تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة الإستعداد لإستقبال موظفيين جدد، حيث تعتبر عمليات الإعداد لاستقبال الموظفين الجدد إحدى المهام الرئيسية لإدارة الموارد البشرية، وهي العملية التي من خلالها يتم تكييف الموظفين الجدد مع الجوانب الاجتماعية والأداء في وظائفهم بسرعة وسلاسة، إضافة إلى ذلك معرفة المواقف والمعارف والمهارات والسلوكيات اللازمة لأداء المهام بفعالية والانخراط في الشركة، هذه العملية قد تستغرق من ثلاث إلى ستة أشهر، وتتجاوز مسألة توجيه الموظفين في اليوم الأول، وهو الأمر الشائع بين كافة الموظفين الجدد، حيث إن الإعداد لاستقبال الموظفين الجدد يتيح لهم معرفة ما يحتاجونه في الوقت والزمان المناسبين، حتى يتسنى استخدامهم ضمن الوظيفة بشكل جيد.

أهداف دورة الإعداد لاستقبال الموظفين الجدد

• يصبح المشارك لديه خبرة كبيرة في كيفية توفير بيئة مناسبة للموظفين الجدد
• تهيئة المؤسسة لإستقبال الموظفين الجدد
• تزويد المشاركين بالمهارات اللازمة للتعامل مع الموظفين الجدد
• التعرف على كيفية كسر الحاجز بين الإدارة والموظفين الجدد
• تعريف الموظفين باللوائح والقوانين السائدة في المنظمة
• القدرة على تحديد مهام الموظفين الجدد وشرحها لهم
• تحقيق التناغم والانسجام بين ما يقوم به الموظفون وبين ما يجب على الشركة القيام به
• إنخفاض معدل دوران الموظفين
• تحسين التنشئة الاجتماعية للموظفين
• المقدرة على تعريف المشاركين بكيفية امداد الموظفين الجدد بالمعلومات الخاصة بالمؤسسة

الفئة المستهدفة للمشاركة في دورة الإعداد لاستقبال الموظفين الجدد

• المدراء والمسؤولين التنفيذيين في الشركات الخاصة والعامة
• مدراء قسم الموارد البشرية
• جميع الموظفين في قسم الموارد البشرية وباقي الأقسام
• الخريجين والراغبين بالحصول على معلومات بهذا المجال

الأيام الأولى للموظف الجديد

• استقبال الموظف الجديد والترحيب به.
• إرشاد الموظف الجديد إلى أماكن عمله.
• تقديم الموظف الجديد للعاملين فى نفس الإدارة وتعريفهم به.
• توضيح أماكن الخدمات بمكان العمل من أماكن تبديل الملابس وحمامات ومطعم وخلافه وأنظمة الدخول والخروج.
• توضيح أوقات العمل وأوقات الراحة.
• توضيح كيفية استخدام أنظمة المعلومات وأماكن أجهزة الحاسوب.
• توضيح أى موارد أخرى من موارد العمل.
• توضيح الأهداف العامة للعمل فى هذا المكان.
• توضيح أماكن الملفات والمعلومات.
• إشعار الموظف بالإهتمام
• توضيح الهيكل التنظيمي.
• توضيح ثقافة المؤسسة.
• توضيح استراتيجية المؤسسة بشكل موجز ثم توضيح أهدافها.
• توضيح ما هو متوقع من الموظف.
• توضيح طريقة تقييم الموظفين.
• التركيز على تعريف الموظفين بالإدارات الأخرى والعاملين فيها حسب الحاجة.
• عقد لقاء تعريفي بالمدير الأعلى أي رئيس رئيسه.
• توفير الوسائل المساعدة لتدريب الموظفين مثل مواد تدريبية أو تعليمات العمل أو خرائط او رسومات هندسية………إلخ.
• توضيح كيفية الحصول على معلومات مثل أماكن الكتالوجات أو الرسومات أو الملفات أو غير ذلك.
• تدريب الموظفين الجدد على أنظمة المعلومات الخاصة بالمؤسسة.
• تحديد الدورات التدريبية العاجلة للموظفين الجدد واتخاذ السبل لترشيحهم فيها.
• استكمال أي تصاريح أو أي أشياء إدارية أو أدوات عمل حسب طبيعة العمل ولوائح المؤسسة.

الأسابيع الأولى للموظف الجديد

• أعط الموظف الفرصة للتعرف على العمل وساعده على ذلك.
• قم بإتاحة الفرصة للموظف لتجربة القيام ببعض الأمور وقم بتوجيهه وتوضيح الأخطاء.
• قيامك بتدريب الموظف على العمل لا يعنى أن نطلب منه القيام بكل المهام مرة واحدة ولكن يعنى أن يتدرب عليها تدريجياً .
• عندما تطلب من الموظف الجديد العمل في موضوع قد بدأ قبل إلتحاقه بالعمل فعليك أن تمده بمعلومات عن تطورالموضوع.
• حاول أن توفر المعلومات التى يحتاجها الموظف وحاول شرح الأمور التى تتوقع أن يسأل عنها. شجع الموظف على أن يسأل عن ما لا يعرفه وحاول رفع الحرج .