تلعب إدارة المخزون دورًا حيويًا في عمليات البيع بالتجزئة. وهي تشير إلى العمليات والتقنيات المستخدمة لمتابعة، وطلب، وتخزين، وبيع حركة السلع دخولًا وخروجًا، وفق الكمية الدقيقة المطلوبة، في الأوقات والأماكن المحددة. ويُعد التنفيذ الفعّال لها دليلًا على تقليل التكاليف، وتجنب نفاد أو فائض المخزون، وتحقيق رضا العملاء.
لقد فرضت الطبيعة الديناميكية لقطاع البيع بالتجزئة اليوم تحديات في إدارة المخزون، مثل الطلب المتقلب، واضطرابات سلاسل التوريد، وتغيّر توقعات العملاء. تتناول هذه المقالة أفضل الممارسات للتعامل بكفاءة مع إدارة المخزون بالتجزئة والتحديات المرتبطة بها، والتي يجب معالجتها لاكتساب ميزة تنافسية والحفاظ عليها في السوق.
ما هي إدارة المخزون بالتجزئة؟
إدارة المخزون بالتجزئة هي عملية التنبؤ بالمستويات اللازمة من المخزون الواجب توفره للبيع أو التخزين لكل نوع من السلع عبر قنوات البيع. وتشمل استخدام البرمجيات للمساعدة في تحديد الطلب وقيمة البضائع المخزّنة لأغراض المحاسبة والتدقيق. كما تتضمن مجموعة من الممارسات لضمان تخزين السلع وشحنها إلى متاجر البيع بالتجزئة بكفاءة. الهدف العام من إدارة المخزون هو ضمان توفر البضائع لتلبية الطلب مع تقليل تكلفة الاحتفاظ بالبضائع غير المباعة.
لماذا تعتبر إدارة المخزون بالتجزئة مهمة؟
تعد الإدارة الفعالة للمخزون أمرًا بالغ الأهمية لتجار التجزئة، لأنها تضمن توفر الكمية المناسبة من المنتجات لاقتناص كل فرصة بيع، وتقلل التكاليف، وتساعد في فهم سلوك العملاء. كما تمنع تراكم البضائع التي قد تنتهي صلاحيتها أو تصبح غير قابلة للبيع، مثل الأطعمة أو الأدوية القابلة للتلف، أو المنتجات المرتبطة بالموضة والمواسم.
تساهم بيانات المخزون الدقيقة عبر قنوات البيع في تسريع توصيل المنتجات للعملاء وتحسين رضاهم، كما تقلل العبء على الموظفين، وتحد من فقدان المخزون نتيجة السرقة أو الأخطاء في التسجيل أو التلف أو الفقدان. وبدون إدارة جيدة للمخزون، لا يمكن استرجاع البضائع التالفة من الموردين لعدم معرفة حالتها عند التسليم.
إن فهم اتجاهات البيع والمخزون يمنح التجار ميزة تنافسية في إدارة سلاسل التوريد. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة "الإدارة المتقدمة لسلاسل التوريد"، حيث تتعلم كيف يمكن لفهم اتجاهات المبيعات أن يحقق ميزة تنافسية في إدارة سلاسل التوريد.
يساعد تتبع المخزون واتجاهات البيع بدقة في اتخاذ قرارات شراء أكثر ذكاءً. فالمشتريات حسب الحاجة تقلل تكاليف التخزين، بينما تساعد الطلبات الكبيرة على تحديد الكمية الاقتصادية للطلب التي تقلل التكاليف.
أفضل الممارسات لإدارة المخزون بالتجزئة:
توقع أرقام المبيعات بدقة
تعتمد كمية المخزون على التقدير الصحيح لما ستبيعه. من المهم استخدام البيانات المتاحة لإعداد توقعات وتحديثها كل 90 يومًا. ويُفضل التركيز على المنتجات الأعلى مبيعًا.
تعيين مدير للمستودع
يتولى الإشراف على العمليات اليومية، وتحديث الأنظمة، وضمان اتباع سياسات الشركة، بما يشمل فحص الجودة والتدقيق المنتظم للمخزون.
إجراء جرد دوري منتظم
يتطلب المخزون أثناء التخزين تتبعًا منتظمًا. إذ قد تُفقد نسبة تتراوح من 2% إلى 10% سنويًا دون عمليات جرد دورية.
تطبيق نظام تتبع في الوقت الحقيقي
استخدام برنامج نقاط البيع (POS) المدمج مع نظام إدارة المخزون يساعد في التحديث التلقائي لمستويات المخزون عبر عمليات المسح.
تحديات إدارة المخزون بالتجزئة:
ضعف الرؤية اللحظية للمخزون
عدم معرفة الكمية الفعلية من المنتجات المتاحة يصعّب التشغيل. وقد يؤدي إلى نفاد السلع المطلوبة أو تكدس المنتجات الأقل طلبًا.
توقعات غير دقيقة للطلب
الاعتماد على جداول تقليدية أو جداول بيانات يحد من القدرة على التنبؤ بدقة مع توسع النشاط، مما يسبب قرارات شراء خاطئة.
تفاوت مستويات المخزون
تكدس السلع غير المرغوبة يؤدي إلى تقييد رأس المال وتلف المنتجات، بينما نقص السلع المطلوبة يُفقد فرص البيع خاصة في مواسم الذروة.
عدم كفاءة العمليات داخل المستودع
صعوبة تتبع الطلبات في حال البيع عبر منصات متعددة مثل أمازون، إيباي، والمخازن الفعلية، بسبب نقص الأتمتة وغياب التنبؤ السليم.
الاعتماد على العمليات اليدوية
استخدام الطرق اليدوية مثل الجداول لتحديث المخزون في عدة متاجر يزيد العبء، ويمنع الرؤية الموحدة، خاصة خلال العروض الموسمية.