تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في أساليب ومهارات التخطيط والتنظيم لأعمال السكرتارية وإدارة المكاتب، والذي يهدف إلى تطوير كفاءة موظفي السكرتارية ومساعدي الإدارة في مجالات التخطيط والتنظيم والضبط الإداري.

تلعب السكرتارية دورًا محوريًا في دعم الأداء المؤسسي من خلال تنسيق الأعمال اليومية، وإدارة المعلومات، وتنظيم الوقت والاجتماعات والوثائق، بما يعزز من كفاءة العمل الإداري ويضمن انسيابية العمليات داخل المؤسسة.

يركز البرنامج على إكساب المشاركين مهارات عملية في التخطيط للمكاتب، تنظيم سير العمل، إدارة الوقت، وتطبيق أساليب إدارية حديثة في أرشفة الملفات، إعداد الجداول، والتعامل مع الأولويات، مما يعزز فعالية دورهم كمحور دعم رئيسي للإدارة التنفيذية.

الفئة المستهدفة

• موظفو السكرتارية العامة والتنفيذية ومساعدو المدراء.
• العاملون في إدارة المكاتب والإدارات الإدارية.
• مسؤولو تنظيم الاجتماعات والمراسلات والمتابعة.
• الراغبون في اكتساب مهارات احترافية في تنظيم أعمال السكرتارية.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• إكساب المشاركين مهارات التخطيط والتنظيم في بيئة العمل المكتبية.
• تطوير مهارات إدارة الوقت والأولويات وفقًا لمتطلبات العمل.
• تحسين كفاءة تنظيم الاجتماعات، المراسلات، والملفات.
• تمكين المشاركين من استخدام أدوات تنظيم العمل المكتبي الحديثة.
• دعم التفكير المنهجي في معالجة المهام اليومية والروتينية.

• السكرتارية ودورها التنظيمي في بيئة العمل
  • الفرق بين السكرتارية العامة والتنفيذية
  • المسؤوليات الأساسية للسكرتير المحترف
  • أهمية التخطيط والتنظيم في العمل المكتبي
• مفاهيم الإدارة المكتبية الحديثة
  • تعريف المكتب ووظائفه
  • خصائص العمل المكتبي الفعّال
  • العلاقة بين السكرتارية والإدارة العليا
• أهمية التخطيط في إدارة المهام المكتبية
  • خطوات التخطيط الناجح
  • تحويل الأهداف إلى خطط عملية
  • الجدولة اليومية والأسبوعية للمهام
• تصميم خطط العمل المكتبية
  • إعداد خطط العمل قصيرة المدى
  • متابعة الإنجاز وتقييم الأداء
  • معالجة الانحرافات في تنفيذ المهام
• أساليب فعالة لإدارة الوقت
  • مصفوفة الأولويات (مهمة/عاجلة)
  • أدوات تنظيم الوقت للمكاتب (تقويمات – تطبيقات)
  • التعامل مع مضيعات الوقت
• التعامل مع ضغوط العمل وتعدد المهام
  • تنظيم العمل في ظل المهام المتداخلة
  • الحفاظ على التركيز في بيئة مكتبية نشطة
  • التوازن بين الجودة والسرعة في الإنجاز
• الإعداد الفعّال للاجتماعات
  • خطوات ما قبل الاجتماع
  • تنسيق الحضور وجدولة المواعيد
  • تجهيز المستندات وأماكن الاجتماعات
• تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة
  • كتابة محاضر الاجتماعات بدقة
  • متابعة تنفيذ القرارات الصادرة
  • التنسيق مع الأطراف المعنية
• تنظيم البريد الوارد والصادر
  • استقبال وتصنيف المراسلات
  • طرق توزيع البريد داخليًا
  • متابعة الردود وحفظ السجلات
• إعداد الرسائل والمذكرات الرسمية
  • أسلوب الكتابة الإدارية
  • صياغة الرسائل والمذكرات الداخلية
  • استخدام القوالب الرسمية والمهنية
• أنظمة تصنيف الملفات الورقية والإلكترونية
  • المعايير المستخدمة في التصنيف
  • الأرشفة حسب المواضيع أو التواريخ أو الأسماء
  • قواعد الوصول السريع للمعلومات
• الأرشفة الإلكترونية وضبط البيانات
  • برامج الأرشفة الشائعة
  • حماية الوثائق الإلكترونية
  • دورة حياة الوثيقة وإجراءات الإتلاف
• التواصل الفعّال داخل بيئة العمل
  • مهارات التحدث والاستماع الإداري
  • التعامل اللبق مع الزملاء والمديرين
  • احترام السلوك الوظيفي الرسمي
• الاتصال الكتابي الداخلي
  • رسائل التنسيق والمتابعة
  • مذكرات التذكير والتوثيق
  • تقارير الإنجاز والردود الرسمية
• دور السكرتارية في دعم متخذي القرار
  • إعداد ملخصات الاجتماعات
  • تقديم المعلومات الدقيقة للإدارة
  • تنظيم الجداول الزمنية والمواعيد
• التحلي بالسرية والمصداقية في العمل
  • التعامل مع المعلومات الحساسة
  • الثقة كعنصر أساسي في دور السكرتير
  • المحافظة على صورة المؤسسة من خلال السلوك الإداري