تم تصميم دورات تدريبية في إنتاجية مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب لتعزيز الطريقة التي تنظم بها فرق إدارة المكاتب المعلومات، وتنسق الموظفين، وتدير الاتصالات، وتتحكم في المستندات، وتبسط سير العمل الإداري اليومي داخل بيئات العمل المؤسسية الحديثة. ومع اعتماد المؤسسات المتزايد على التعاون القائم على الحوسبة السحابية، يحتاج مديرو المكاتب إلى أكثر من المعرفة الأساسية بالبرامج. فهم يحتاجون إلى قدرات عملية تربط بين الاتصالات وإدارة المستندات والجدولة وأتمتة سير العمل وتنسيق الفرق ضمن نظام تشغيلي فعال.

تركز هذه الدورة على استخدام مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب وتطبيقاته العملية في بيئات العمل المهنية. وتتناول كيفية استخدام مديري المكاتب لتطبيقات مايكروسوفت 365 لتحسين الإنتاجية الإدارية، وإنشاء ممارسات متسقة لإدارة المعلومات، ودعم الفرق الموزعة، وتقليل العمليات اليدوية المتكررة. ويتخذ البرنامج نهجاً مؤسسياً وتشغيلياً يربط إمكانات مايكروسوفت 365 بالمسؤوليات اليومية لإدارة المكاتب.

يتولى مديرو المكاتب بصورة متكررة تنسيق الجداول الزمنية، والاتصالات الداخلية، وترتيبات الاجتماعات، والمستندات المشتركة، ومعلومات الموردين، والسجلات الإدارية، وطلبات الموظفين، وسير العمل بين الأقسام. وقد تؤدي إدارة هذه المسؤوليات من خلال ملفات منفصلة وسلاسل رسائل إلكترونية وعمليات يدوية إلى حدوث تأخيرات وزيادة الضغط الإداري غير الضروري. وتوفر مايكروسوفت 365 بيئة متكاملة يمكن من خلالها تنظيم هذه الأنشطة بطريقة أكثر منهجية.

تتناول الدورة الاستخدام العملي لمواقع شيربوينت لإدارة المستندات والمعلومات مركزياً، وقنوات تيمز لتنظيم الاتصالات بين الأقسام، ومزامنة ون درايف للوصول الآمن إلى ملفات العمل، وقواعد أوتلوك لتنظيم البريد الإلكتروني بصورة أكثر فعالية. كما تقدم باور أوتوميت كأداة لتبسيط الأنشطة الإدارية المتكررة، وتتناول التحرير التعاوني باعتباره وسيلة لتحسين سير عمل المستندات بين مديري المكاتب والفرق المؤسسية.

تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج ضمن محفظة دورات إدارة المكاتب. ويرتكز التدريب على متطلبات بيئة العمل، والكفاءة التشغيلية، والتنسيق الرقمي، والتحسينات القابلة للقياس في العمليات الإدارية.

بالنسبة للمؤسسات، يمكن أن يساهم الاستخدام الفعال لمايكروسوفت 365 في تحسين الوصول إلى المعلومات، وتعزيز التعاون، ووضوح الاتصالات، واتساق سير العمل. وبالنسبة لمديري المكاتب، يمكن أن تساعد هذه القدرات في تنظيم العمليات اليومية بصورة أفضل وتحسين التنسيق بين الأقسام.

تحسين الإنتاجية المؤسسية باستخدام مايكروسوفت 365

تهدف الدورة إلى تطوير منهج منظم لاستخدام مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب، بحيث يمكن التعامل مع الأنشطة الإدارية اليومية بكفاءة أكبر. ويتناول المشاركون كيفية دعم تطبيقات مايكروسوفت 365 للاتصالات، والجدولة، والتوثيق، ومشاركة المعلومات، وتنسيق المهام داخل بيئات العمل المؤسسية.

تعزيز إدارة المستندات والمعلومات

يطور المشاركون أساليب عملية لتنظيم المستندات المؤسسية والمعلومات المشتركة. ويستعرض البرنامج مواقع شيربوينت، ومكتبات المستندات، والصلاحيات، والتحكم في الإصدارات، وهياكل المجلدات، وممارسات المستندات التعاونية لضمان الوصول الموثوق إلى المعلومات المحدثة.

ويتمثل الهدف في تقليل تشتت تخزين المستندات وإنشاء أنظمة أكثر وضوحاً لإدارة المواد الإدارية المستخدمة بصورة متكررة، والسياسات، والقوالب، والسجلات، ووثائق الاجتماعات، والموارد الخاصة بالأقسام.

تحسين الاتصالات الداخلية

تركز الدورة على استخدام تيمز لإنشاء هياكل اتصال أكثر تنظيماً. ويدرس المشاركون دور قنوات تيمز في فصل المحادثات وفقاً للأقسام أو المشاريع أو الوظائف الإدارية أو المتطلبات التشغيلية المحددة.

ويمكن لهذا الأسلوب مساعدة مديري المكاتب على تقليل الاتصالات الموزعة بين الرسائل الفردية وسلاسل البريد الإلكتروني غير المرتبطة، مع إنشاء مساحات اتصال أكثر سهولة للوصول إليها من جانب الفرق المعنية.

تحسين إدارة البريد الإلكتروني

يتلقى مديرو المكاتب غالباً كميات كبيرة من الاتصالات الداخلية والخارجية. ولذلك تتناول الدورة قواعد أوتلوك وممارسات إدارة البريد الإلكتروني المرتبطة بها، والتي يمكن أن تساعد في تنظيم الرسائل الواردة، وترتيب الاتصالات المهمة حسب الأولوية، وتصنيف المعلومات، وتقليل الفرز اليدوي للبريد الإلكتروني.

ويتمثل الهدف في إنشاء سير عمل أكثر تنظيماً للاتصالات، بما يدعم سرعة الاستجابة ويقلل المشتتات الإدارية.

تعزيز الوصول إلى الملفات عبر الحوسبة السحابية

يستكشف المشاركون مزامنة ون درايف وأهميتها في الوصول المهني إلى المستندات. ويتناول التدريب كيفية مزامنة الملفات عبر الأجهزة المعتمدة مع الحفاظ على ممارسات عمل منظمة وضوابط مؤسسية مناسبة.

ويدعم ذلك مديري المكاتب الذين يحتاجون إلى وصول موثوق إلى المستندات المستخدمة بصورة متكررة أثناء العمل في بيئات مهنية مختلفة.

أتمتة العمليات الإدارية المتكررة

تتم دراسة باور أوتوميت باعتبارها آلية عملية للحد من الأنشطة اليدوية المتكررة. ويناقش المشاركون كيفية دعم أتمتة سير العمل للإشعارات، والموافقات، وعمليات المستندات، والطلبات الإدارية المتكررة، وغيرها من الأنشطة الروتينية.

ويهدف ذلك إلى مساعدة فرق إدارة المكاتب على تحديد العمليات التي يمكن أن تقلل فيها الأتمتة من التدخل اليدوي غير الضروري وتحسن الاتساق.

دعم التحرير التعاوني

يستعرض البرنامج ممارسات التحرير التعاوني التي تسمح لعدة مستخدمين مخولين بالعمل على المستندات دون الاعتماد على تبادل الملفات بصورة متكررة. ويناقش المشاركون كيفية مساهمة التحرير المشترك في تحسين إعداد المستندات ومراجعتها واعتمادها وتحديثها داخل الفرق المؤسسية.

تحسين التنسيق التشغيلي

يتمثل الهدف العام في ربط إمكانات مايكروسوفت 365 بالمتطلبات العملية لإدارة المكاتب. ويتعلم المشاركون النظر إلى الإنتاجية ليس فقط من خلال استخدام التطبيقات الفردية، وإنما باعتبارها جزءاً من نظام أوسع لتنسيق بيئة العمل يشمل الموظفين والمعلومات والاتصالات والمستندات وسير العمل.

الفئة المستهدفة

مديرو المكاتب

صممت الدورة بصورة أساسية لمديري المكاتب المسؤولين عن تنسيق الأنشطة الإدارية، والاتصالات في بيئة العمل، والتوثيق، والاجتماعات، والجداول الزمنية، والطلبات الداخلية، ودعم الأقسام.

المديرون الإداريون

يمكن للمديرين الإداريين الاستفادة من البرنامج لتعزيز العمليات الرقمية عبر الوظائف الإدارية وإنشاء أساليب أكثر اتساقاً لإدارة المستندات والاتصالات وتنسيق سير العمل.

المساعدون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون

يمكن للمساعدين التنفيذيين والشخصيين الذين يديرون الجداول الزمنية والمراسلات والمستندات والاجتماعات والمعلومات التنفيذية الاستفادة من ممارسات مايكروسوفت 365 المنظمة التي تحسن التنظيم وتقلل العمل الإداري المتكرر.

منسقو الإدارة

يمكن لمنسقي الإدارة المسؤولين عن دعم عدة أقسام تطوير أساليب أكثر فعالية لإدارة المستندات المشتركة، والاتصالات الداخلية، والطلبات، والمعلومات التشغيلية.

قادة الفرق ومنسقو الأقسام

يمكن لقادة الفرق الذين ينسقون الفرق الإدارية استخدام إمكانات مايكروسوفت 365 لإنشاء قنوات اتصال أكثر تنظيماً، وبيئات مشتركة للتوثيق، وسير عمل تعاوني.

منسقو المرافق وبيئة العمل

يمكن للمتخصصين المشاركين في تنسيق بيئة العمل تطبيق أدوات مايكروسوفت 365 لدعم مشاركة المعلومات، والطلبات الداخلية، وتنظيم المستندات، والاتصال بين فرق المرافق والأقسام المؤسسية الأخرى.

متخصصو دعم الأعمال

يمكن لمتخصصي دعم الأعمال الذين يعملون عبر وظائف إدارية متعددة الاستفادة من ممارسات مايكروسوفت 365 المتكاملة التي تحسن الوصول إلى المعلومات والتنسيق بين الأطراف المعنية.

المتخصصون المسؤولون عن العمليات الرقمية للمكاتب

البرنامج مناسب أيضاً للمتخصصين المسؤولين عن تحسين عمليات بيئة العمل، أو إدخال ممارسات التعاون الرقمي، أو دعم الانتقال من الأنظمة الإدارية اليدوية إلى سير العمل المؤسسي القائم على الحوسبة السحابية.

الوحدات

الوحدة الأولى: مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب

تحدد هذه الوحدة الدور التشغيلي لمايكروسوفت 365 في إدارة المكاتب المعاصرة. وتبحث في كيفية دعم التطبيقات المترابطة للاتصالات، والتحكم في المستندات، والجدولة، والتعاون، وتنسيق سير العمل.

ويراجع المشاركون العلاقة بين تطبيقات مايكروسوفت 365 ومسؤوليات إدارة المكاتب الشائعة. كما تتناول الوحدة كيفية تطوير المؤسسات لممارسات رقمية متسقة بدلاً من استخدام التطبيقات الفردية بصورة منفصلة.

الوحدة الثانية: تنظيم بيئة العمل باستخدام مايكروسوفت 365

تركز هذه الوحدة على إنشاء بيئات عمل رقمية منظمة. وتتناول تنظيم المعلومات، والموارد المشتركة، ومتطلبات الوصول، وهياكل المستندات، والتعاون في بيئة العمل.

وينصب التركيز على إنشاء أنظمة عملية تمكن مديري المكاتب من العثور على المعلومات بسرعة، ومشاركة الموارد بالشكل المناسب، والحفاظ على الاتساق عبر العمليات الإدارية.

الوحدة الثالثة: مواقع شيربوينت وإدارة المستندات المؤسسية

يدرس المشاركون مواقع شيربوينت باعتبارها بيئات مركزية لإدارة المعلومات والمستندات المؤسسية. وتشمل الوحدة هياكل المواقع، ومكتبات المستندات، وتنظيم الملفات، وصلاحيات الوصول، وإدارة الإصدارات، والموارد المشتركة.

ويتناول البرنامج كيفية دعم شيربوينت للأقسام الإدارية من خلال توفير مواقع منظمة للسياسات، والقوالب، ووثائق الاجتماعات، والإجراءات، والنماذج، وغيرها من الموارد التي يتم الوصول إليها بصورة متكررة.

الوحدة الرابعة: قنوات تيمز لتنسيق المكاتب

تستكشف هذه الوحدة قنوات تيمز باعتبارها بيئات اتصال منظمة. ويدرس المشاركون كيفية تنظيم القنوات حول الأقسام، والمشاريع، والأنشطة التشغيلية، أو المتطلبات الإدارية المحددة.

وتشمل الموضوعات تنظيم الاتصالات، ومشاركة الملفات، وتنسيق الاجتماعات، والتعاون بين الفرق، وسهولة الوصول إلى المعلومات، والحفاظ على هياكل اتصال أكثر وضوحاً.

الوحدة الخامسة: مزامنة ون درايف وإمكانية الوصول إلى الملفات

تركز وحدة ون درايف على الوصول إلى الملفات عبر الحوسبة السحابية ومزامنتها. ويدرس المشاركون الأساليب العملية للحفاظ على الوصول إلى مستندات العمل عبر الأجهزة المعتمدة مع الحفاظ على تنظيم هياكل الملفات.

كما تتناول الوحدة أهمية قواعد تسمية الملفات المتسقة، وهياكل المجلدات، وإدارة الوصول، والتعامل المسؤول مع المعلومات المؤسسية.

الوحدة السادسة: قواعد أوتلوك وإدارة سير عمل البريد الإلكتروني

تتناول هذه الوحدة إدارة كميات كبيرة من الاتصالات المهنية عبر البريد الإلكتروني. ويستكشف المشاركون قواعد أوتلوك لتنظيم الرسائل الواردة وفقاً لمعايير محددة.

وتشمل الوحدة تصنيف الرسائل، والفرز الآلي، وإدارة الأولويات، والمجلدات، والإشعارات، وتنسيق التقويم، والأساليب الخاصة بإنشاء سير عمل أكثر كفاءة للبريد الإلكتروني.

الوحدة السابعة: التحرير التعاوني وسير عمل المستندات

يدرس المشاركون ممارسات التحرير التعاوني للمستندات التي يتم تبادلها بين مديري المكاتب، والتنفيذيين، والأقسام، والأطراف المعنية المخولة الأخرى.

وتتناول الوحدة كيفية مساهمة التحرير المتزامن، وإدارة إصدارات المستندات، والتعليقات، والمراجعات، والمشاركة المنظمة في تقليل التكرار غير الضروري وتحسين كفاءة سير عمل المستندات الإدارية.

الوحدة الثامنة: باور أوتوميت لسير العمل الإداري

تقدم هذه الوحدة باور أوتوميت من منظور إدارة المكاتب. ويستكشف المشاركون كيفية تحويل العمليات المتكررة إلى سير عمل منظم يتضمن المحفزات، والإشعارات، والموافقات، وإجراءات المستندات، والعمليات المرتبطة بالمهام.

وقد تشمل التطبيقات العملية الموافقات الإدارية، والإشعارات المتكررة، ونقل المستندات، ومعالجة الطلبات، وغيرها من العمليات الروتينية التي يمكن أن تسهم الأتمتة في تحسين اتساقها.

الوحدة التاسعة: إدارة المكاتب المتكاملة باستخدام مايكروسوفت 365

تجمع هذه الوحدة القدرات الأساسية ضمن سير عمل مؤسسي متكامل. ويدرس المشاركون كيفية عمل مواقع شيربوينت، وقنوات تيمز، ومزامنة ون درايف، وقواعد أوتلوك، وباور أوتوميت، والتحرير التعاوني كعناصر متكاملة ضمن نظام إدارة المكاتب.

وينصب التركيز على تصميم سير عمل عملي يربط الاتصالات والمعلومات والتوثيق والأتمتة، بدلاً من التعامل مع كل تطبيق من تطبيقات مايكروسوفت 365 كأداة إنتاجية منفصلة.

الوحدة العاشرة: حوكمة المكاتب الرقمية وممارسات الإنتاجية

تركز الوحدة الأخيرة على الحفاظ على ممارسات موثوقة لاستخدام مايكروسوفت 365 داخل البيئات المؤسسية. وتشمل الموضوعات التحكم في الوصول، وتنظيم المعلومات، وملكية المستندات، ومعايير التعاون، واتساق سير العمل، والاستخدام المسؤول لأنظمة العمل القائمة على الحوسبة السحابية.

ويدرس المشاركون كيفية مساهمة مديري المكاتب في تعزيز الحوكمة الرقمية من خلال إنشاء إجراءات قابلة للتكرار وتشجيع الاستخدام المتسق لمايكروسوفت 365 بين الفرق الإدارية.

الأسئلة الشائعة

ما المقصود بمايكروسوفت 365 لمديري المكاتب؟

يشير مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب إلى الاستخدام العملي لتطبيقات مايكروسوفت 365 لإدارة الاتصالات، والمستندات، والتعاون، والجدولة، والمعلومات، وسير العمل الإداري داخل بيئة مؤسسية.

كيف يمكن لمايكروسوفت 365 تحسين إدارة المكاتب؟

يمكن لمايكروسوفت 365 مساعدة مديري المكاتب على تنظيم المستندات، وهيكلة اتصالات الفرق، وإدارة البريد الإلكتروني، ودعم التحرير التعاوني، ومزامنة الملفات، وأتمتة سير العمل الإداري المتكرر.

لماذا تعد مواقع شيربوينت مفيدة لإدارة المكاتب؟

يمكن لمواقع شيربوينت توفير مواقع مركزية للمستندات المؤسسية، والموارد المشتركة، والإجراءات، والقوالب، وغيرها من المعلومات الإدارية، مما يساعد الفرق على الوصول إلى المعلومات وإدارتها بصورة أكثر منهجية.

كيف يمكن لبور أوتوميت دعم الفرق الإدارية؟

يمكن لبور أوتوميت المساعدة في أتمتة العمليات المتكررة مثل الإشعارات، والموافقات، والأنشطة المرتبطة بالمستندات، وسير العمل الإداري المتكرر، مما يقلل التدخل اليدوي ويحسن اتساق العمليات.

من يمكنه الالتحاق بدورات تدريبية في إنتاجية مايكروسوفت 365 لمديري المكاتب؟

البرنامج مناسب لمديري المكاتب، والمديرين الإداريين، والمساعدين التنفيذيين، والمساعدين الشخصيين، ومنسقي الإدارة، وقادة الفرق، ومنسقي بيئة العمل، وغيرهم من المتخصصين في القطاع المؤسسي المسؤولين عن عمليات المكاتب والتنسيق الإداري.