تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في تنمية مهارات إعداد التقارير والمحاضر بهدف تزويد المشاركين بالمهارات والأساليب الاحترافية اللازمة لصياغة التقارير والمحاضر بدقة ووضوح وجودة عالية. تمثل التقارير أداة أساسية في نقل المعلومات وتحليل البيانات ودعم اتخاذ القرار، فيما تُعد المحاضر وسيلة توثيق رسمية لأحداث ووقائع العمل، ما يجعل من إتقان إعدادها أمرًا حيويًا في مختلف المؤسسات.

يركز هذا البرنامج على الجوانب الفنية واللغوية والتنظيمية في إعداد التقارير، ويُكسب المشاركين القدرة على كتابة محتوى فعّال، مترابط، ومتكامل يلبي المتطلبات الإدارية والتنظيمية، سواء في السياقات اليومية أو في الحالات الرسمية عالية المستوى.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية والمساعدون الإداريون في القطاعين العام والخاص.
• مسؤولو إعداد التقارير والمحاضر في الجهات الحكومية والمؤسسات الرسمية.
• العاملون في إدارات العلاقات العامة والإعلام والمتابعة والتقارير.
• جميع من تتطلب مهامهم الوظيفية إعداد وصياغة تقارير دورية أو محاضر اجتماعات.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• إكساب المشاركين المهارات الأساسية في إعداد التقارير الإدارية والمهنية.
• تطوير القدرة على تنظيم وترتيب محتوى التقارير بطريقة منطقية وفعّالة.
• التمييز بين أنواع التقارير والمحاضر واختيار الأسلوب المناسب لكل نوع.
• تحسين استخدام اللغة والأسلوب الكتابي بما يحقق الوضوح والدقة والاحترافية.
• تمكين المشاركين من توثيق الاجتماعات والفعاليات بمحاضر رسمية عالية الجودة.

• أنواع التقارير والمحاضر
  • التقارير الإدارية، الفنية، المالية، والتقارير التحليلية.
  • المحاضر الرسمية والاجتماعاتية ومحاضر الفعاليات.
  • التفرقة بين الأساليب المستخدمة حسب طبيعة التقرير أو المحضر.
• أهمية إعداد التقارير في بيئة العمل
  • دور التقارير في دعم القرارات الإدارية.
  • أثر التقارير والمحاضر الدقيقة في تحسين الأداء المؤسسي.
  • العلاقة بين التقرير الجيد والإدارة الفعالة.
• مراحل كتابة التقرير
  • جمع المعلومات وتحديد الغرض من التقرير.
  • ترتيب وتسلسل المحتوى.
  • اختيار العناوين واللغة المناسبة.
• هيكلية التقرير الاحترافي
  • مقدمة التقرير وبيان الأهداف.
  • العرض التفصيلي والتحليل.
  • التوصيات والخاتمة والملاحق إن وجدت.
• قواعد كتابة المحاضر
  • عناصر المحضر الأساسية (الزمان، المكان، الحضور، الموضوعات).
  • أساليب تلخيص النقاشات دون إخلال بالمضمون.
  • توثيق القرارات والتوصيات بشكل دقيق.
• تنظيم المحضر وتنسيقه
  • ترتيب فقرات المحضر حسب تسلسل الأحداث.
  • استخدام الترقيم والعناوين الفرعية.
  • صياغة محضر سهل القراءة وواضح المحتوى.
• اللغة الرسمية في التقارير والمحاضر
  • استخدام الأسلوب المهني والحيادي.
  • تجنب العبارات الغامضة أو المتحيزة.
  • تحسين اللغة لتناسب الجهة المستهدفة.
• مراجعة النصوص والتدقيق اللغوي
  • تصحيح الأخطاء النحوية والإملائية.
  • مراجعة الاتساق والترابط بين الفقرات.
  • تنسيق التقرير والمحضر بما يتناسب مع الهوية المؤسسية.
• تحسين جودة التقارير والمحاضر
  • خصائص التقرير الفعّال والمحضر الاحترافي.
  • أخطاء شائعة يجب تجنبها عند الكتابة.
  • مؤشرات جودة التقرير والمحضر.
• التنسيق والتقديم النهائي
  • إخراج التقرير والمحضر بصيغة نهائية.
  • إعداد التقارير الإلكترونية والطباعة.
  • أرشفة وتوزيع التقارير والمحاضر داخليًا وخارجيًا.