يقدم هذا البرنامج المبادئ والممارسات للأفراد الذين يعملون في مجال التسويق والاعلام وتخطيط وتنظيم الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات. من خلال الحصول على فهم واضح لعملية تخطيط وتطوير المهارات الإدارية والحصول على دراية بأفضل الممارسات المتعلقة بإدارة الفعاليات والمؤتمرات ليكون المشاركون أكثر استعداداً لإدارة هذه الفعاليات. ويغطي هذا البرنامج أيضاً أدوات التخطيط وإدارة الوقت والمكان والمال والموارد البشرية والمعلومات والمواد والمشاكل التي قد تنشأ من خلال عملية التخطيط لهذه الفعاليات.

المستهدفون من البرنامج:

المدراء والمشرفون المشاركون في تخطيط أو إدارة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات، بالإضافة إلى مدراء وموظفي العلاقات العامة.

أهداف البرنامج:

في نهاية هذا البرنامج يتوقع أن يكون المشاركين قادرين على :

• التعرف على أحدث المفاهيم و الاستراتيجيات في مجال تنظيم و إدارة الفعاليات و المؤتمرات و المعارض
• تمكين المشاركين من التعرف على طبيعة و استراتيجية التنظيم و الإدارة الفعالة
• التعرف على الأسس العلمية لتنظيم الفعاليات ( تنظيم الفعالية، الهدف من الفعالية ،الرئيس، جدول الأعمال, إدارة الوقت، تقييم الفعالية، التأكد من تحقيق الأهداف).
• صقل و تطوير مهارات تنظيم المؤتمرات
• تمكين المشاركين من التخطيط الفعال والناجح للمؤتمر
• تمكين المشاركين من تنظيم المؤتمرات الناجحة
• تمكين المشاركين من التقييم الفعال للأحداث الخاصة و المؤتمرات و المعارض و الاجتماعات
• تمكين المشاركين من إدارة الوقت و الاستغلال الأمثل للأحداث الخاصة والمؤتمرات والاجتماعات والمعارض و الندوات لتحقيق أهداف المنظمة
• تمثل هذه الدورة الاتجاهات الرئيسية والتطبيقات العملية الناجحة في مجال إدارة الفعاليات، لتزودك بالأدوات والمعرفة اللازمة لتحسين مستوى الكفاءة والربحية لديك كمدير للفعالية .
• تزودك هذه الدورة بتحليل منظم ومعمق لاهم التهديدات التي قد تحيط بالفعالية، هذا المنهج العملي في إدارة المخاطر يضمن لك فهم واستخدام كل الوسائل الاحترازية الممكنة للوصول الى فعالية ناجحة وبعيدة عن المخاطر.

أفضل التطبيقات لإدارة الفعاليات

• بناء وإدارة الجدول التخطيطي للفعالية لتحسين الربحية.
• إجراء تقييم شامل للاحتياجات ودراسة الجدوى .
• وضع الأولويات والتعرف على الأهداف والغايات.
• التعرف على التحديات الرئيسية لنجاح الفعالية، واختيار الحلول المناسبة باستخدام سيناريوهات التخطيط الفعال.
• إجراء التقييمات خلال الفعالية وبعد انتهائه.
• إيجاد وتقديم العروض والاتفاقيات والتي تعود بالنفع على كافة الأطراف ضمن الفعالية.
• تقدير القيمة المعنوية المكتسبة كمحترف في مجال إدارة الفعاليات .

تنسيق الفعاليات

• تطوير العناصر الأساسية للفعالية ، والتي تشمل الديكورات والمرافق الترفيهية والتسلسل المسبق للأحداث في الفعالية.
• تطوير وتطبيق المخطط على الأرض، من خلال إجراء فحص دقيق للفعالية على أرض الواقع.
• فهم المعايير الدولية في التعامل مع ذوي الاحتياجات الخاصة ، التراخيص والمتطلبات اللازمة، وإصدارات نقابات العمال وتأثيرها على تنسيق الفعالية.
• تحليل وتطبيق التسجيل المهني، إجراءات الترخيص، السلامة العامة والبروتوكولات.

تسويق الفعاليات

• التعرف الى استراتيجيات الترويج وتطويرها، يشمل ذلك عروض الفعالية ،الدعوات، الإعلانات، الشهرة ، التنافس، السلع السوقية، إعلانات البيع، العروض، وحتى التمثيل الشخصي.
• تمييز نقاط القوة للإعلانات المطبوعة والإلكترونية والوسائل الدعائية الأخرى.
• تأسيس وتحليل وتطبيق استراتيجيات العلاقات العامة ووسائل الإعلام المرئي والمسموع، والوسائل الإعلامية الأخرى.
• إدراج الوسائل الإعلامية إلإلكترونية.
• وضع صيغة فعالة لبرنامج رعاية الفعالية.
• إجراء بحث مسبق للسوق قبل البدء بالفعالية.
• إيجاد منهجية قياسية شاملة لعمليتي التسويق والمبيعات.

إدارة المخاطر: المالية، القانونية، الحماية الأخلاقية للفعاليات

• تنشئ ميزانية للفعالية باستخدام مبادئ المحاسبة.
• تنمي اسلوب التنبؤ واستباق الاحداث للتعرف على العوائد والنفقات المستقبلية المتاحة .
• استخدام البرامج المالية الحاسوبية لتحسين الكفاءة وتوفير الوقت.
• فهم العناصر الرئيسية للعقود والاتفاقيات المبرمة ضمن الفعالية.
• الاستجابة للقوانين والتشريعات المتعلقة بالصحة و السلامة والحماية.
• اجراء تقييم دقيق للمخاطر في جميع مراحل الفعالية.
• التعرف على التقنيات الاساسية للاسعافات الاولية، والتي تشمل الانعاش القلبي والرئوي لفاقدي الوعي.
• الادراك و الاستجابة لمتطلبات حماية السلعة الخدمية، والعلامة التجارية، وحقوق الطبع.

الاجتماعات و المؤتمرات

• إجراء تخطيط منظم ومسبق للفعالية.
• تعرف على الموقع المناسب للفعالية، وكيفية إجراء تفحص شامل لموقع الفعالية .
• تحليل ودراسة وتنمية ميزانية الفعالية.
• تطبيق استراتيجيات التسويق ، والتي تشمل تطوير السجلات ، تصميم المنشورات، تخفيف التكاليف، وأساليب التسويق الخلاق.
• الاستجابة للمتطلبات القانونية، والتي تشمل التشريعات الخاصة بالاشخاص ذوي التحديات الخاصة (ADA)والقوانين الرئيسية الاخرى.
• توظيف وتدريب المتطوعين والموظفين على الأداء الأمثل.
• تقييم مدى كفاءة الفعالية.

رعاية الفعالية:

• تجري تقييما شاملا لاحتياجات الرعاية ودراسة للجدوى .
• بناء خطة استراتيجية متكاملة.
• تتعرف الى الراعيين المرتقبين والمؤهلين لرعاية الفعالية.
• تقدم التماساً مؤثراً وجذاباً للجهات الراعية والداعمة.
• تطور خطة مالية فعالة وواقعية تزيد من العوائد المالية للرعاية .
• الاستجابة للقوانين التي تحكم طلب التماس الرعاية.
• تطوير نظام سهل لمراقبة وتحسين خدمات رعاية الفعالية .
• خلق اتفاقيات رعاية الفعالية ذات (السنوات المتعددة).

تخطيط وإدارة وتسويق المعارض

• استخدام عملية البحث لتصل بالمعرض الى الأسواق الرئيسية و الناشئة .
• التعرف على المصادر، مثل المصممين، و متعهدي الخدمات العامة.
• التفاوض الناجح مع مزودي الخدمات.
• وضع استراتيجة تسويقية شاملة وفعالة، وقياس النتائج المبنية عليه.
• دمج النشاطات الترويجية للمعرض للارتقاء بعملية التسويق.
• الإعداد لطرق التواصل بين العارض و السلع التي يقدمه.
• الاستفادة من عملية الرعاية التجارية لتقليص كلف الإنتاج.

مفهوم وأساسيات العلاقات العامة:

• مهارات الاتصال والعلاقات التبادليّة/ الكتابة للعلاقات العامّة والترويج والتسويق.
• إنتاج المواد الإعلاميّة، الرسائل والنشرات/ الكتابة للعلاقات العامّة والترويج والتسويق.
• الردود/إدارة الأحداث الإعلاميّة/ إعداد وتنظيم المؤتمرات الصحفيّة/الزيارات/الندوات/المحاضرات....
• العلاقات العامّة وإدارة الأزمات/ التخطيط الاستراتيجي للعلاقات العامّة في مجال الإعلام.
• أصول وقواعد البروتوكول والإتيكيت/ أخلاقيّات ممارسة العلاقات العامّة الإعلاميّة.
• المشكلات المتكرّرة وكيفيّة التغلّب عليها.
• الدخول في القضايا الاجتماعية ... ودور المكاتب الإعلاميّة.
• الوظائف: البحث/التخطيط/الاتصال/التنسيق/التقويم.
• الاستفادة من الرأي العام.
• تطبيقات عمليّة.