الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير تقدم دورة شاملة لإدارة المكاتب المعتمدة (COM). تم تصميم التدريب لإدارة المكاتب المعتمدة (COM) لتطوير وتزويد المتعلم بالمهارات التي يمكنه استخدامها كمدير مكتب أساسي لتحفيز الإنتاجية والكفاءة في المنظمة. تشمل الدورة تعلم إدارة المكاتب، التواصل، إدارة الأفراد والمشروعات. كما تغطي الأعمال، وإدارة الوقت، وخدمة العملاء، والتكنولوجيا في بيئة المكاتب الحديثة.

تشمل الوحدات الرئيسية إتقان إدارة المكاتب، الفعالية الشخصية والتواصل، حل مشكلات المكاتب، والتحديات التي تواجه تكنولوجيا المكاتب. كما تركز الدورة على الحفاظ على السرية وإدارة الوثائق بشكل فعال، وكذلك الاستخدام المسؤول للتكنولوجيا لضمان سير العمل بكفاءة وإنتاجية. يعد الحضور في الدورة مؤهلين للعمل في عدة وظائف متنوعة مثل مدير مكتب، مدير إداري، أو مساعد شخصي. الدورة موجهة إلى موظفي إدارة المكاتب الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم والحصول على الشهادة المعتمدة.

الدورة عملية للغاية وتشمل محاضرات وعروض تقديمية وتمارين عملية لتمكين الحضور من تطوير خبراتهم في إدارة المكاتب.

1. المبادئ الأساسية لإدارة المكاتب إدارة المكاتب عنصر مهم يجب أن يعمل بسلاسة داخل أي منظمة. توفر مبادئ إدارة المكاتب مكان عمل منتج وفعال. المبادئ الأساسية الخمسة لإدارة المكاتب هي: أ. التنظيم: يعتبر التنظيم العامل الأساسي لإدارة المكاتب الفعالة. يضمن التنظيم الجيد للمكتب إتمام المهام بكفاءة والوصول إلى الموارد بسهولة والالتزام بالمواعيد النهائية. ب. إدارة الوقت: تضمن إدارة الوقت إتمام جميع المهام في الوقت المحدد، كما يقوم المدير بتحديد أولويات المهام والمواعيد النهائية لكل منها. ج. التواصل: يجب أن يضمن المشرف وجود تواصل فعال في المكتب على جميع المستويات سواء مع الفريق أو العميل أو الموردين. يساعد التواصل الفعال في تقليل سوء الفهم وتعزيز العمل الجماعي بين الزملاء. د. القيادة: القيادة في إدارة المكاتب تتعلق بتوجيه الفريق لتحقيق أهداف المنظمة. يجب أن يكون مدير المكتب قدوة ويشجع الموظفين ويوجههم بوضوح. هـ. إدارة الموارد: إدارة الموارد الجيدة تضمن أن المكتب يعمل بسلاسة وأن جميع الأدوات والموارد والأفراد يتم إدارتها بشكل فعال.

2. تدريب منسق المكتب وشهادة مدير المكتب يمكنك تعزيز مسيرتك المهنية في إدارة المكاتب من خلال التدريب الممتاز لمنسق المكتب وبرامج شهادة مدير المكتب التجاري. تعد هذه الدورات التدريبية مثالية لمن يرغب في تعزيز قدراته في إدارة المكاتب. يتم إعداد المهنيين لاكتساب المعرفة والمهارات المطلوبة لإدارة عمليات المكتب وتحسين التواصل وقيادة الفرق بشكل أفضل.

الأهداف:

عند إتمام دورة "مدير المكتب المعتمد" (COM) بنجاح، سيحقق المشاركون الأهداف التالية:

• إتقان عمليات المكتب: فهم عميق للوظائف الأساسية لإدارة المكتب مثل المهام الإدارية، تخصيص الموارد، وتحسين سير العمل بالإضافة إلى الأتمتة الفعالة للعمليات.

• التواصل الفعّال: تطوير تقنيات للتواصل مع الأشخاص المعنيين: موظفو المكتب، حجم العمل، وفهم الموظفين لهم. تعلم كيفية التواصل الكتابي والشفهي، الاستماع التفاعلي، وحل المشكلات بشكل نقدي.

• الخبرة في الإدارة المالية: دراسة كيفية إدارة الأموال في المكتب. تعلم كيفية إعداد الميزانية، إدارة النفقات، وشراء المواد بشكل فعال ومنظم للمساهمة في رفاهية المكتب المالية.

• القيادة وإدارة الفرق: تطوير مهارات القيادة لإرشاد الفرق وتنمية الأشخاص في بيئة عمل تعاونية. فهم تقنيات التفويض الفعّال، التحفيز، وتقييم الأداء.

• مكتب قادر على استخدام التكنولوجيا: اكتشاف أدوات التكنولوجيا التي تعزز جودة العمليات المكتبية. فهم تدابير الأمان للبيانات في البرمجيات، وتأمين المعلومات عبر قنوات الاتصال الرقمية.

من يجب أن يحضر؟

تم تصميم شهادة "مدير المكتب المعتمد" (COM) لمجموعة متنوعة من المهنيين الذين يطمحون للتميز في إدارة المكاتب:

• مدراء المكتب والمشرفون الإداريون
• مساعدو الإداريين والمنسقون
• المساعدون التنفيذيون والمساعدون الشخصيون
• مدراء العمليات
• أصحاب المشاريع الصغيرة ورواد الأعمال
• منسقو المكتب والمشرفون
• المستشارون الإداريون
• أي محترف في دور إداري

كيف سيستفيد الحضور؟

فوائد هذه الدورة هي:

• فرص مهنية محسّنة: زيادة الفرص المهنية مع شهادة COM الحالية. تعزز هذه الشهادة مصداقية الشخص وتفتح أبوابًا لفرص أعلى في الإدارة.

• زيادة الإنتاجية: تعلم مهارات عملية يمكن استخدامها لبناء عمليات مكتبية أكثر كفاءة وتحسين الإنتاجية مع تقليل التكاليف.

• مهارات القيادة والإدارة: تعلم فنون القيادة المطلوبة لقيادة الفرق وإدارة الأقسام بشكل فعّال.

• الثقة والمعرفة: بناء الثقة لتنفيذ مهام إدارية مختلفة، سواء كانت مالية أو تتعلق بتكنولوجيا المكتب.

• فرص للتواصل: الاتصال والتفاعل مع محترفين آخرين من مختلف الصناعات وتوسيع شبكاتك المهنية.

مقدمة في إدارة المكتب
المسؤوليات الرئيسية لمدير المكتب
دور مديري المكاتب في نجاح المنظمة
المبادئ الأساسية لإدارة المكتب
المهارات الإدارية
إجراءات المكتب وتحسين سير العمل
إدارة الوقت وأولويات المهام
أنظمة حفظ الملفات والسجلات
مهارات الاتصال
التواصل الفعال داخل المكتب
إدارة الاتصال الداخلي والخارجي
كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير المهنية
قيادة الفريق وعلاقات الموظفين
قيادة وتحفيز فرق المكتب
حل النزاعات وحل المشكلات
إدارة أداء الموظفين
الإدارة المالية
إعداد الميزانية والتخطيط المالي لأقسام المكتب
المحاسبة الأساسية والتقارير المالية
إدارة مستلزمات وموارد المكتب
التكنولوجيا والبرمجيات لإدارة المكتب
البرمجيات الأساسية لمديري المكاتب (Microsoft Office، أدوات إدارة المشاريع)
الأدوات الرقمية للتواصل، الجدولة، وإدارة المهام
حماية البيانات وبروتوكولات الأمان
الصحة والسلامة في المكتب
لوائح وإجراءات السلامة في المكتب
الحفاظ على بيئة مكتبية منتجة وصحية
بروتوكولات الطوارئ والاستعداد
الجوانب القانونية والأخلاقية
فهم اللوائح القانونية المتعلقة بالمكتب
السرية والاعتبارات الأخلاقية
إدارة العقود، والموردين، وسياسات المكتب
التطوير المهني
بناء مهارات القيادة
فرص التقدم المهني
التواصل والشخصية المهنية لمديري المكاتب