تم تصميم دورات أتمتة سير العمل وأدوات المكاتب بدون برمجة للمؤسسات التي تسعى إلى تحسين أتمتة سير العمل المكتبي، وتقليل الاختناقات الإدارية، وإنشاء عمليات أعمال أكثر اتساقاً دون الاعتماد على تطوير برمجي واسع النطاق. تدير المكاتب الحديثة كميات كبيرة من عمليات الموافقة، والنماذج، والإشعارات، وتوزيع المهام، والوثائق، وإعداد التقارير، والمتابعات الدورية. وعندما تعتمد هذه الأنشطة بصورة كبيرة على التدخل اليدوي، فقد تواجه المؤسسات تأخيرات، وتفاوتاً في التنفيذ، وتكراراً في الجهود، وتكاليف إدارية يمكن تجنبها.

يوفر هذا البرنامج التدريبي المؤسسي إطاراً عملياً لتحديد الأنشطة المكتبية المتكررة وتحويلها إلى مسارات عمل آلية ومنظمة. ويتناول المشاركون كيفية استخدام أدوات المكاتب التي لا تتطلب البرمجة لدعم العمليات المؤسسية مع الحفاظ على الضوابط المناسبة، والمساءلة، والوضوح، واستمرارية الأعمال. ويركز البرنامج على تطبيق الأتمتة على متطلبات العمل الفعلية بدلاً من التعامل مع التقنية باعتبارها وظيفة تقنية منفصلة.

تتيح أتمتة سير العمل المكتبي للمؤسسات ربط الأنشطة الروتينية بين الأقسام وإنشاء تسلسلات محددة لاستقبال المعلومات، وتوزيع المسؤوليات، وطلب الموافقات، وتحديث السجلات، وإرسال الإشعارات، وتتبع الإنجاز. ومن خلال رسم خرائط العمليات بفعالية، تستطيع المؤسسات تحديد المواضع التي يؤدي فيها التدخل اليدوي إلى التأخير وتحديد الأنشطة التي يمكن توحيدها أو أتمتتها.

تتناول الدورة مفاهيم عملية تشمل توجيه الموافقات، ومحفزات المهام، وأتمتة النماذج، وإلغاء المهام المتكررة، والإشعارات الآلية، ونقل البيانات، ومراقبة سير العمل، ومعالجة الاستثناءات. كما تقدم تعريفاً عملياً بأدوات الأتمتة التي لا تتطلب البرمجة، بما في ذلك زابير، لتوضيح كيفية ربط التطبيقات وعمليات الأعمال وإنشاء إجراءات آلية دون الحاجة إلى البرمجة التقليدية.

تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج ضمن محفظة دورات إدارة المكاتب. ويتوافق البرنامج مع متطلبات قطاع الأعمال، ويدعم المتخصصين المسؤولين عن الإدارة، والعمليات، وتنسيق المكاتب، ودعم الأعمال، وتحسين العمليات، والكفاءة الإدارية.

كما تتناول الدورة اعتبارات الحوكمة المرتبطة بالأتمتة. إذ تحتاج العمليات الآلية إلى ملكية واضحة، وصلاحيات محددة، ومعالجة موثوقة للبيانات، وضوابط مناسبة للموافقة، وآليات للمراقبة. ولذلك يتناول المشاركون الأتمتة من منظور تشغيلي وإداري، بما يساعد المؤسسات على تنفيذ مسارات عمل عملية وقابلة للتتبع ومتوافقة مع الإجراءات الداخلية.

تعزيز أتمتة سير العمل المكتبي

تمكّن الدورة المتخصصين من تحديد الفرص المناسبة لأتمتة سير العمل المكتبي وتحويل الأنشطة اليدوية إلى عمليات رقمية قابلة للتكرار. ويدرس المشاركون كيفية استخدام الأتمتة لدعم العمليات الإدارية الروتينية مع تحسين الاتساق ووضوح العمليات.

تحديد فرص الأتمتة

يتعلم المشاركون تحليل الأنشطة المكتبية والتمييز بين العمليات التي تتطلب حكماً بشرياً والأنشطة المتكررة التي يمكن أتمتتها. ويشمل ذلك مراجعة المهام الإدارية المتكررة، ونقل المعلومات، والإشعارات، والتذكيرات، وجمع البيانات.

تطبيق تقنيات رسم خرائط العمليات

تبدأ الأتمتة الفعالة بفهم العملية الحالية. ويتعلم المشاركون استخدام رسم خرائط العمليات لتوثيق مسارات العمل، وتحديد التبعيات، واكتشاف الاختناقات، وإنشاء تسلسلات أوضح قبل إدخال الأتمتة.

تصميم توجيه الموافقات

يطور البرنامج فهماً عملياً لتوجيه الموافقات في الأنشطة المؤسسية الشائعة. ويدرس المشاركون كيفية توجيه الطلبات آلياً إلى المديرين أو الفرق المسؤولة وفقاً لقواعد العمل المحددة، مع الحفاظ على وضوح حالة الموافقة.

استخدام محفزات المهام

يدرس المشاركون كيفية استخدام محفزات المهام لبدء إجراءات لاحقة عند وقوع حدث محدد. ويمكن لهذه المحفزات دعم أنشطة مثل إرسال النماذج، وتحديث السجلات، والطلبات الجديدة، وحلول المواعيد النهائية، وقرارات الموافقة.

تطوير أتمتة النماذج

تتناول الدورة أتمتة النماذج باعتبارها وسيلة لجمع المعلومات المنظمة وبدء عمليات مكتبية مرتبطة بها بصورة آلية. ويساعد ذلك على تقليل إدخال البيانات يدوياً وتحسين اتساق المعلومات المقدمة من الموظفين أو العملاء أو الأقسام الداخلية.

دعم إلغاء المهام المتكررة

يقيّم المشاركون الأنشطة الإدارية المتكررة التي تستهلك وقت الموظفين ويحددون كيفية تبسيط المهام المختارة من خلال الأتمتة. ولا يتمثل الهدف في أتمتة أكبر عدد ممكن من العمليات، بل في إلغاء الخطوات اليدوية غير الضرورية عندما يكون ذلك مناسباً.

التعرف على أدوات الأتمتة دون برمجة

تقدم الدورة تعريفاً مؤسسياً بمنصات الأتمتة التي لا تتطلب البرمجة، وتوضح كيفية إنشاء مسارات عمل مفيدة باستخدام التطبيقات الحالية وإمكانات الأتمتة المحددة مسبقاً. ويتم تناول زابير كمثال على كيفية ربط التطبيقات وعمليات الأعمال من خلال الأتمتة.

تحسين التحكم في سير العمل

يتعلم المشاركون كيفية دمج الملكية، والإشعارات، ومراحل الموافقة، ومعالجة الاستثناءات، ومتطلبات المراقبة ضمن العمليات الآلية. ويساعد ذلك المديرين على فهم كيفية تقدم مسارات العمل بصورة أكثر وضوحاً.

دعم الكفاءة التشغيلية

يربط البرنامج مبادرات الأتمتة بأهداف إدارة المكاتب الأوسع، بما يشمل تسريع المعالجة، وتحسين التنسيق، وزيادة وضوح العمليات، وتقليل الازدواجية، وتحقيق تنفيذ أكثر اتساقاً للإجراءات الإدارية.

الفئة المستهدفة

مديرو المكاتب

يمكن لمديري المكاتب استخدام الدورة لتحديد مسارات العمل الإدارية التي يمكن توحيدها وأتمتتها. ويدعم البرنامج إدارة الموافقات، والطلبات، والوثائق، والإشعارات، وتوزيع المهام، والإجراءات المكتبية المتكررة.

المديرون والمنسقون الإداريون

يستطيع المتخصصون المسؤولون عن التنسيق الإداري استكشاف أساليب عملية لتقليل العمل المتكرر وإنشاء عمليات أكثر تنظيماً عبر أنشطة المكتب اليومية.

المتخصصون في العمليات

يمكن لفرق العمليات الاستفادة من تعلم كيفية استخدام الأدوات التي لا تتطلب البرمجة ومسارات العمل الآلية لدعم الأنشطة التشغيلية الروتينية، والتنسيق بين الأقسام، وجمع البيانات، وإدارة المهام.

متخصصو دعم الأعمال

تدير فرق دعم الأعمال غالباً عمليات متكررة متعددة بين الأقسام. وتوفر الدورة مفاهيم عملية لربط هذه الأنشطة من خلال مسارات عمل منظمة وأتمتة مناسبة.

متخصصو تحسين العمليات

يمكن للمتخصصين المشاركين في تحسين العمليات استخدام رسم خرائط العمليات وتحليل سير العمل لتحديد فرص الأتمتة وإعادة تصميم العمليات الإدارية غير الفعالة.

فرق الموارد البشرية وإدارة شؤون الموظفين

يمكن لأقسام الموارد البشرية تطبيق أتمتة سير العمل على بعض العمليات الإدارية مثل الطلبات، والنماذج، والإشعارات، والموافقات، ووثائق الموظفين، وتوزيع المهام الداخلية.

فرق المالية والمشتريات

يمكن للمتخصصين في المالية والمشتريات دراسة كيفية استخدام توجيه الموافقات ومحفزات المهام لدعم الطلبات المتكررة، والوثائق، والموافقات الداخلية، والتنسيق الإداري.

قادة الفرق ورؤساء الأقسام

يمكن للمديرين اكتساب فهم عملي للمواضع التي يمكن أن تسهم فيها الأتمتة في تحسين عمليات الفرق، وكيفية إدخال مسارات العمل الآلية مع الحفاظ على الرقابة البشرية المناسبة.

المتخصصون العاملون باستخدام الأدوات التي لا تتطلب البرمجة

يمكن للموظفين الذين يستخدمون بالفعل تطبيقات العمل السحابية تطوير فهم أعمق لكيفية استخدام الأتمتة دون برمجة لربط التطبيقات وتقليل الإدارة اليدوية للعمليات.

الوحدات

الوحدة الأولى: أساسيات أتمتة سير العمل المكتبي

تضع هذه الوحدة الأسس المؤسسية لأتمتة سير العمل المكتبي. ويدرس المشاركون التحديات الشائعة في مسارات العمل اليدوية، ويستكشفون كيفية استخدام الأتمتة المنظمة لتحسين الاتساق الإداري، ووضوح العمليات، والكفاءة التشغيلية.

تشمل الموضوعات:

• مبادئ أتمتة سير العمل المكتبي
• مسارات العمل اليدوية مقارنة بالمسارات الآلية
• فرص الأتمتة المكتبية الشائعة
• تبعيات سير العمل وملكية العمليات
• جاهزية الأتمتة
• التدخل البشري ونقاط اتخاذ القرار
• مزايا الأتمتة وحدودها التشغيلية

الوحدة الثانية: رسم خرائط العمليات وتحليل سير العمل

تركز هذه الوحدة على فهم العمليات الحالية قبل أتمتتها. ويدرس المشاركون كيفية استخدام رسم خرائط العمليات للكشف عن الخطوات غير الضرورية، والأنشطة المتكررة، والاختناقات، وتأخر الموافقات، وفجوات المعلومات.

تشمل الموضوعات:

• أساسيات رسم خرائط العمليات
• تحديد مراحل سير العمل
• تحديد المدخلات والمخرجات
• تحديد الموظفين والأقسام المسؤولين
• اكتشاف اختناقات العمليات
• تحديد الأنشطة المكررة
• تحليل تبعيات سير العمل
• إعداد العمليات للأتمتة

الوحدة الثالثة: تحديد المهام المتكررة

تتطلب مبادرات الأتمتة تحديداً دقيقاً للمهام المناسبة للتوحيد. وتتناول هذه الوحدة الأنشطة الإدارية المتكررة والمعايير المستخدمة لتحديد ما إذا كانت الأتمتة يمكن أن تحقق قيمة تشغيلية عملية.

تشمل الموضوعات:

• تحديد الأنشطة المكتبية المتكررة
• إلغاء المهام المتكررة
• تقليل إدخال البيانات يدوياً
• التذكيرات الآلية
• الإشعارات المتكررة
• التعامل مع الوثائق والمعلومات
• تحديثات الحالة الروتينية
• تحديد أولويات فرص الأتمتة

الوحدة الرابعة: أدوات أتمتة المكاتب دون برمجة

يستكشف المشاركون دور المنصات التي لا تتطلب البرمجة في أتمتة العمليات المؤسسية. وتركز الوحدة على كيفية قيام مستخدمي الأعمال بتهيئة مسارات العمل باستخدام التطبيقات الحالية وإمكانات الأتمتة دون تطوير برمجيات تقليدية.

تشمل الموضوعات:

• مبادئ الأتمتة دون برمجة
• ربط تطبيقات العمل
• تهيئة مسارات العمل
• نقل البيانات بين التطبيقات
• الإشعارات الآلية
• العمليات القائمة على المحفزات
• مسارات العمل القائمة على الإجراءات
• إدارة الأتمتة دون الحاجة إلى خبرة برمجية واسعة

الوحدة الخامسة: زابير وربط التطبيقات

تقدم هذه الوحدة زابير باعتباره مثالاً على منصة أتمتة دون برمجة تستخدم لربط التطبيقات وإنشاء عمليات أعمال آلية. ويدرس المشاركون المنطق الذي تقوم عليه المحفزات والإجراءات وكيف يمكن للتطبيقات المترابطة دعم العمليات المكتبية.

تشمل الموضوعات:

• مفاهيم مسارات العمل في زابير
• ربط التطبيقات
• محفزات المهام
• الإجراءات الآلية
• مسارات العمل متعددة الخطوات
• الإشعارات والمتابعات
• نقل البيانات بين التطبيقات
• مراقبة مسارات العمل

الوحدة السادسة: توجيه الموافقات ومسارات اتخاذ القرار

يمثل توجيه الموافقات مكوناً مهماً في العديد من العمليات المؤسسية. وتتناول هذه الوحدة كيفية انتقال الطلبات بين الموظفين والمديرين والأقسام وفقاً لقواعد سير العمل المحددة.

تشمل الموضوعات:

• تصميم مسارات الموافقة
• توجيه الموافقات
• الموافقات المتتابعة والمشروطة
• إشعارات المديرين
• تتبع حالة الموافقة
• متطلبات التصعيد
• مسارات الرفض وإعادة التقديم
• الحفاظ على المساءلة

الوحدة السابعة: أتمتة النماذج وجمع البيانات

تتناول هذه الوحدة كيفية تحول النماذج الرقمية إلى نقطة بداية لمسارات العمل الآلية. ويستكشف المشاركون كيفية استخدام المعلومات المقدمة لبدء الإجراءات اللاحقة، والإشعارات، وتوزيع المهام، والموافقات.

تشمل الموضوعات:

• أتمتة النماذج
• جمع المعلومات المنظمة
• الاستجابات الآلية للنماذج
• إنشاء المهام اعتماداً على النماذج
• اعتبارات التحقق من البيانات
• الإشعارات بعد التقديم
• ربط النماذج بمسارات الأعمال
• تقليل التعامل اليدوي مع المعلومات

الوحدة الثامنة: محفزات المهام والإجراءات الآلية

يدرس المشاركون كيفية استخدام أحداث محددة لبدء أنشطة آلية. ويمكن لمحفزات المهام المساعدة في ضمان تنفيذ الإجراءات الروتينية بصورة متسقة عند استيفاء الشروط المحددة مسبقاً.

تشمل الموضوعات:

• محفزات المهام
• الأتمتة القائمة على الأحداث
• إجراءات سير العمل المشروطة
• المحفزات المرتبطة بالمواعيد النهائية
• المحفزات المرتبطة بالسجلات
• توزيع المهام آلياً
• الإشعارات والتذكيرات
• تبعيات سير العمل

الوحدة التاسعة: تصميم مسارات العمل بين الأقسام

غالباً ما تتضمن مسارات العمل المؤسسية عدة أقسام. وتتناول هذه الوحدة تحديات التنسيق المرتبطة بنقل المعلومات والمسؤوليات بين الفرق.

تشمل الموضوعات:

• تصميم مسارات العمل بين الأقسام
• توزيع المسؤوليات
• الموافقات بين الأقسام
• عمليات التسليم الآلية
• وضوح المعلومات
• تتبع حالة سير العمل
• إجراءات التصعيد
• إدارة ملكية العمليات

الوحدة العاشرة: حوكمة الأتمتة والضوابط

ينبغي أن تعمل الأتمتة ضمن الضوابط التنظيمية المعتمدة. وتتناول هذه الوحدة متطلبات الحوكمة التي تساعد المؤسسات على الحفاظ على المساءلة، والأمن، وملكية العمليات، والرقابة البشرية المناسبة.

تشمل الموضوعات:

• ملكية مسارات العمل
• صلاحيات المستخدمين
• إدارة الوصول
• التعامل مع البيانات
• ضوابط الموافقة
• قابلية التدقيق
• إدارة الاستثناءات
• مراقبة الأتمتة

الوحدة الحادية عشرة: قياس أداء الأتمتة

يدرس المشاركون كيفية تقييم مسارات العمل الآلية بعد تنفيذها. ويركز البرنامج على مؤشرات الأداء العملية التي توضح ما إذا كانت العملية الآلية تحقق هدفها التشغيلي المقصود.

تشمل الموضوعات:

• قياس أداء سير العمل
• زمن المعالجة
• تقليل الجهد اليدوي
• تحديد الأخطاء
• معدلات إنجاز المهام
• سرعة معالجة الموافقات
• وضوح العمليات
• التحسين المستمر

الوحدة الثانية عشرة: بناء إطار مؤسسي للأتمتة

تجمع الوحدة النهائية المفاهيم التي تمت تغطيتها خلال البرنامج لدعم التنفيذ المنظم داخل بيئة العمل. ويدرس المشاركون كيفية تحديد الأولويات، ورسم خرائط العمليات، وتهيئة الأتمتة، ووضع الضوابط، ومراقبة الأداء.

تشمل الموضوعات:

• تخطيط الأتمتة
• تحديد أولويات العمليات
• توثيق مسارات العمل
• تنفيذ الأتمتة
• مسؤوليات أصحاب المصلحة
• الاختبار والتحقق
• المراقبة والصيانة
• التحسين المستمر لسير العمل

الأسئلة الشائعة

1. ما هي دورات أتمتة سير العمل وأدوات المكاتب بدون برمجة؟

هي برامج تدريبية مؤسسية تركز على استخدام أتمتة سير العمل المكتبي والأدوات التي لا تتطلب البرمجة لتبسيط العمليات الإدارية، وأتمتة الأنشطة المتكررة، وإدارة الموافقات، وتشغيل المهام، وتحسين وضوح مسارات العمل.

2. كيف يمكن لأتمتة سير العمل المكتبي أن تفيد المؤسسات؟

يمكن لأتمتة سير العمل المكتبي تقليل التدخل اليدوي في العمليات المناسبة، وتحسين الاتساق، وتسريع الأنشطة الروتينية، وتعزيز وضوح العمليات، وإتاحة المزيد من الوقت للموظفين للتركيز على المسؤوليات التي تتطلب حكماً بشرياً.

3. هل تتضمن الدورة التدريبية استخدام زابير؟

نعم. تتضمن الدورة وحدة مخصصة لزابير وربط التطبيقات، وتغطي محفزات سير العمل، والإجراءات الآلية، وتكامل التطبيقات، والإشعارات، ومفاهيم مسارات العمل متعددة الخطوات.

4. ما المقصود بتوجيه الموافقات في سير العمل الآلي؟

توجيه الموافقات هو آلية ضمن سير العمل تعمل على توجيه الطلبات إلى الموظفين أو المديرين المحددين وفقاً لقواعد محددة مسبقاً. ويمكن استخدامها لدعم الموافقات المنظمة، والإشعارات، وتتبع الحالة، والتصعيد، والرفض، وعمليات إعادة التقديم.

5. من يمكنه الالتحاق بهذا التدريب المؤسسي؟

البرنامج مناسب لمديري المكاتب، والمتخصصين الإداريين، وفرق العمليات، وموظفي دعم الأعمال، ومتخصصي تحسين العمليات، وفرق الموارد البشرية والمالية، وقادة الفرق، ورؤساء الأقسام، والمتخصصين المسؤولين عن تحسين عمليات العمل.