تعتبر وظيفة السكرتارية من أهم الوظائف الإدارية في أي منظمة، حيث تتطلب مهارات تنظيمية عالية وقدرة على التواصل بفعالية مع مختلف الأطراف داخل وخارج المؤسسة. في دورة تنمية مهارات السكرتارية المعاصرة التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، سيتم تدريب المشاركين على كيفية تطوير مهاراتهم لتواكب التحديات المعاصرة التي يواجهها السكرتير في بيئة العمل الحديثة.

تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بأحدث الأساليب والأدوات في مجال السكرتارية، مع التركيز على تحسين الكفاءة التنظيمية، تعزيز مهارات الاتصال الكتابي والشفهي، إدارة الوقت بفعالية، وتطبيق تقنيات تكنولوجية تسهم في رفع الأداء. سيتمكن المشاركون من التعامل بكفاءة مع المهام الإدارية المعقدة واكتساب مهارات القيادة الصغيرة التي تعزز من أدائهم وتساهم في تحسين سير العمل في المنظمة.

الفئة المستهدفة

• السكرتيرون التنفيذيون والموظفون الإداريون في مختلف المؤسسات.
• العاملون في مجال الدعم الإداري الراغبون في تطوير مهاراتهم.
• الأشخاص الذين يرغبون في تحسين قدرتهم على إدارة الأعمال المكتبية والتواصل الفعّال.
• موظفو المكاتب والمديرون الذين يسعون لتطوير مهارات التنظيم والإدارة لديهم.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحسين كفاءتهم في أداء المهام الإدارية.
• تعزيز مهارات الاتصال الكتابي والشفهي للمشاركين بما يتناسب مع احتياجات السكرتارية الحديثة.
• تطوير مهارات إدارة الوقت والتنظيم لتسهيل العمل المكتبي وتحقيق أهداف المؤسسة.
• تدريب المشاركين على كيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة في أداء الأعمال المكتبية بفعالية.
• تمكين المشاركين من تعزيز مهارات القيادة والإدارة في إطار السكرتارية.

• مفهوم السكرتارية الحديثة وأهمية دورها في المؤسسة
  • دور السكرتير في بيئة العمل المعاصرة.
  • المهام الأساسية التي يتولاها السكرتير الحديث.
  • التحديات التي يواجهها السكرتير في بيئة العمل المعاصرة.
• مهارات التنظيم والتنسيق الفعّال
  • تقنيات تنظيم المواعيد وجدولة الأعمال.
  • إدارة الوثائق والمراسلات بطريقة احترافية.
  • تنسيق الاجتماعات والفعاليات المؤسسية.
• تعزيز مهارات الاتصال الداخلي والخارجي
  • التواصل الفعّال مع الفرق الداخلية.
  • إدارة العلاقات مع العملاء والموردين.
  • كتابة المراسلات الرسمية بطريقة احترافية.
• أدوات تكنولوجيا المعلومات المستخدمة في السكرتارية
  • تطبيقات إدارة المكاتب الحديثة (مثل البريد الإلكتروني، جداول الأعمال الإلكترونية، وبرامج إدارة المشاريع).
  • استخدام البرمجيات المكتبية لتحسين الكفاءة التنظيمية.
  • أدوات إدارة الوقت والمشاريع لتسريع الأعمال اليومية.
• تقنيات التواصل عبر الإنترنت
  • الاجتماعات عبر الإنترنت (الفيديو والاتصالات الصوتية).
  • استخدام منصات التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني في العمل.
  • المراسلات الفعّالة عبر الإنترنت.
• أمن البيانات وحماية المعلومات في العمل المكتبي
  • أهمية حفظ البيانات والمعلومات السرية.
  • أفضل ممارسات حماية المعلومات باستخدام التقنيات الحديثة.
  • استراتيجيات التعامل مع البيانات الحساسة في العمل.
• إدارة الوقت بفعالية
  • تقنيات إدارة الوقت لتحسين الأداء في بيئة العمل.
  • كيفية تحديد الأولويات وإعداد جدول زمني فعال.
  • التعامل مع المهام المتعددة والضغوط اليومية.
• استراتيجيات تحديد الأولويات في العمل المكتبي
  • كيفية ترتيب المهام بناءً على الأهمية والعاجلية.
  • أساليب لتقليل التشتت والتركيز على الأعمال الأساسية.
  • استخدام قوائم المهام والأدوات الإلكترونية لترتيب الأولويات.
• التعامل مع التحديات الزمنية والضغوط
  • استراتيجيات التعامل مع الضغط وتجنب الإرهاق.
  • كيفية تحسين الأداء في أوقات العمل المشددة.
  • تقنيات الحفاظ على الهدوء والتركيز في المواقف الصعبة.
• التواصل الكتابي في السكرتارية
  • كتابة تقارير، رسائل بريد إلكتروني، ومراسلات رسمية بطريقة احترافية.
  • صياغة المذكرات والتقارير الداخلية والخارجية.
  • كيفية استخدام لغة رسمية وفعّالة في الكتابة.
• التواصل الشفهي وإدارة الاجتماعات
  • كيفية التحضير للاجتماعات بشكل احترافي.
  • تقنيات القيادة الفعّالة أثناء الاجتماعات.
  • مهارات تقديم العروض وإدارة النقاشات داخل الاجتماعات.
• الاستماع الفعّال وإدارة المكالمات الهاتفية
  • أهمية الاستماع النشط في التواصل الفعّال.
  • كيفية إدارة المكالمات الهاتفية بشكل احترافي.
  • التعامل مع المكالمات الهاتفية الصعبة والتحديات.
• مهارات القيادة والإدارة في السكرتارية
  • تطوير مهارات القيادة الصغيرة وتنظيم الفرق.
  • إدارة الوقت والموارد في بيئة العمل المكتبي.
  • اتخاذ القرارات الفعّالة وتنفيذ المهام بكفاءة.
• التفاوض وحل النزاعات في العمل
  • تقنيات التفاوض مع الأطراف الداخلية والخارجية.
  • كيفية حل النزاعات بكفاءة وحفظ العلاقات المهنية.
  • استراتيجيات التفاعل مع الشخصيات الصعبة في العمل.
• تطوير الذات في مجال السكرتارية
  • أهمية التدريب المستمر لتطوير المهارات المهنية.
  • تقنيات تحسين الكفاءة الشخصية والإنتاجية.
  • كيف تصبح سكرتيرًا متطورًا في بيئة العمل الحديثة.