تحسين العمليات هو ممارسة أساسية وفعّالة ضمن جميع العمليات سواء كانت أعمالك في التصنيع أو البناء أو الصناعات الأخرى. يجب أن يتضمن برنامجك تدابير لتبسيط العمليات، زيادة الفعالية من حيث التكلفة، وتوليد أرباح أكبر من العمليات التي تركز على العميل.
في نهاية اليوم، يجب أن يوفر التحسين المستمر للعمليات ميزة تنافسية لك، ويسمح لك بتقديم نتائج أفضل تلبيةً لاحتياجاتك. ولكن، ماذا يتضمن تحسين العمليات؟ دعونا نستكشف ذلك.
ما هو تحسين العمليات؟ تحسين العمليات أو تحسين العمليات التجارية هو ممارسة اكتشاف وتحديد التدابير التي تجعل العمليات الحالية أسرع، وأكثر دقة، وكفاءة، وموثوقية. يجب أن يُنظر إلى هذه الممارسة على أنها تمرين مستمر وليس نشاطًا لمرة واحدة. للحصول على فهم أفضل لتحسين العمليات، يمكنك الاطلاع على الدورات التدريبية في سنغافورة التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
تحسين العمليات في الأعمال عادةً ما يهدف تحسين العمليات في الأعمال إلى تحديد المشكلات أو الفرص في العمليات الحالية، وابتكار الحلول، ثم تطبيقها لتحسين العمليات.
لماذا يعد تحسين العمليات أمرًا مهمًا؟ العمليات التي تستغرق وقتًا طويلاً لإتمامها، أو تتطلب موارد أكثر مما تم التخطيط لها، أو تنتج نتائج غير موثوقة أو غير متسقة، كلها تشير إلى تعطل في العمليات مما يؤدي إلى ضعف فعالية العمليات التجارية. قد يؤدي ذلك إلى تكلفة ضخمة للأنشطة التجارية الأمريكية تصل إلى تريليون دولار سنويًا. تحسين العمليات يمكن أن يعالج هذه المشكلات.
لماذا نحتاج إلى تحسين العمليات؟ تشمل الإجابات على هذا السؤال ما يلي:
وضوح الفعالية من حيث التكلفة وزيادة الإنتاجية.
قد تقلل تقنيات تحسين العمليات من عدد الأخطاء والعوائق، مما يؤدي إلى نتائج أكثر موثوقية.
يمكن أن ترفع السرعة المحسنة وتزيد من تحسين المنتجات أو الخدمات.
تحسين العمليات يعزز من قدرتك على التكيف في الأسواق المتغيرة.
ماذا يمكن أن يفعله التحسين المستمر للعمليات في أعمالك؟ يساعد التحسين المستمر للعمليات في علاج مشاكل العمليات من خلال مجموعة من التحسينات الصغيرة إلى المتوسطة القابلة للإدارة بدلاً من التحسينات الكبرى التي قد تصبح غير قابلة للإدارة. هذا لا يساعد الشركات فقط على توفير الوقت والموارد، بل يساعد الفرق على التقدم لتحديد المشكلات قبل أن تتحول إلى مخاطر أكبر.
دوافع العمل لتحسين العمليات من المهم أن يدرك الفرق ضرورة تحسين وتطوير العمليات التجارية. يشمل ذلك إشراك الأشخاص في عملية تحسين الأعمال من خلال تقدير مدخلاتهم وأخذها بعين الاعتبار، وليس فقط العمليات في مجالاتهم الخاصة ولكن في المنظمة بأكملها.
المنهجيات لتحسين العمليات يتم تحسين العمليات من خلال منهجيات تساعد الفرق على تقييم حالة العمليات الحالية وإيجاد الفرص لتحسينها. إليك بعض المنهجيات الشائعة:
دورة PDCA: وهي خطة، نفذ، تحقق، تصرف. تستخدم لتحسين العمليات والمنتجات باستمرار.
كايسن: فلسفة عمل يابانية تحسن العمل والعمليات بشكل مستمر دون نهاية.
إدارة الجودة الشاملة (TQM): تركز على تحسين العمليات والمنتجات لتحقيق النجاح طويل المدى من خلال رضا العملاء.
نظرية القيود: تهدف إلى تحديد وإدارة الاختناقات بسرعة التي تعيق الوصول إلى الأهداف.
5S: طريقة تنظيم العمليات لتحسين الكفاءة من خلال خمسة مفاهيم: التحديد، التنظيم، التنظيف، المعايير، الاستدامة.
تحليل SIPOC ورسم الخرائط العملياتية: يستخدم لتحديد المعلومات الأساسية التي تخص العمليات.
رسم خرائط تدفق القيمة (VSM): يعرض جميع الإجراءات اللازمة لتقديم قيمة للعملاء.
كانبان: يعزز التحسين المستمر من خلال لوحة ديناميكية مرئية تظهر حالة المهام ضمن العمليات.