تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير هذا البرنامج التدريبي في إدارة المكاتب ومهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة، والذي يهدف إلى تطوير مهارات السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية بمستوى احترافي متقدم. يغطي البرنامج جميع جوانب إدارة المكاتب الحديثة بما في ذلك التنظيم الإداري، التواصل الفعال، إدارة الوقت، وأدوات وتقنيات السكرتارية الحديثة التي تسهم في رفع كفاءة العمل ودعم صناع القرار.

يهدف البرنامج إلى تمكين المشاركين من التعامل بكفاءة مع المتطلبات الإدارية والتنظيمية للمؤسسات الحديثة، وتحسين مهارات التخطيط والتنظيم، وإدارة المعلومات بسلاسة، فضلاً عن تعزيز القدرة على التنسيق بين الإدارات المختلفة بكفاءة عالية. كما يمنح البرنامج المشاركين أدوات عملية لتطوير مهارات الاتصال والاحترافية في بيئة العمل اليومية، مما يجعلهم عنصرًا فعالاً في دعم الإدارة العليا وتحقيق أهداف المؤسسة.

الفئة المستهدفة

• السكرتارية التنفيذية ومديرو المكاتب الراغبون في تعزيز مهاراتهم الإدارية والتنظيمية.

• الموظفون الإداريون الراغبون في تطوير قدراتهم على إدارة الوقت والمهام المتعددة.

• الأفراد الطامحون للارتقاء بمستوى احترافيتهم في بيئة العمل المكتبية.

• مدراء الأقسام الذين يسعون لتحسين كفاءة العمليات الإدارية ودعم فرق العمل.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تعزيز المهارات الإدارية والتنظيمية للمشاركين في بيئة العمل المكتبية.

• تطوير مهارات السكرتارية التنفيذية في إدارة المعلومات والاتصالات.

• تمكين المشاركين من إدارة الوقت والمهام المتعددة بفعالية وكفاءة.

• صقل مهارات التواصل المهني والتعامل مع مختلف الشخصيات داخل المؤسسة.

• تعزيز القدرة على تنظيم الاجتماعات والتقارير والدعم الإداري للإدارة العليا.

• مقدمة في إدارة المكاتب الحديثة

  • التعريف بدور السكرتارية التنفيذية في المؤسسات الحديثة

  • أهمية تنظيم المكتب وتأثيره على الكفاءة الإنتاجية

  • المبادئ الأساسية لإدارة المكاتب بفعالية

• تخطيط وتنظيم العمل المكتبي

  • أساليب التخطيط اليومي والأسبوعي والسنوي

  • إدارة المهام والأولويات بكفاءة

  • استخدام أدوات وتقنيات التنظيم الحديثة

• مهارات الاتصال الإداري الفعال

  • طرق الاتصال الكتابي والشفهي في بيئة العمل

  • إعداد المراسلات الرسمية والتقارير الإدارية

  • التواصل مع الإدارة والزملاء بفعالية ومهنية

• إدارة الاجتماعات

  • التخطيط والتحضير للاجتماعات

  • إدارة جدول الأعمال وتوثيق الملاحظات

  • متابعة نتائج الاجتماعات وتنفيذ القرارات

• إدارة الوقت والمهام المتعددة

  • أساليب تحديد الأولويات والمهام العاجلة والمهمة

  • أدوات إدارة الوقت الشخصية والمكتبية

  • التغلب على التسويف وتحقيق الأهداف بكفاءة

• تقنيات استخدام البريد الإلكتروني والبرمجيات المكتبية

  • إدارة البريد الإلكتروني بشكل احترافي

  • استخدام برامج معالجة النصوص وجداول البيانات

  • تنظيم الملفات والمستندات الإلكترونية

• مهارات الكتابة والتقارير الإدارية

  • إعداد التقارير اليومية والشهرية بطريقة احترافية

  • كتابة المراسلات الرسمية ورسائل العمل

  • تحسين مهارات الكتابة وضبط اللغة والمحتوى

• إدارة الملفات والسجلات

  • تصنيف وحفظ المستندات الورقية والرقمية

  • نظم أرشفة حديثة لتسهيل استرجاع المعلومات

  • ضمان سلامة وحفظ المعلومات الحساسة

• مهارات التواصل الشخصي والمهني

  • بناء علاقات عمل إيجابية مع الزملاء والعملاء

  • فن الاستماع الفعّال وحل المشكلات

  • التعامل مع الشخصيات المختلفة بمرونة

• مهارات التقديم والعروض الإدارية

  • إعداد وتقديم العروض المهنية بكفاءة

  • استخدام الوسائل البصرية والتقنيات الحديثة

  • مهارات التأثير والإقناع أثناء العرض

• السرية وحماية المعلومات

  • التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة

  • أساليب حفظ البيانات والمستندات المهمة

  • تدابير أمن المعلومات في بيئة العمل

• مهارات دعم الإدارة العليا

  • تنسيق وتنظيم جداول المديرين التنفيذيين

  • متابعة تنفيذ القرارات والمهام الإدارية

  • إعداد تقارير متابعة الأداء بشكل منتظم

• حل المشكلات واتخاذ القرار الإداري

  • أساليب تحليل المشكلات واتخاذ القرارات المناسبة

  • تقييم المخاطر وإدارة التحديات اليومية

  • تطوير مهارات التفكير النقدي والإبداعي

• إدارة الاجتماعات والفعاليات الرسمية

  • تحضير الاجتماعات الكبيرة والمؤتمرات

  • تنسيق الدعوات والمشاركين والجدول الزمني

  • متابعة النتائج والتقارير النهائية

• التقنيات الحديثة في السكرتارية وإدارة المكاتب

  • أدوات وبرامج إدارة المكاتب الرقمية

  • تحسين الكفاءة باستخدام التطبيقات الذكية

  • التطورات الحديثة في مهارات السكرتارية التنفيذية

• تطوير الأداء الشخصي والمهني

  • استراتيجيات التطوير المستمر والاحترافية

  • بناء خطة تطوير شخصية ومهنية للسكرتير التنفيذي

  • رفع مستوى الأداء وزيادة التأثير في بيئة العمل