من المهم أن يتبع مدراء المشاريع بعض المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع في عملية التخطيط والتنفيذ وإنهاء المشروع بنجاح، وهو ما يجعل إدارة المشاريع عملية فعلية. هذا يعني أن المشاريع يجب أن تكتمل وفقًا للوقت المحدد دون تجاوز التكلفة المحددة وإرضاء تصورات المعنيين.
من خلال تطبيق هذه القواعد الأساسية لإدارة المشاريع، قد يكون بإمكان المشرفين على المشاريع زيادة كفاءتهم وتعزيز احتمالية نجاح المشروع بدرجة أكبر. الأهداف الواضحة والتركيز عليها، والتفاعل مع الأشخاص المعنيين، وإدارة المجهولات، وضمان سلوك جميع الأفراد المعنيين بشكل منتج يؤدي إلى تنفيذ المشاريع من خلال تلبية احتياجات المعنيين وتحقيق أهداف المنظمة المحددة.
إنشاء أهداف محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وموقوتة (SMART) يمكن متابعتها ضمن المشروع.
في بداية المشروع، يتم إجراء تحليل شامل للمعنيين لتحديد اللاعبين الرئيسيين في المشروع. يجب أيضًا إشراك أي معنيين آخرين الذين تحتاج احتياجاتهم وتوقعاتهم إلى الفهم والوفاء بها.
إعداد خطة مشروع شاملة تحدد نطاق المهام، وتوقيت تنفيذها، والموارد المتاحة، ومن سيكون مسؤولًا عن ماذا ومتى.
كن دقيقًا عند تعريف نطاق المشروع لتقليل التغييرات غير الضرورية في النطاق، مما يعزز تحقيق الأهداف المشتركة للمساهمين.
ابحث عن التهديدات أو التحديات المحتملة بمجرد اكتشافها، واحرص على جمع أكبر قدر ممكن من المعلومات عنها لتقييم الأثر المحتمل وإيجاد حلول لمنع حدوث أي عواقب سلبية.
استخدام جميع الموارد بشكل فعال، بما في ذلك الموارد البشرية والفيزيائية والمالية، لتحقيق إتمام المشروع بنجاح.
من الضروري أن يبقى جميع أعضاء الفريق والأشخاص المعنيين على اتصال دائم ويتواصلوا مع بعضهم البعض.
تأكد من مراقبة تقدم المشروع وفقًا للمؤشرات المحددة لتحديد مستوى التقدم وإجراء تحسينات في حال تأخر الأداء.
يجب أن يكون المعنيون مستعدين للتفاعل مع التغييرات وأن يعبروا عن أي تحفظات قد تكون لديهم بشأن خطة المشروع.
يجب تنفيذ بعض طرق ضمان الجودة لضمان تلبية التزامات المشروع وفقًا للمعايير المحددة واحتياجات المعنيين.
من الضروري استخدام مهارات وإبداع الفريق لبناء مجموعة فعّالة، حيث يجب ترحيب وتشجيع جميع المساهمات.
خلال جميع مراحل المشروع، حافظ على تدفق التواصل مع جميع أعضاء الفريق لمعالجة أي قضايا تم تحديدها.
تأكد من توثيق جميع المهام أو التدخلات أو المعاملات التي تتعلق بالمشروع بشكل جيد.
اتباع جداول المشروع باستخدام بعض المهارات مثل مخطط جانت أو طريقة المسار الحرج.
يجب الاحتفال بنجاحات المشروع والإنجازات المعترف بها لتعزيز روح الفريق.
يعرف على مستوى العالم العديد من الأفراد الذين يطمحون لأن يصبحوا محترفين في برامج إدارة المشاريع المهنية (PMP). تقوم PMI بإدارة دورة شهادة PMP لهؤلاء الأفراد. تم تصميم هذه الشهادة لاستهداف مديري المشاريع الذين يمارسون العمل بالفعل ويرغبون في نقل المهارات والمعرفة، خاصة فيما يتعلق بإدارة العمليات الكبيرة وتوجيه الموظفين.
من الأهمية بمكان أن تلتزم الشركات بمبادئ إدارة المشاريع لتجاوز التحديات التي تواجهها في إدارة المشاريع. من خلال تحسين مهارات التواصل، وبيئة العمل الأفضل، والتخطيط الاستراتيجي، يمكن للمؤسسات التنقل بين هذه التعقيدات وتحقيق الأهداف.
ما هي المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع؟ تتضمن الاستراتيجيات الأساسية وضع أهداف واضحة، جذب المعنيين، التنفيذ الناجح، متابعة المخاطر، والحفاظ على التواصل المفتوح.
لماذا يعتبر التفاعل مع المعنيين مهمًا؟ يضمن إبقاء المعنيين مشاركين في المشروع أن تتم الاستجابة لأسئلتهم واحتياجاتهم، مما يساعد في الحفاظ على التركيز والعمل كفريق.
كيف تستفيد إدارة المخاطر المشروع؟ توفر إدارة المخاطر الفعّالة القدرة على ملاحظة المشكلات الناشئة واتخاذ الإجراءات المناسبة للحد من تأثيرها.
ما هو دور التواصل في إدارة المشاريع؟ يمكن لأي فريق أو قسم أو عمل أن يكون له تفاعلات مفيدة بين أعضائه الذين يتم إطلاعهم بشكل جيد، مما يقلل من فرص حدوث سوء التفاهم ويعزز التنسيق.