تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في "قسم السكرتارية التنفيذية"، بهدف تطوير مهارات العاملين في مجال السكرتارية التنفيذية وتعزيز قدرتهم على تنظيم الأعمال الإدارية ومساندة القيادات في أداء مسؤولياتهم بكفاءة.

يتناول البرنامج مهام السكرتارية التنفيذية في إدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد التقارير، ومتابعة القرارات والتوجيهات الإدارية، إلى جانب تنسيق المواعيد وإدارة الوقت والأولويات، كما يركز على أساليب الاتصال المهني، وحفظ الوثائق والمعلومات، والتعامل مع البيانات بسرية ودقة، ويستعرض البرنامج دور التقنيات الرقمية في تحسين الإجراءات المكتبية وتسهيل تدفق المعلومات بين الإدارات، بما يساعد على رفع جودة الأداء الإداري، وتقليل الأخطاء، وتعزيز التنظيم المؤسسي ودعم متخذي القرار.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية التنفيذية والمكاتب الإدارية العاملون مع المديرين وكبار المسؤولين.
• المساعدون الإداريون ومنسقو المكاتب والأعمال التنفيذية في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• مسؤولو تنظيم الاجتماعات وإدارة المراسلات والوثائق ومتابعة القرارات الإدارية.
• الموظفون الراغبون في تطوير مهاراتهم المهنية في السكرتارية وإدارة الأعمال المكتبية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• التعرف على مهام قسم السكرتارية التنفيذية ومسؤولياته ودوره في دعم الإدارة العليا.
• تطوير مهارات تنظيم المواعيد والاجتماعات وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.
• اكتساب المعرفة اللازمة لإعداد المراسلات الرسمية والتقارير ومحاضر الاجتماعات وفق المعايير المهنية.
• تعزيز مهارات الاتصال الإداري والتعامل مع المعلومات والوثائق بسرية ودقة.
• تحسين كفاءة استخدام الأدوات الرقمية في إدارة الأعمال المكتبية ومتابعة الإجراءات والمهام التنفيذية.

• أسس السكرتارية التنفيذية ودورها الإداري
  • مفهوم السكرتارية التنفيذية وتطور وظائفها في المؤسسات الحديثة.
  • مسؤوليات السكرتير التنفيذي وعلاقته بالإدارة العليا والإدارات المختلفة.
  • تنظيم العمل داخل قسم السكرتارية وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات.
• المهارات المهنية والسلوك الوظيفي
  • صفات السكرتير التنفيذي الناجح ومتطلبات الأداء المهني.
  • أخلاقيات العمل والالتزام بالسرية والمحافظة على المعلومات.
  • إدارة الأولويات وتحمل المسؤولية والالتزام بالإجراءات المؤسسية.

• إدارة المراسلات والاتصالات الإدارية
  • إعداد المراسلات الرسمية والخطابات الإدارية وفق الأصول المهنية.
  • تنظيم البريد الوارد والصادر ومتابعة المعاملات والمخاطبات.
  • قواعد الاتصال الهاتفي والبريد الإلكتروني والتواصل مع المسؤولين.
• إعداد التقارير والوثائق الإدارية
  • أسس كتابة التقارير الإدارية وصياغة الملخصات التنفيذية.
  • إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتكليفات.
  • تدقيق الوثائق وتنسيقها ومراجعة البيانات قبل اعتمادها.

• تنظيم الاجتماعات وإدارة المواعيد
  • تخطيط الاجتماعات الإدارية وتحديد المواعيد والمتطلبات التنظيمية.
  • إعداد جداول الأعمال وتنسيق الدعوات والمراسلات المتعلقة بالاجتماعات.
  • متابعة القرارات والتكليفات وتنسيق المواعيد مع الإدارات المعنية.
• إدارة الوقت وتنظيم المهام التنفيذية
  • تحديد الأولويات وتصنيف المهام وفق الأهمية والاستعجال.
  • تنظيم جدول أعمال المدير التنفيذي وإدارة الالتزامات اليومية.
  • التعامل مع ضغط العمل وتعدد المهام والمحافظة على جودة الأداء.

• إدارة الوثائق والأرشفة الإدارية
  • تصنيف الملفات والوثائق وفق نظم حفظ واسترجاع واضحة.
  • تنظيم الأرشيف الورقي والإلكتروني وإدارة سجلات المراسلات.
  • تطبيق ضوابط السرية والصلاحيات وحماية المعلومات المؤسسية.
• التقنيات الرقمية في السكرتارية التنفيذية
  • استخدام تطبيقات معالجة النصوص والجداول والعروض التقديمية.
  • توظيف التقويمات الإلكترونية وأدوات تنظيم المهام والاجتماعات.
  • إدارة البريد الإلكتروني والملفات المشتركة وتبادل المعلومات رقمياً.

• التنسيق الإداري ودعم الإدارة العليا
  • تنظيم تدفق المعلومات بين الإدارة العليا والأقسام المختلفة.
  • متابعة القرارات والتوجيهات الإدارية ومواعيد تنفيذها.
  • إعداد الملخصات الإدارية وتوفير المعلومات اللازمة لدعم اتخاذ القرار.
• جودة الأداء والتطوير المهني في السكرتارية التنفيذية
  • معايير قياس كفاءة الأعمال المكتبية وجودة الخدمات الإدارية.
  • الحد من الأخطاء الإدارية وتحسين إجراءات العمل وتنظيم المهام.
  • تطوير المهارات المهنية ومواكبة التغيرات في بيئة العمل المكتبي.