لا يُقاس نجاح أي فعالية بجودة فكرتها أو حجمها فحسب، بل بقدرتها على تقديم تجربة متكاملة يشعر خلالها الضيوف بأن كل تفصيل قد أُعد بعناية واحترافية. فحتى أكثر الفعاليات تميزاً قد تفقد أثرها إذا صاحبها ضعف في التنظيم، أو قصور في مستوى الضيافة، أو خلل في التنسيق بين الفرق العاملة. ومن هنا أصبحت إدارة الفعاليات وإدارة الضيافة مجالين متكاملين لا يمكن الفصل بينهما، إذ يعتمد نجاح الفعالية على التخطيط الدقيق والتنفيذ المنظم بقدر اعتماده على الفكرة نفسها.

صُممت دورة التخطيط للفعاليات وإدارة الضيافة، التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، لتزويد المشاركين بالمعارف والمهارات اللازمة لتخطيط وتنفيذ الفعاليات وفق أفضل الممارسات المهنية، مع التركيز على تقديم تجربة ضيافة استثنائية في جميع مراحل الحدث. ويتعرف المشاركون على أساليب إدارة الضيافة في مختلف أنواع الفعاليات، وكيفية تطبيق منهجيات فعالة في تنسيق الفعاليات لضمان إدارة الجداول الزمنية والموردين والعمليات التشغيلية بكفاءة، إلى جانب فهم دور إدارة مواقع الفعاليات في اختيار وتجهيز المواقع بما يتوافق مع طبيعة الحدث وأهدافه، وكيف تسهم جميع عناصر التخطيط في صناعة تجربة ضيوف متميزة تعزز نجاح الفعالية وتترك أثراً إيجابياً لدى الحضور. وفي ختام الدورة، يمتلك المشاركون إطاراً عملياً متكاملاً لتخطيط وإدارة الفعاليات باحترافية، يجمع بين جودة التنظيم وتميز خدمات الضيافة وتحقيق أعلى مستويات رضا الضيوف.

بنهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• تطبيق مبادئ تخطيط الفعاليات وفق أفضل ممارسات إدارة الضيافة.
• إدارة خدمات الضيافة بما يضمن تقديم تجربة متميزة للضيوف في مختلف أنواع الفعاليات.
• تنسيق الجداول الزمنية، والموردين، والعمليات التشغيلية بكفاءة واحترافية.
• تقييم واختيار مواقع الفعاليات بما يتوافق مع طبيعة الحدث ومتطلباته التشغيلية.
• تصميم تجربة ضيافة متكاملة تلبي احتياجات المشاركين وتعزز رضاهم.
• إدارة فرق العمل والموردين بفاعلية أثناء تنفيذ الفعاليات.
• التعامل مع التحديات والمواقف الطارئة دون التأثير في جودة الحدث أو تجربة الضيوف.
• تطوير منهجية متكاملة لتخطيط وتنفيذ الفعاليات بصورة احترافية ومستدامة.

الفئة المستهدفة

• مخططو الفعاليات ومنسقو المناسبات.
• مديرو الفعاليات في الفنادق والمنتجعات ومراكز المؤتمرات.
• العاملون في قطاع الضيافة الراغبون في تطوير مهاراتهم في إدارة الفعاليات.
• مسؤولو تنظيم الفعاليات في المؤسسات الحكومية والخاصة.
• مديرو خدمات الأغذية والمشروبات المشاركون في تنظيم الفعاليات.
• المهنيون المرشحون لتولي مناصب قيادية في إدارة الفعاليات والضيافة.

أسس تخطيط الفعاليات وإدارة الضيافة

• التعرف على المبادئ الأساسية التي تربط بين تخطيط الفعاليات وجودة خدمات الضيافة.
• فهم أثر جودة الضيافة في نجاح الفعاليات وتحقيق رضا الضيوف.

إدارة الضيافة في الفعاليات

• تطبيق أفضل ممارسات إدارة الضيافة في الفعاليات بمختلف أحجامها وأنواعها.
• المحافظة على جودة الخدمات ومستويات الأداء طوال مراحل تنفيذ الحدث.

تنسيق الفعاليات وإدارة العمليات

• إعداد الجداول الزمنية ومتابعة تنفيذها بكفاءة.
• تنسيق أعمال الموردين والفرق التشغيلية لضمان انسيابية سير الفعالية.

إدارة مواقع الفعاليات

• تقييم مواقع الفعاليات واختيارها وفق طبيعة الحدث ومتطلباته.
• إدارة المرافق والتجهيزات والبنية التحتية بما يدعم نجاح التنفيذ.

تصميم تجربة الضيوف

• تصميم تجربة متكاملة تركز على احتياجات الضيوف وتوقعاتهم.
• تطوير الخدمات بما يعزز رضا المشاركين ويترك انطباعاً إيجابياً لديهم.

إدارة الموردين وفرق العمل

• تنسيق أعمال الموردين والفرق التشغيلية بكفاءة طوال مراحل الفعالية.
• بناء قنوات اتصال فعالة تضمن سرعة التنسيق والاستجابة.

إدارة التحديات التشغيلية أثناء الفعاليات

• التعامل مع المشكلات التشغيلية والظروف الطارئة باحترافية.
• اتخاذ القرارات المناسبة للحفاظ على جودة الحدث واستمرارية التنفيذ.

إدارة الميزانيات والموارد

• إعداد ميزانيات الفعاليات وتخصيص الموارد وفق أولويات التنفيذ.
• تحقيق التوازن بين جودة الخدمات وكفاءة استخدام الموارد.

تحقيق التميز في إدارة الفعاليات والضيافة

• تطوير إجراءات عمل تضمن استدامة جودة تنظيم الفعاليات.
• تقييم الأداء واستخلاص الدروس المستفادة لتحسين الفعاليات المستقبلية.