نظام حجز المكاتب هو نموذج لإدارة مكان العمل، يقوم فيه الموظفون بحجز المكاتب أو الغرف أو محطات العمل أو غيرها من موارد المكتب قبل وصولهم إلى مقر العمل. وعلى عكس المقاعد المخصصة، يفصل نظام حجز المكاتب بين الموظف ومساحة العمل الدائمة، ويخصص المساحات وفقاً للطلب الفعلي.
بالنسبة إلى مديري الموارد البشرية، ومتخصصي التعلم والتطوير، وأصحاب الأعمال، وقادة الفرق، يُعد نظام حجز المكاتب أيضاً مسألة مرتبطة بتخطيط القوى العاملة. ويعتمد نجاحه على مهارات الموظفين، وإجراءات الحجز، والأدوات الرقمية، وسياسات مكان العمل، والتواصل، ومعايير الأداء القابلة للقياس.
ما هو نظام حجز المكاتب ولماذا يهم المؤسسات؟نظام حجز المكاتب هو نظام مخطط لتخصيص مساحات العمل، حيث يحجز الموظفون موارد المكتب وفقاً لاحتياجات العمل. ويساعد النظام على تحسين استخدام المساحات، ودعم العمل الهجين، والتحكم في تكاليف مكان العمل، ويتطلب سياسات واضحة وتقنيات مناسبة ومهارات للموظفين ومقاييس للأداء.
في المكاتب التقليدية، يتم تخصيص مكتب لكل موظف. أما نظام حجز المكاتب فيلغي هذا التخصيص الثابت، ويتعامل مع مساحات العمل باعتبارها موارد مشتركة داخل المؤسسة.
يحجز الموظف مكتباً لتاريخ ووقت محددين. ويسجل النظام الحجز ويجعل مساحة العمل غير متاحة للموظفين الآخرين خلال تلك الفترة.
ويختلف هذا النموذج عن المكاتب غير المخصصة (Hot Desking). فعادةً ما يعمل نظام المكاتب غير المخصصة وفق مبدأ أسبقية الوصول، بينما يعتمد نظام حجز المكاتب على الحجوزات المسبقة وقواعد واضحة لتحديد مدى توفر المساحات.
ويتمثل الهدف الرئيسي للأعمال عادةً في تحسين استخدام المساحات المادية. فعلى سبيل المثال، إذا كانت لدى مؤسسة 500 موظف، بينما يحضر 300 موظف فقط إلى المكتب يومياً، فلا تحتاج المؤسسة إلى 500 مكتب مخصص بشكل دائم إذا كانت أنماط الحضور قابلة للتنبؤ.
كما يربط نظام حجز المكاتب بين إدارة مكان العمل وتطوير مهارات الموظفين. إذ يحتاج الموظفون إلى مهارات الحجز الرقمي، والتواصل، والتعاون، والقدرة على العمل بكفاءة في بيئات ومواقع عمل مادية متغيرة.
وتستخدم قطاعات مثل تكنولوجيا المعلومات، والتمويل، والرعاية الصحية، والاستشارات، والاتصالات، والخدمات المهنية نماذج أماكن العمل المشتركة، لأن أنماط العمل غالباً ما تختلف بين الأقسام والوظائف.
كيف يعمل نظام حجز المكاتب في بيئة الشركات؟يعمل نظام حجز المكاتب من خلال دورة محددة تشمل تحليل الطلب، وتصنيف مساحات العمل، ووضع قواعد الحجز، وإعداد التقنية، وتدريب الموظفين، والتنفيذ، والمراقبة، والتحسين. وترتبط كل مرحلة بالطاقة الاستيعابية لمكان العمل وحضور الموظفين والمتطلبات التشغيلية ونتائج الأعمال القابلة للقياس.
تبدأ العملية ببيانات مكان العمل. حيث تحلل المؤسسات معدلات الحضور، وإشغال المكاتب، واستخدام غرف الاجتماعات، وجداول الفرق، ومتطلبات العملاء، وأنماط العمل المختلفة بين الأقسام.
في المرحلة الثانية، يتم تصنيف الموارد المتاحة. وتشمل مساحات العمل المكاتب العادية، والمكاتب التنفيذية، وغرف الاجتماعات، ومناطق التعاون، والغرف الهادئة، ومساحات المشاريع، والمرافق المتخصصة.
في المرحلة الثالثة، يتم وضع قواعد الحجز. وتحدد هذه القواعد الأشخاص المسموح لهم بحجز مساحة عمل، والمدة التي يمكن خلالها إجراء الحجز مسبقاً، وفترات الإلغاء، والحد الأقصى لمدة الحجز، ومتطلبات الأولوية.
في المرحلة الرابعة، يتم إدخال تقنية الحجز. حيث تعمل منصة إدارة مكان العمل على تسجيل مدى توفر المساحات، والحجوزات، والإلغاءات، ونسب الإشغال، ومعدلات استخدام الموارد.
في المرحلة الخامسة، يتم التركيز على قدرات الموظفين. ويشرح التدريب كيفية البحث عن مساحات العمل، وإنشاء الحجوزات، وتعديلها، وإلغاء الحجوزات غير المستخدمة، والالتزام ببروتوكولات مكان العمل.
في المرحلة السادسة، يتم تطبيق النظام من خلال تنفيذ منضبط. ويمكن لقسم أو موقع معين تشغيل النظام كتجربة أولية قبل تطبيقه على مستوى المؤسسة بالكامل.
في المرحلة السابعة، يتم قياس الأداء. حيث تراجع فرق الموارد البشرية، وإدارة المرافق، وتكنولوجيا المعلومات، ومديرو الأعمال معدلات الاستخدام، ونشاط الحجوزات، وملاحظات الموظفين، وطلبات الدعم، ومؤشرات الإنتاجية.
أما المرحلة الأخيرة فهي التحسين. إذ تقوم المؤسسات بتعديل سعة مساحات العمل، وقواعد الحجز، ومحتوى التدريب، والسياسات وفقاً للطلب الفعلي والبيانات التي تم قياسها.
يجمع نظام حجز المكاتب الفعال بين تخطيط مساحات العمل، وتقنيات الحجز، وسياسات مكان العمل، وقدرات الموظفين، ومعايير التواصل، وحوكمة البيانات، وقياس الأداء. ويجب أن تعمل هذه المكونات معاً، لأن التقنية وحدها لا تضمن الاستخدام الفعال لمساحات العمل.
تصنيف مساحات العمليجب تحديد الغرض من كل مساحة عمل بشكل واضح. فمحطة العمل العادية مخصصة للعمل الفردي، بينما تدعم منطقة التعاون الأنشطة الجماعية، وتُستخدم غرفة الاجتماعات للمناقشات المجدولة.
ويساعد التصنيف الواضح على منع الموظفين من حجز موارد غير مناسبة لاحتياجاتهم.
تقنية الحجزيوفر نظام الحجز الواجهة التشغيلية لإدارة المساحات. وتشمل الوظائف الأساسية البحث عن مساحات العمل، وتقويمات التوفر، والحجوزات، والإلغاءات، والإشعارات، وضوابط الوصول، وإعداد التقارير.
كما يساعد التكامل مع تقاويم الموظفين على تحسين التنسيق بين حجوزات مساحات العمل والاجتماعات.
سياسات مكان العملتحدد السياسات الحدود التشغيلية للنظام. وتشمل فترات الحجز، وقواعد الإلغاء، وسياسات عدم الحضور، وأولوية الوصول، ومتطلبات الزوار، واستخدام المعدات، وقواعد السلوك في المساحات المشتركة.
مهارات الموظفينيحتاج الموظفون إلى مهارات رقمية وإدارية عملية، مثل إدارة التقويمات، والتعامل مع المستندات، والجدولة، والتواصل، وتحديد الأولويات، واستخدام تقنيات التعاون، وإدارة سير العمل.
وينبغي للمؤسسات تحديد هذه المهارات من خلال تقييمات الكفاءة قبل تصميم برامج التدريب.
وبالنسبة إلى الموظفين الذين يعملون بين البيئات المادية والافتراضية، فإن المهارات التي يجب تعلمها للعمل عن بُعد توفر أيضاً مرجعاً مفيداً عند تقييم القدرات الأوسع المطلوبة للعمل المرن.
البيانات وإعداد التقاريرينتج نظام حجز المكاتب بيانات تشغيلية مهمة. وتشمل المؤشرات المفيدة معدل إشغال المكاتب، وتكرار الحجوزات، ومعدلات الإلغاء، ومعدلات عدم الحضور، وفترات ذروة الطلب، والطاقة الاستيعابية غير المستخدمة، ومعدلات استخدام الموارد.
ويستخدم المديرون هذه المؤشرات لمواءمة الطاقة الاستيعابية للمساحات المادية مع الطلب الفعلي للأعمال.
ما أهم إيجابيات وسلبيات نظام حجز المكاتب للمؤسسات؟تشمل المزايا الرئيسية تحسين استخدام المساحات، ومرونة تخصيص أماكن العمل، وتحسين تخطيط الطاقة الاستيعابية، وإمكانية التحكم في التكاليف. أما أبرز السلبيات فتشمل تعقيد الحجوزات، ومقاومة الموظفين، والاعتماد على التقنية، ومحدودية توفر المساحات، وضعف التنفيذ في حال غياب الحوكمة الواضحة.
ما مزايا نظام حجز المكاتب؟يعمل نظام حجز المكاتب على تحسين وضوح الطلب على مساحات العمل. ويمكن للمديرين تحديد الأوقات التي تكون فيها المكاتب وغرف الاجتماعات ومناطق التعاون قليلة الاستخدام أو محجوزة بشكل زائد.
كما يدعم النظام تخطيط القوى العاملة الهجينة، إذ تستطيع المؤسسات مواءمة الموارد المادية مع الحضور المتوقع بدلاً من ربط المساحات بعدد الموظفين بشكل دائم.
ويصبح استخدام المساحات قابلاً للقياس. فعلى سبيل المثال، يستطيع فريق إدارة المرافق مقارنة عدد المكاتب المتاحة بالحجوزات الفعلية ونسب الإشغال.
ويدعم النموذج أيضاً التعاون بين مختلف الوظائف والأقسام. إذ يمكن للفرق حجز المساحات المشتركة عندما تتطلب أعمال المشاريع التعاون حضورياً.
ومن الناحية المالية، يساعد الاستخدام الأفضل للمساحات على اتخاذ قرارات مستندة إلى البيانات. ويمكن للمؤسسات تقييم مدى توافق المساحات الحالية مع احتياجات القوى العاملة قبل التوسع في المكاتب أو تقليصها.
ما سلبيات نظام حجز المكاتب؟تضيف أنظمة الحجز إجراءات إدارية جديدة. إذ يتعين على الموظفين التخطيط لاحتياجاتهم من مساحات العمل بدلاً من استخدام مكتب مخصص لهم تلقائياً.
كما يمكن أن يؤدي ضعف تصميم النظام إلى زيادة الصعوبات. فالواجهات المعقدة، ومعلومات التوفر غير الدقيقة، والإشعارات غير الموثوقة قد تقلل من اعتماد الموظفين على النظام.
وتُعد فترات ارتفاع الطلب تحدياً آخر. فإذا احتاج عدد كبير من الموظفين إلى استخدام المكتب في اليوم نفسه، فقد تصبح محطات العمل المتاحة محدودة.
وتعتمد تجربة الموظف أيضاً على مستوى الاتساق في بيئة العمل. فوجود مكتب يفتقر إلى الشاشة المطلوبة، أو البرامج المناسبة، أو المعدات المريحة، أو الاتصال الجيد بالشبكة يمكن أن يقلل من فعالية العمل.
لذلك، يمثل التدريب جزءاً أساسياً من عملية التنفيذ. فطرح نظام تقني دون توفير تدريب منظم يترك الموظفين أمام مسؤولية اكتشاف الإجراءات بأنفسهم.
كيف ينبغي للمؤسسات تدريب الموظفين على نظام حجز المكاتب؟ينبغي أن يجمع تدريب حجز المكاتب بين العروض العملية، والتدريبات القائمة على السيناريوهات، وسير العمل الرقمي، وتعليم السياسات، والتقييمات. ويجب أن يقيس التدريب قدرة الموظفين على إجراء الحجوزات، وإدارة التغييرات، واستخدام الموارد المشتركة، واتباع إجراءات مكان العمل دون مساعدة تشغيلية.
يبدأ التدريب بتحليل الأدوار الوظيفية.
يحتاج الموظفون الذين يحجزون المكاتب إلى مهارات أساسية في استخدام النظام والجدولة. بينما يحتاج قادة الفرق إلى مهارات إضافية في تخطيط الطاقة الاستيعابية والتنسيق. أما فرق إدارة المرافق فتحتاج إلى مهارات إدارية وقدرات على إعداد التقارير.
ويمكن أن يتضمن البرنامج المنظم ورش عمل، ووحدات تعليمية إلكترونية، وتعلماً مدمجاً، ومحاكاة، ولعب أدوار، وتقييمات في بيئة العمل.
ويمكن للمحاكاة أن تمثل يوم اثنين يشهد طلباً مرتفعاً على مساحات العمل. ويحصل المشاركون على متطلبات حضور مختلفة، ثم يتعين عليهم حجز مساحات العمل المناسبة مع الالتزام بسياسات الحجز.
ويمكن للتعلم القائم على الحالات أن يعرض حالة قسم يتجاوز فيه الطلب على المكاتب الطاقة الاستيعابية المتاحة. ويقوم المشاركون بتحليل بيانات الإشغال واقتراح تعديلات على الجدولة أو تخصيص مساحات العمل.
كما يمكن أن يتناول لعب الأدوار مواقف شائعة في مكان العمل، مثل قيام موظف بإلغاء حجز في وقت متأخر، أو حاجة موظف آخر إلى معدات متخصصة، أو حاجة مدير إلى مساحة لفريق مشروع.
ويجب أن يركز التقييم على التطبيق العملي وليس الحفظ.
ويمكن للمؤسسات تقييم دقة الحجوزات، والالتزام بالسياسات، وقرارات الجدولة، وتخصيص الموارد، وجودة التواصل، والاستجابة لسيناريوهات مكان العمل.
كما ينبغي أن يرتبط محتوى التدريب بالقدرات الإدارية الأوسع. ويمكن أن تغطي دورات التدريب في إدارة المكاتب مجالات مثل الجدولة، وإدارة المستندات، والتواصل، والإدارة الرقمية، وتنسيق سير العمل، وتنظيم مكان العمل.
يتطلب نجاح نظام حجز المكاتب مهارات في الثقافة الرقمية، والجدولة، والتواصل، وتحديد الأولويات، والتعاون، وتفسير البيانات، والتنسيق الإداري. وتشمل الأدوات الداعمة منصات الحجز، والتقويمات، ولوحات معلومات مكان العمل، وأنظمة التعاون، وأنظمة التحكم في الوصول، وتطبيقات إعداد التقارير.
تساعد الثقافة الرقمية الموظفين على استخدام تقنيات مكان العمل والتنقل بينها بكفاءة.
وتساعد مهارات الجدولة الموظفين على مواءمة احتياجاتهم من مساحات العمل مع الاجتماعات، وأنشطة الفرق، وخطط الحضور.
وتقلل مهارات التواصل من تعارضات الحجوزات. ويحتاج الموظفون إلى أساليب واضحة للتواصل بشأن التغييرات، ومتطلبات الموارد المشتركة، وجداول الفرق.
ويساعد تحديد الأولويات الموظفين على التمييز بين متطلبات مساحة العمل الأساسية والتفضيلات الشخصية.
ويُعد تفسير البيانات مهماً للمديرين. إذ توضح تقارير الإشغال الأنماط التي تدعم القرارات المتعلقة بالطاقة الاستيعابية، والسياسات، وتصميم مكان العمل.
ويربط التنسيق الإداري بين الموظفين، وإدارة المرافق، والموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، والإدارة.
ويمكن تطوير هذه القدرات من خلال التعلم المؤسسي المنظم. ويمكن لإطار الكفاءات تصنيف كل مهارة إلى مستوى أساسي أو متوسط أو متقدم، وربط كل مستوى بسلوك وظيفي يمكن ملاحظته وقياسه.
ما نتائج الأعمال التي ينبغي للمؤسسات قياسها؟ينبغي للمؤسسات قياس نظام حجز المكاتب من خلال استخدام مساحات العمل، والالتزام بالحجوزات، ومعدلات عدم الحضور، ومعدلات الإلغاء، واعتماد الموظفين للنظام، وطلبات الدعم، وتكلفة مساحة العمل المشغولة، ومؤشرات الإنتاجية، ومستويات تجربة الموظفين. وتربط هذه المقاييس نشاط مكان العمل بالأداء التشغيلي.
يقيس استخدام مساحات العمل نسبة الطاقة الاستيعابية المتاحة التي يتم استخدامها فعلياً.
ويقيس الالتزام بالحجوزات مدى اتباع الموظفين لإجراءات الحجز المعتمدة.
وتحدد معدلات عدم الحضور الحجوزات التي لم يتم استخدامها.
وتوضح معدلات الإلغاء مدى تكرار تغير احتياجات الموظفين المخطط لها من مساحات العمل.
ويقيس الاعتماد نسبة الموظفين المؤهلين الذين يستخدمون النظام بشكل فعلي.
وتكشف طلبات الدعم عن المشكلات التقنية أو مشكلات الإجراءات.
وتربط تكلفة مساحة العمل المشغولة بين الإنفاق على مكان العمل والاستخدام الفعلي للمساحات.
وتوفر مؤشرات تجربة الموظفين ملاحظات منظمة حول توفر مساحات العمل، والتقنية، والمعدات، والإجراءات الإدارية.
وينبغي أن يعتمد العائد على الاستثمار (ROI) على مدخلات ومخرجات قابلة للقياس. ويقارن نموذج أساسي لعائد الاستثمار في مكان العمل بين تكاليف التنفيذ والتشغيل وبين الوفورات القابلة للقياس ومكاسب الإنتاجية.
فعلى سبيل المثال، يمكن للمؤسسة مقارنة تكاليف مساحة العمل السنوية قبل التطبيق وبعده، مع متابعة معدلات الإشغال ومستوى أداء الخدمات.
ولا ينبغي قياس الإنتاجية من خلال الحضور فقط. وتشمل المؤشرات المناسبة إنجاز المهام، ومدة تقديم الخدمات، وتسليم المشاريع، وكفاءة الاجتماعات، ومؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالأقسام.
ما فرق الشركات والقطاعات التي تستخدم نظام حجز المكاتب؟يناسب نظام حجز المكاتب المؤسسات التي لديها طلب متغير على أماكن العمل، أو جداول عمل هجينة، أو موظفون متنقلون، أو فرق مشاريع، أو مواقع مكتبية متعددة. وتشمل الجهات المستخدمة له عادةً قطاعات تكنولوجيا المعلومات، والتمويل، والاستشارات، والإدارة الصحية، والاتصالات، والخدمات المهنية، ووظائف الدعم المؤسسي.
تستخدم فرق الموارد البشرية بيانات نظام حجز المكاتب لفهم أنماط حضور الموظفين.
وتستخدم فرق إدارة المرافق هذه البيانات لتخطيط الطاقة الاستيعابية للمساحات وتخصيص الموارد.
وتدعم فرق تكنولوجيا المعلومات منصات الحجز، وإدارة هويات المستخدمين وصلاحيات الوصول، وعمليات التكامل، والبنية التحتية التقنية.
وتعمل فرق التعلم والتطوير على بناء المهارات اللازمة لتبني بيئة العمل الرقمية.
ويستخدم قادة الفرق الحجوزات لتنسيق أيام التعاون وأنشطة المشاريع.
وتحلل فرق المالية الإنفاق على مكان العمل ومستويات استخدام المساحات.
وتستخدم شركات الاستشارات مساحات العمل المشتركة للموظفين الذين يقضون وقتاً كبيراً مع العملاء.
وتستخدم شركات التكنولوجيا نظام حجز المكاتب لدعم الفرق الهجينة والتعاون القائم على المشاريع.
كما يمكن لفرق الإدارة في المؤسسات الصحية تطبيق مبادئ مشابهة في المكاتب غير السريرية، حيث يعمل الموظفون وفق جداول مختلفة ويستخدمون موارد مشتركة.
ما المشكلات الشائعة التي تمنع نظام حجز المكاتب من تحقيق النتائج؟تشمل أكثر المشكلات شيوعاً عدم وضوح الأهداف، وضعف تقنيات الحجز، وقلة تدريب الموظفين، وعدم دقة بيانات الإشغال، والسياسات العامة غير الملائمة، وعدم كفاية الطاقة الاستيعابية لمساحات العمل، وعدم قياس نتائج الأعمال. ويتطلب التنفيذ الفعال حوكمة واضحة، وتعلماً عملياً، ومراجعة مستمرة للأداء.
من المفاهيم الخاطئة الشائعة اعتبار نظام حجز المكاتب مجرد مشروع لإدارة المرافق. فهو في الواقع نموذج تشغيلي متعدد الوظائف يشارك فيه قسم الموارد البشرية، وإدارة المرافق، وتكنولوجيا المعلومات، والمالية، والمديرون، والموظفون.
ومن المفاهيم الخاطئة أيضاً الاعتقاد بأن البرامج تحل مشكلات التبني. فالتقنية تسجل الحجوزات، لكن الموظفين ما زالوا بحاجة إلى المهارات والإجراءات الواضحة.
كما يمثل التدريب العام مشكلة أخرى. فقد يتعلم الموظفون وظائف النظام دون فهم قواعد العمل التي تنظم استخدام مساحات العمل المشتركة.
ويؤدي غياب بيانات خط الأساس إلى إضعاف تحليل العائد على الاستثمار. لذلك تحتاج المؤسسات إلى قياسات سابقة للتنفيذ تتعلق بالإشغال، وتكاليف المساحات، والحضور، وأداء خدمات مكان العمل.
كما يؤدي تجاهل سير عمل الموظفين إلى خلق صعوبات تشغيلية. إذ يجب أن تعكس عملية الحجز الطريقة التي تعمل بها الفرق فعلياً.
وتتمثل مشكلة أخرى في التعامل مع التدريب باعتباره نشاطاً لمرة واحدة. فالموظفون الجدد، وتغييرات السياسات، وتحديثات البرامج، وإعادة هيكلة المؤسسة تتطلب جميعها تعلماً مستمراً.
ماذا ينبغي أن تتضمن قائمة التحقق لتنفيذ نظام حجز المكاتب؟ينبغي أن تغطي قائمة التحقق الخاصة بنظام حجز المكاتب أهداف العمل، وتحليل القوى العاملة، وحصر مساحات العمل، وقواعد الحجز، والتقنية، وتدريب الموظفين، والاختبار التجريبي، والتواصل، ومؤشرات الأداء الرئيسية، والحوكمة، والتحسين المستمر. ويجب أن يكون لكل عنصر مسؤول محدد، ومخرج قابل للقياس، وموعد نهائي للتنفيذ.
تحليل الأعمال والقوى العاملةيربط نظام حجز المكاتب بين التخطيط المادي لمكان العمل وقدرات القوى العاملة، لأن الموظفين يحتاجون إلى استخدام الأنظمة الرقمية، وتنسيق الجداول، والتواصل بين الفرق، وإدارة الموارد المشتركة. ويحوّل التدريب هذه المتطلبات إلى سلوكيات وظيفية وكفاءات تشغيلية قابلة للقياس.
يعتمد نموذج التنفيذ الأقوى على التعامل مع التقنية والسياسات والمهارات كنظام تشغيلي واحد.
تحدد الموارد البشرية متطلبات القوى العاملة. وتتولى إدارة المرافق إدارة الموارد المادية. وتدير تكنولوجيا المعلومات البنية التحتية الرقمية. وتعمل إدارة التعلم والتطوير على بناء قدرات الموظفين. بينما يعزز المديرون الالتزام بالإجراءات من خلال العمليات اليومية.
ويؤدي هذا النموذج التعاوني إلى تحديد المسؤوليات بشكل أوضح.
استكشف المزيد من رؤى الخبراء:
كيفية تدوين محاضر الاجتماعات: التنسيق، النموذج، والأخطاء الشائعة
كما يدعم تطوير القوى العاملة بما يتجاوز مجرد حجز المكاتب. فالمهارات نفسها تنطبق على العمل عن بُعد، والتعاون الهجين، والإدارة الرقمية، وإدارة الاجتماعات، والجدولة، والتوثيق، والعمل الجماعي الافتراضي.
والنتيجة هي وجود ارتباط قابل للقياس بين تصميم مكان العمل وأداء الموظفين.
لذلك، يعمل نظام حجز المكاتب بأفضل صورة عندما تقيم المؤسسات كلاً من كفاءة استخدام المساحات وقدرات القوى العاملة. فالتنفيذ الناجح لا يقتصر على تقليل عدد المكاتب غير المستخدمة، بل ينشئ نظاماً منظماً لمكان العمل تعمل فيه الموارد، والتقنية، وسلوك الموظفين، وأهداف الأعمال معاً.