ركيزة إدارة المشاريع الجيدة هي التخطيط والتنفيذ بعناية. تشكل هيكل تقسيم العمل (WBS) جوهر إدارة المشاريع الفعالة، وهو نهج منظم لتقسيم نطاق المشروع بالكامل إلى أجزاء محددة. يقوم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء قابلة للإدارة لضمان هيكل وتنظيم واضحين لتحقيق أهداف المشروع بكفاءة من قبل الفرق. معنى، هدف وفوائد هيكل تقسيم العمل في إدارة المشاريع. انضم إلى دورة تدريبية في كفاءة إدارة المشاريع للمديرين التي تقدمها أكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير لتتعلم المزيد عن WBS.
هيكل تقسيم العمل، المعروف على نطاق واسع بـ WBS، هو قائمة بالأعمال والنتائج التي يجب إتمامها لمشروع معين. إنه يشبه إلى حد كبير خارطة طريق تحدد كل قطعة عمل مرتبطة بها وتجميعها بطريقة يمكن التعامل معها أو إدارتها. في الأساس، يضمن هذا التقسيم ببساطة أن كل شيء تحت المشروع يتم حسابه لإعطاء صورة واضحة عما يجب القيام به، ومن ثم بالطبع، مدى مساهمته في نجاح المشروع.
بعبارة أخرى، يقوم WBS بترجمة فكرة غير ملموسة للمشروع إلى حزم عمل ملموسة. حزمة العمل هي شيء يمكن التفكير فيه كنتيجة ملموسة أو قطعة تشكل جزءًا من المشروع. الطبيعة الهرمية لـ WBS تبدأ من الهدف العام للمشروع في الأعلى ثم يتم تقسيمه تدريجياً إلى مستويات مهام أصغر وأكثر تفصيلاً في هيكل تنازلي.
على سبيل المثال، في تطوير البرمجيات، في أعلى مستوى من WBS، سيكون تقديم تطبيق هو العنصر الأساسي. في المستوى الثاني، يتكون من المكونات الرئيسية مثل تصميم واجهة المستخدم، تطوير الواجهة الخلفية، ثم الاختبار. سيتم بعد ذلك تقسيم هذه المكونات إلى حزم عمل فردية، والتي ستشمل إنشاء الإطار السلكي، إعداد قاعدة البيانات، واختبار ضمان الجودة.
في جوهره، WBS هو أداة تقوم بتبسيط المشاريع المعقدة عن طريق تقسيم هذه المشاريع إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يوفر خارطة طريق واضحة من الأهداف العليا للمشروع وصولاً إلى أصغر المهام القابلة للتنفيذ.
خدمة WBS المُحسّنة تخدم عدة أغراض:
يعد هيكل تقسيم العمل مقابل خطة المشروع من الأدوات المهمة في إدارة المشاريع ولكنهما يخدمان أغراضاً مختلفة. تجعل اختلافاتهما من السهل التمييز بينهما بحيث يمكن تنفيذ العمل بفعالية.
بينما يقدم WBS أداة أساسية لتعريف نطاق المشروع، فإن خطة المشروع توسع هذا بتعاملها مع لوجستيات التنفيذ. من هذا المنطلق، تضمن هذه الأدوات أن المشروع محدد ومُدار بشكل جيد.
يظل WBS أداة قوية تقدم للفرق عدة فوائد. إليك بعضها:
تحسين الوضوح والتركيز
تقسيم المشروع إلى أجزاء يوضح ما يجب فعله. نتيجة لذلك، يمكن للفريق التعامل مع المهام الفردية دون فقدان التركيز على الأهداف العامة.
تعزيز التواصل
يوفر WBS لغة مشتركة للإشارة إلى المشروع. إن تصور المشروع في شكل هرمي يساعد أصحاب المصلحة على فهم هيكل المشروع وكيفية تنفيذه، وبالتالي العمل بتعاون ونظام دون انحراف.
استخدام الموارد بفعالية
يمكن لمديري المشاريع تخصيص الموارد—العمالة، الوقت، والميزانية—بشكل أكثر فعالية مع التعريف الواضح لكل مهمة. يتم تقليل الفاقد وتوجيه الموارد حيثما تكون في أمس الحاجة إليها.
الجدولة مع الحد الأدنى من إهدار الوقت
يبسط WBS إنتاج الجداول الزمنية الدقيقة للمهام واعتمادها. وهذا يقلل من احتمال فقدان المواعيد النهائية ويضمن سير العمل بسلاسة.
إدارة أفضل للمخاطر
مع WBS شامل، سيتمكن مديرو المشاريع من رؤية أنماط المخاطر في وقت مبكر جداً من عملية التخطيط. وبالتالي، مع معرفة ما يتطلبه أي نشاط معين، ستكون الفرق أكثر استعداداً لتحديد المهددين المحتملين في وقت مبكر من العملية ووضع خطط للتخفيف.
متابعة الأداء بسهولة
يعد WBS مرجعًا يمكن من خلاله تتبع تقدم المشروع. وبالتالي، عندما يتم إتمام بعض المهام وفقًا لوصفها في WBS، يمكن لمديري المشاريع التنبه إلى التأخيرات المحتملة وإجراء التعديلات المناسبة لضمان أن العمل يظل على المسار الصحيح.
المسؤولية والملكية
تخصيص مسؤوليات حزم العمل لفريق أو فرد يؤدي إلى تحمل المسؤولية من قبل فرق أو أفراد محددين. يعرف أعضاء الفريق أدوارهم ومسؤولياتهم مما يزيد من المشاركة والأداء إلى أقصى حد.
التوثيق الكامل
يساعد WBS في توثيق نطاق المشروع، الذي يمكن استخدامه للتدقيق، والدروس المستفادة، وكذلك التخطيط العام للمشاريع المستقبلية.
يتطلب تطوير WBS عدة خطوات بما في ذلك: