تغيرت مؤشرات المشتريات من كونها تهدف إلى توفير التكاليف إلى كونها مولدًا استراتيجيًا للقيمة في بيئة الأعمال الديناميكية اليوم. حتى إذا كانت تقليص التكاليف هي الأولوية القصوى، فإن نجاح المشتريات الحديث لم يعد يُقاس فقط من خلال النتائج المالية بل أيضًا من خلال أداء الموردين، الاستدامة، وإدارة المخاطر. وهذا يعني أن هذه المؤشرات تعكس المساهمة العامة للمشتريات في الكفاءة، الابتكار، والمرونة، والتركيز عليها سيضمن أن استراتيجيات المشتريات في المؤسسة تُؤتي ثمارها على المدى الطويل وتتوافق مع الأهداف طويلة المدى.
تشير مؤشرات المشتريات الأساسية إلى مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس أو تقييم الفعالية، الكفاءة، والنجاح العام:
تقدم هذه المؤشرات معلومات حيوية حول عملية المشتريات بشكل عام بالنسبة للمؤسسة فيما يتعلق بـ أداء الموردين، التحكم في التكاليف، الامتثال، والتوافق مع الأهداف الاستراتيجية الأخرى مثل الاستدامة، إدارة المخاطر، والابتكار.
تتبع هذه المؤشرات مجالات التحسين من خلال تحسين العمليات و التواصل حول الفوائد التي تقدمها المشتريات للمؤسسة بالإضافة إلى توفير التكاليف. أداء توصيل الموردين، وقت دورة المشتريات، الإنفاق تحت الإدارة، و الامتثال لأهداف الاستدامة هي أمثلة على هذه المؤشرات.
بعض الأمثلة على مؤشرات المشتريات الأساسية هي:
مؤشرات التكاليف
أحد مؤشرات التكاليف المعترف بها هو توفير التكاليف، والذي يشير إلى تقليص التكاليف خلال فترة زمنية أو ضد ميزانية معينة. تجنب التكاليف يشير إلى إجراء يتم لمنع زيادة الأسعار أو للحصول على شروط أفضل للصفقة. هذه تقيس مدى أداء عمليات المشتريات من حيث الجوانب الاقتصادية.
مؤشرات الكفاءة
يتم قياس سرعة وموثوقية عملية المشتريات من خلال مؤشرات الكفاءة. وقت دورة المشتريات يقيس الوقت بين طلب الشراء وتلبية الحاجة الفعلية. دقة أوامر الشراء تقيس دقة الأوامر بدون أخطاء، مما يزيد من كفاءة سير العمل ويقلل من التأخيرات.
مؤشرات أداء الموردين
مؤشرات أداء الموردين تسلط الضوء على النظام المتعلق بموثوقية الموردين وجودتهم. معدل التسليم في الوقت المحدد يقيس النسبة المئوية للتسليمات التي تمت في الوقت المحدد، بينما يقيس معدل العيوب لدى الموردين جودة السلع أو الخدمات. دراسة الامتثال للعقود تقيس مدى التزام الموردين بالشروط المتفق عليها.
مؤشرات إدارة المخاطر
تساعد مؤشرات إدارة المخاطر في التحضير والتعامل مع الاضطرابات المحتملة. تقييم المخاطر للموردين يقيس استقرار الموردين وامتثالهم، بينما مؤشر اضطرابات سلسلة الإمداد يقيس عدد الاضطرابات في مرونة الأعمال و الاستعداد.
مؤشرات إدارة الإنفاق
يعكس التحكم في التكاليف من خلال الإنفاق تحت الإدارة (SUM)، وهو النسبة المئوية من الإنفاق المؤسسي الذي يشرف عليه فريق المشتريات. الإنفاق غير المعتمد يحدد النفقات غير المصرح بها ويعطي صورة عن المجالات التي تحتاج إلى إطار حوكمة أكثر تشددًا.
مؤشرات التنوع في الموردين
تشجع مؤشرات التنوع على الشمولية والابتكار. تقيس النسبة المئوية لتنوع الموردين (أي الإنفاق مع الموردين الصغار والأقلية) وعدد الموردين المتنوعين والعلاقات بين هذه الشراكات.
من الضروري التفكير فيما وراء قياس التوفير للحصول على فهم شامل لما يمكن أن تخلقه المشتريات من قيمة. من خلال تعزيز العلاقات مع الموردين، والمرونة في سلسلة الإمداد، ودعم أهداف الاستدامة، يمكن اتخاذ مقاييس أوسع مثل الابتكار، و رضا الأطراف المعنية، و إدارة المخاطر لتحقيق قدرات النمو على المدى الطويل التي تتوافق فقط مع الأهداف الاستراتيجية وتساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.
يتم قياس النجاح بعد تقليص التكاليف لتحقيق مزايا متنوعة:
يفتح المجال لرؤية أثر أوسع للمشتريات يشمل أداء الموردين، الجودة، و الابتكار وليس مجرد تقليص التكاليف.
يعزز الشراكة المستدامة مع الموردين للمزايا المتبادلة طويلة المدى استنادًا إلى موثوقية التسليم و الامتثال للعقود.
يقيم مؤشرات إدارة المخاطر للمساعدة في منع الاضطرابات المحتملة وضمان المرونة في سلسلة الإمداد.
يتتبع التقدم نحو أهداف الاستدامة ويضمن أن الأنشطة الشرائية متوافقة مع العوامل البيئية و الاجتماعية.
يحفز التطور المستمر ويدعم الحفاظ على الميزة السوقية من خلال مقارنة الحلول التعاونية المبتكرة مع الموردين.
دعونا نستعرض بعض الاستراتيجيات الهامة لقياس النجاح بعد تقليص التكاليف:
تتبع أداء الموردين
يجب أن تشمل هذه المحددات قياس التسليم في الوقت المحدد، جودة المنتج، و الامتثال للعقود. هذا يعزز التوقعات الجيدة بأن المورد سيلبي العناصر المحددة وبالتالي يعزز العلاقة طويلة المدى.
تقييم وقت دورة المشتريات
من الطلب الأولي إلى لحظة التسليم، يجب أن يتم قياس الوقت المستغرق لتحقيق عمليات أسرع وأكثر كفاءة. هذه التحسينات تجعل العمليات أكثر كفاءة و استجابة.
قياس الإنفاق تحت الإدارة (SUM)
تتبع النسبة المئوية للإنفاق الإجمالي الذي يديره فريق المشتريات بشكل نشط، حيث يمكّن من التحكم الأفضل في المشتريات والتوافق مع الأهداف الاستراتيجية.
التركيز على إدارة المخاطر
يجب إجراء تقييمات مخاطر الموردين بشكل روتيني إلى جانب مراقبة الاضطرابات للحفاظ على مرونة سلسلة الإمداد.
مراقبة مؤشرات الاستدامة
تشمل قرارات المشتريات قياس الأثر البيئي والاجتماعي، والتي تتضمن أساسًا المشتريات الصديقة للبيئة وتأثيرات انبعاثات الكربون.
تتبع مساهمة الابتكار
يقيس مدى تشجيع المشتريات للابتكار في المنتجات أو الخدمات الجديدة مع الموردين، مما يعزز التحسين المستمر ويحافظ على الميزة التنافسية.
نناقش هنا أنواعًا مختلفة من توفير المشتريات:
توفير العمليات:
تقليص التكاليف لتحسين جميع عمليات الشراء مثل تبسيط و تقليص الوقت و أتمتة هذه الأنشطة.
تجنب التكاليف:
تدابير احترازية ضد زيادة الأسعار أو شروط غير مواتية مستقبلًا.
توفير التكاليف:
توفير حقيقي من خلال تخفيض الأسعار أو العثور على موردين أقل تكلفة.
توفير إدارة الموردين:
توفير من خلال تحسين إدارة العلاقات مع الموردين مثل دمج الموردين و الخصومات على الكميات وتحسين أداء الموردين.
في النهاية، يعد القياس الصحيح باستخدام مؤشرات المشتريات بعد توفير التكاليف أمرًا بالغ الأهمية لفهم أداء الموردين و الاستدامة و إدارة المخاطر، مما ي-align الأعمال مع الأهداف طويلة المدى