تعتبر دورة مدير مكتب معتمد (COM) واحدة من الدورات التدريبية المتخصصة التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، والتي تهدف إلى بناء وتطوير مهارات الأفراد الذين يعملون في بيئات العمل المكتبية. تركز الدورة على تزويد المشاركين بالمعرفة اللازمة لتولي دور مدير المكتب بشكل احترافي، حيث تتيح لهم فهم أبعاد العمل المكتبي وأساليبه المتطورة. كما تُعد هذه الدورة فرصة مثالية للأفراد الذين يرغبون في تحسين كفاءاتهم الإدارية، وتعزيز قدراتهم على تنظيم وإدارة المهام المكتبية المتنوعة بكفاءة. من خلال التدريب المكثف، سيكتسب المشاركون مهارات متقدمة في تنظيم الوقت، إدارة الموارد، والتواصل الفعال، مما يساهم في تعزيز الأداء المؤسسي وتحقيق أهداف العمل بكفاءة عالية.

الفئة المستهدفة

• المديرون والمشرفون في مجال الإدارة المكتبية.
• الأفراد الذين يسعون لتطوير مهاراتهم في إدارة المكاتب وتولي المناصب الإدارية.
• الموظفون الذين يرغبون في الحصول على شهادة معتمدة في مجال إدارة المكتب.
• المهنيون الذين يعملون في بيئات مكتبية ويتطلعون لتحسين مهاراتهم في القيادة والتنظيم وإدارة الوقت.

أهداف البرنامج

في نهاية البرنامج التدريبي سوف يتعرف المشاركون على:

• تمكين المشاركين من فهم أساسيات إدارة المكاتب وتطبيق الأدوات الفعالة في العمل المكتبي.
• تطوير مهارات إدارة الوقت وتنظيم المهام المكتبية بطرق تزيد من الكفاءة والإنتاجية.
• تعزيز قدرة المشاركين على استخدام التكنولوجيا والأنظمة الحديثة في تنظيم العمليات المكتبية.
• تزويد المشاركين بمهارات القيادة اللازمة لإدارة فرق العمل المكتبي بشكل فعال.
• رفع كفاءة التواصل الداخلي والخارجي لضمان سير العمل بسلاسة داخل بيئة العمل.

• دور مدير المكتب وأهميته في المؤسسة
  • التعرف على المهام الأساسية لمدير المكتب.
  • كيف يؤثر مدير المكتب في سير العمل.
  • تحديد العلاقات بين مدير المكتب والإدارات الأخرى.
• المهارات الأساسية لمدير المكتب
  • المهارات التنظيمية اللازمة.
  • المهارات الإدارية الأساسية.
  • مهارات التعامل مع الأشخاص في بيئة العمل.
• تنظيم العمل المكتبي وإدارة المواعيد
  • استراتيجيات تنظيم الوقت.
  • أدوات وتقنيات إدارة المواعيد.
  • كيفية تحديد أولويات العمل في بيئة مكتبية.
• تقنيات إدارة الوقت وتنظيم الأولويات
  • تحديد أولويات المهام المكتبية.
  • استخدام أدوات لتنظيم الوقت بفعالية.
  • تقنيات لتقليل التأجيل وزيادة الإنتاجية.
• أدوات وتقنيات لتحسين الإنتاجية المكتبية
  • تطبيق البرمجيات المكتبية لتحسين الكفاءة.
  • استخدام الجداول الزمنية والمخططات لتنظيم العمل.
  • تبني التكنولوجيا الحديثة لتسريع العمل المكتبي.
• إدارة المراسلات والاتصالات المكتبية
  • كيفية تنظيم البريد الإلكتروني والمراسلات الورقية.
  • تحسين أساليب التواصل بين الموظفين.
  • تقنيات فعالة للتواصل الهاتفي والرقمي.
• مهارات القيادة والإشراف على الفريق المكتبي
  • بناء فريق عمل مكتبي فعال.
  • كيفية توجيه ودعم أعضاء الفريق.
  • مهارات التفويض واتخاذ القرارات.
• إدارة الاجتماعات بشكل فعال
  • خطوات التحضير لاجتماع ناجح.
  • كيفية إدارة الوقت أثناء الاجتماعات.
  • كيفية متابعة وتنفيذ قرارات الاجتماع.
• اتخاذ القرارات وحل المشكلات في بيئة العمل
  • استراتيجيات اتخاذ قرارات مدروسة.
  • تقنيات لحل المشكلات المكتبية.
  • دور التفكير النقدي في اتخاذ القرارات.
• إدارة المخزون المكتبي بفعالية
  • أساليب تنظيم المخزون المكتبي.
  • تقنيات تتبع المخزون وإعادة الطلب.
  • كيفية تقليل التكاليف المرتبطة بالمخزون.
• استراتيجيات التحكم في الميزانية المكتبية
  • كيفية تخصيص الميزانية المكتبية بشكل فعال.
  • أدوات لتتبع الإنفاق المكتبي.
  • استراتيجيات لتوفير التكاليف وتحقيق الكفاءة.
• إدارة العقود والموردين
  • كيفية التفاوض مع الموردين.
  • استراتيجيات لتقييم واختيار الموردين.
  • إدارة العقود والموافقات المكتبية.
• تحسين سير العمليات المكتبية من خلال التكنولوجيا
  • أدوات تقنية لتحسين الكفاءة المكتبية.
  • كيفية دمج البرمجيات المكتبية الحديثة.
  • تحسين تدفق المعلومات داخل المكتب باستخدام التكنولوجيا.
• استراتيجيات التواصل الداخلي الفعّال
  • تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة.
  • كيفية تعزيز التعاون بين الموظفين في بيئة العمل.
  • تقنيات كتابة تقارير ومراسلات فعالة.
• تقييم الأداء المكتبي وتحديد مجالات التحسين
  • كيفية قياس فعالية سير العمل المكتبي.
  • استراتيجيات تحديد مجالات التحسين في العمليات المكتبية.
  • أدوات لقياس أداء المكتب بشكل مستمر.