تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في "أمن الوثائق وحفظ المستندات الهامة" لتطوير معارف ومهارات العاملين في مجال إدارة الوثائق وحمايتها من الفقد أو التلف أو الوصول غير المصرح به.

يتناول البرنامج الأساليب الإدارية والتنظيمية والتقنية اللازمة لتصنيف المستندات، وتحديد مستويات حساسيتها، وضبط الوصول إليها، وحفظها وفق ضوابط واضحة تضمن سلامتها وسهولة استرجاعها عند الحاجة، كما يركز على إدارة الوثائق الورقية والرقمية، وضوابط التخزين والأرشفة، واستمرارية الوصول إلى السجلات المهمة، والتعامل مع مخاطر التسرب أو التلف أو الضياع، ويتعرف المشاركون كذلك على أسس بناء سياسات فعالة لأمن الوثائق، وتحديد المسؤوليات، ومتابعة الالتزام بإجراءات الحفظ والاسترجاع بما يتناسب مع طبيعة المؤسسة ومتطلباتها.

الفئة المستهدفة

• موظفو إدارة الوثائق والسجلات والأرشيف المسؤولون عن حفظ المستندات وتنظيمها وتأمينها.

• العاملون في الإدارات القانونية والإدارية والمالية والموارد البشرية التي تتعامل مع وثائق ومعلومات حساسة.

• مسؤولو أمن المعلومات وإدارة المخاطر والامتثال المعنيون بحماية الوثائق والسجلات المؤسسية.

• المديرون والمشرفون المكلفون بوضع سياسات حفظ المستندات وضبط الوصول إليها ومتابعة تطبيقها.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• التعرف على المبادئ الأساسية لأمن الوثائق وإدارة المستندات المهمة.

• فهم أساليب تصنيف الوثائق وتحديد مستويات حساسيتها وحقوق الوصول إليها.

• تطبيق أسس الحفظ الآمن للوثائق الورقية والرقمية وضمان سلامتها وسهولة استرجاعها.

• التعرف على المخاطر التي تهدد الوثائق ووضع الضوابط المناسبة للحد من الفقد أو التلف أو التسرب.

• تطوير سياسات وإجراءات مؤسسية واضحة لإدارة الوثائق وحمايتها طوال دورة حياتها.

• أساسيات أمن الوثائق وإدارة المستندات

  • مفهوم أمن الوثائق وأهميته في بيئة العمل المؤسسية.

  • أنواع المستندات وتصنيفها وفق طبيعتها وأهميتها.

  • دورة حياة الوثيقة من الإنشاء إلى الحفظ أو الإتلاف.

• تصنيف الوثائق ومستويات حساسيتها

  • معايير تحديد الوثائق المهمة والحساسة.

  • مستويات السرية والصلاحيات المرتبطة بكل مستوى.

  • تنظيم سجلات الوثائق وآليات الفهرسة والترميز.

• الحفظ الآمن للوثائق الورقية

  • متطلبات التخزين الآمن للمستندات والسجلات الورقية.

  • حماية الوثائق من الحريق والرطوبة والتلف والعوامل البيئية.

  • تنظيم الأرشيف وضبط عمليات الإيداع والاسترجاع.

• أمن الوثائق الرقمية

  • أسس حماية المستندات الإلكترونية والملفات الرقمية.

  • التحكم في صلاحيات الوصول والمشاركة والتعديل.

  • النسخ الاحتياطي وحماية البيانات من الفقد أو التلف.

• ضوابط الوصول إلى المستندات

  • تحديد المستخدمين المخولين بالاطلاع على الوثائق.

  • إدارة الصلاحيات وفق المسؤوليات الوظيفية.

  • تسجيل عمليات الوصول والتعديل والمشاركة والمراجعة.

• مخاطر أمن الوثائق

  • مخاطر فقدان الوثائق أو سرقتها أو تلفها.

  • مخاطر الوصول غير المصرح به وتسرب المعلومات.

  • تقييم المخاطر ووضع الضوابط الوقائية والتصحيحية.

• إدارة الوثائق أثناء الأزمات

  • حماية المستندات المهمة أثناء الطوارئ والكوارث.

  • خطط استمرارية الوصول إلى الوثائق والسجلات.

  • استعادة الوثائق بعد الحوادث وضمان سلامة المعلومات.

• سياسات وإجراءات حفظ المستندات

  • إعداد سياسة مؤسسية لأمن الوثائق وإدارة السجلات.

  • تحديد المسؤوليات والصلاحيات المتعلقة بالحفظ والاسترجاع.

  • ضوابط الاحتفاظ بالوثائق ومراجعة مدد الحفظ.

• التخلص الآمن من الوثائق

  • معايير تحديد الوثائق التي انتهت مدة الاحتفاظ بها.

  • أساليب الإتلاف الآمن للوثائق الورقية والرقمية.

  • توثيق عمليات الإتلاف وضمان عدم إمكانية استعادة المعلومات.

• حوكمة أمن الوثائق وتطوير أنظمة الحفظ

  • متابعة الالتزام بسياسات أمن الوثائق والسجلات.

  • مؤشرات قياس كفاءة أنظمة الحفظ والأرشفة.

  • تطوير إجراءات الحماية بما يتناسب مع المخاطر والتغيرات المؤسسية والتقنية.