على تنفيذ عمليات الفحص والخدمة المطلوبة.
ترتبط الصيانة بالسلامة ارتباطاً مباشراً. ويمكن لنظام تهوية سيئ الصيانة أن يؤثر في ظروف البيئة الداخلية. كما يمكن للمعدات الكهربائية المعيبة أن تسبب مخاطر كهربائية، بينما يمكن لتعطل أنظمة الحماية من الحريق أن يضعف إجراءات الطوارئ.
تدير فرق المرافق عادة عدة أساليب للصيانة. وتنفذ الصيانة الوقائية وفق فترات مخططة. وتستخدم الصيانة التنبؤية بيانات الحالة لتحديد الأعطال المتطورة. وتعالج الصيانة التصحيحية العيوب المحددة، بينما تستجيب الصيانة التفاعلية للأعطال بعد وقوعها.
يعتمد الأسلوب المناسب على أهمية الأصل وعواقب الفشل وظروف التشغيل والمتطلبات التنظيمية.
يساعد تصنيف أهمية الأصول مديري المرافق على ترتيب الأولويات. ويحصل نظام حماية من الحريق عالي الأهمية على استراتيجية صيانة مختلفة عن أصل غير أساسي منخفض العواقب.
كما تكتسب دورة حياة الأصل أهمية كبيرة. وتحتاج برامج صيانة المباني إلى مراعاة حالة الأصول وأدائها ومتطلبات تجديدها والمخاطر طوال دورة حياتها. وترتبط إدارة المرافق الفعالة بالتخطيط للصيانة وإدارة الأصول وقرارات دورة الحياة والأداء التشغيلي.
كيف ينبغي للمنظمات اختيار التدريب الخاص بمسؤوليات الصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
ينبغي اختيار التدريب وفقاً لفجوات الكفاءة المحددة ومسؤوليات الوظيفة والمخاطر التشغيلية ونتائج الأداء المطلوبة، مع تقييم أسلوب تقديم التدريب من خلال التطبيق العملي والاحتفاظ بالمعرفة والسلوك والأداء القابل للقياس.
يبدأ اختيار التدريب بتحليل فجوات المهارات. ويحتاج مسؤولو الموارد البشرية وقادة إدارة المرافق إلى تحديد المجالات التي تقل فيها القدرات الحالية عن المتطلبات التشغيلية.
قد يحتاج مدير المرافق إلى معرفة أوسع بالمخاطر والامتثال وإدارة المقاولين وأداء الأصول. ويحتاج المهندس إلى كفاءة فنية أقوى. وقد يحتاج المشرف إلى مهارات عملية في التحكم في العمل الآمن والتواصل مع القوى العاملة.
ينبغي أن يتناسب أسلوب التعلم مع الكفاءة المراد تطويرها. ويدعم التدريب الحضوري النقاش المنظم وتحليل الحالات. وتدعم التدريبات العملية التطبيق، بينما تساعد ورش العمل في معالجة الإجراءات التنظيمية وسيناريوهات المخاطر الخاصة بالمؤسسة.
كما تكتسب طريقة التقييم أهمية كبيرة. فشهادة إتمام التدريب تثبت المشاركة ولا تثبت الكفاءة في مكان العمل. ويقيس التقييم الأقوى المعرفة والتطبيق والنتائج التشغيلية.
وتشمل المقاييس المناسبة تحسن نتائج التدقيق وانخفاض الإجراءات التصحيحية المتأخرة وتحسن الامتثال للصيانة وارتفاع أداء المقاولين وتسريع معالجة المخاطر المحددة.
توفر دورات إدارة المرافق والصيانة والهندسة سياقاً تعليمياً مناسباً يمكن من خلاله دراسة عمليات المرافق والصيانة وإدارة الأصول والسلامة المهنية باعتبارها كفاءات مهنية مترابطة.
ما الذي ينبغي للمنظمة تقييمه قبل اختيار برنامج تدريبي للصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
ينبغي للمنظمات تقييم ملاءمة المنهج وخبرة المدرب والتطبيق العملي وتغطية الكفاءات وطرق التقييم ونمط تقديم التدريب ومدى توافقه مع المخاطر التشغيلية وقدرته على قياس التغييرات في أداء مكان العمل بعد التدريب.
المعيار الأول هو الملاءمة. وينبغي أن يعالج البرنامج المسؤوليات الفعلية للقوى العاملة المستهدفة بدلاً من تقديم معلومات عامة عن السلامة.
المعيار الثاني هو التطبيق العملي. وينبغي أن يعمل المشاركون على سيناريوهات واقعية لإدارة المرافق تشمل تقييم المخاطر وأعمال الصيانة وضوابط المقاولين وقرارات الامتثال وإدارة الحوادث.
المعيار الثالث هو تغطية الكفاءات. وينبغي أن يعالج البرنامج مجموعة القدرات الفنية والإدارية والسلوكية المطلوبة للوظيفة.
المعيار الرابع هو القياس. وينبغي لفرق الموارد البشرية تحديد الطريقة التي سيتم من خلالها تقييم نتائج التعلم بعد انتهاء التدريب.
المعيار الخامس هو التكامل التنظيمي. وينبغي أن يرتبط التدريب بسجلات المخاطر وأنظمة الصيانة وإجراءات المقاولين وبرامج التدقيق ولوحات الأداء الحالية.
في هذه المرحلة من اتخاذ القرار، تستطيع المنظمات التي تقارن برامج التدريب المتخصصة مراجعة ما الذي يتعلمه المشاركون في دورة مناقصات إدارة المرافق والصحة والسلامة ومقارنته بمتطلبات الكفاءة ومسؤوليات الامتثال والأولويات التشغيلية الخاصة بها.
كيف تستطيع فرق الموارد البشرية قياس الأثر التجاري لتدريب السلامة في إدارة المرافق؟
تستطيع فرق الموارد البشرية قياس أثر التدريب من خلال ربط نتائج التعلم بمؤشرات مكان العمل مثل تقييمات الكفاءة ونتائج التدقيق والامتثال للصيانة وإغلاق الإجراءات التصحيحية وأداء المقاولين واتجاهات الحوادث والموثوقية التشغيلية.
لا ينبغي قياس العائد على التدريب من خلال الحضور أو مستوى رضا المشاركين فقط.
يبدأ النموذج الأقوى ببيانات أساسية. وقبل التدريب، تسجل فرق الموارد البشرية وإدارة المرافق مؤشرات الأداء ذات الصلة. وبعد التدريب، تتم مراجعة المؤشرات نفسها على فترات محددة.
فعلى سبيل المثال، يمكن للمؤسسة قياس نسبة إنجاز الصيانة الإلزامية قبل التدريب وبعده. كما يمكنها مقارنة الإجراءات التصحيحية المتأخرة ونتائج التدقيق وجودة تقييمات المخاطر.
وتوفر تقييمات الكفاءة طبقة أخرى من القياس. ويمكن للمشاركين إكمال اختبارات المعرفة أو تمارين السيناريوهات أو التقييمات العملية.
بعد ذلك يراجع المديرون التشغيليون مدى تطبيق المشاركين للمعرفة المكتسبة. ويخلق ذلك ارتباطاً بين التعلم والأداء في مكان العمل.
أما المقياس النهائي فهو الأثر التنظيمي. وتوضح التحسينات في الامتثال والموثوقية والسيطرة على المخاطر واستخدام الموارد ما إذا كان التدخل التدريبي قد ساهم في تحقيق أهداف العمل.
كيف يبدو إطار فعال للصحة والسلامة في إدارة المرافق؟
يربط الإطار الفعال بين الامتثال القانوني وتقييم المخاطر والأشخاص الأكفاء والصيانة الآمنة وإدارة المقاولين وظروف العمل والاستعداد للطوارئ وقياس الأداء والتحسين المستمر ضمن نظام تشغيلي واحد لإدارة المرافق.
لا تتعامل الأطر القوية مع الصحة والسلامة باعتبارها وظيفة إدارية منفصلة. بل تدمج السلامة في المشتريات والصيانة وإدارة الأصول وتخطيط القوى العاملة والعمليات اليومية.
تحدد المسؤوليات في كل مستوى. ويضع المديرون الترتيبات المناسبة. ويدير المتخصصون المؤهلون المتطلبات الفنية. ويتحكم المشرفون في أنشطة العمل. ويلتزم الموظفون والمقاولون بالإجراءات ويبلغون عن المخاطر.
وتدعم الأدلة النظام. وتوضح تقييمات المخاطر وسجلات التفتيش وسجلات الصيانة وسجلات التدريب وعمليات تدقيق المقاولين وتقارير الحوادث وسجلات الإجراءات التصحيحية ما إذا كانت الضوابط تعمل.
ثم تدعم بيانات الأداء قرارات الإدارة. وتشير العيوب المتكررة إلى مشكلات في الصيانة. وتشير نتائج المقاولين المتكررة إلى مشكلات في إدارة الموردين. وتشير فجوات التدريب المستمرة إلى احتياجات تطوير القوى العاملة.
استكشف المزيد من رؤى الخبراء:
الاقتصاد السلوكي في التسويق: 9 تحيزات تدفع العملاء إلى الشراء
استهداف وسائل التواصل الاجتماعي والاتصال التسويقي الذي يحقق التحويلات
وينشئ ذلك دورة مستمرة من التخطيط والتنفيذ والتحقق والتصرف، وهي متوافقة مع منهجيات الإدارة الفعالة للصحة والسلامة.
بالنسبة إلى المؤسسات التي تقارن قدرات إدارة المرافق، لا يتمثل الاعتبار الأساسي في مجرد وجود إجراء للسلامة. بل يتمثل السؤال الأهم في مدى عمل الأشخاص والعمليات والأصول والموردين باستمرار ضمن ضوابط محددة، وقدرة الإدارة على إثبات فعالية هذه الضوابط.