عندما يتم تقييم وتصنيف كل خطر بناءً على احتمال حدوثه وتأثيراته، تصبح مصفوفة المخاطر أداة قوية جدًا في إدارة المخاطر. جميع المؤسسات في مختلف الصناعات تعتمد على هذه المصفوفة لإجراء تحليلات شاملة تؤدي إلى تطوير استراتيجيات تخفيف فعالة. يقدم دورة وظائف إدارة وتخفيف المخاطر المؤسسية التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير تدريبًا للمهنيين على كيفية تحديد المخاطر وتقييمها وتخفيفها. يوضح هذا الدليل كل ما يتعلق بمصفوفة المخاطر: ما هي، ولماذا هي مهمة، وكيف تعمل، والأهم من ذلك، كيفية استخدامها مع مثال عملي.
فهم مصفوفة المخاطر في إدارة المخاطر
تُعرف مصفوفة المخاطر أيضًا باسم مصفوفة الاحتمالية والتأثير، وهي تمثيل بياني لمستويات مختلفة من المخاطر. تساعد على تصنيف خطورة المخاطر من حيث احتمال حدوثها والعواقب المحتملة لها. تُنشأ عادةً في شكل شبكة، حيث يمثل أحد المحاور الاحتمالية والمحور الآخر التأثير.
هذا ما يجعل الدول والمؤسسات تستخدم المصفوفة؛ إذ تمنح رؤية أوضح للمخاطر بطريقة منظمة. فهي تبسط البيانات المعقدة وتجذب انتباه مديري المخاطر إلى التهديدات ذات الأولوية الأعلى.
أهمية مصفوفة المخاطر
يسمح استخدام مصفوفة المخاطر للمؤسسات باتباع نهج منظم في تحليل المخاطر، فهي تعبر عن التخطيط المسبق والاستعداد للمشكلات بدلاً من رد الفعل بعد وقوعها. كما تدعم صياغة الاستراتيجيات واتخاذ القرارات من خلال تسليط الضوء على التهديدات الكبرى.
إضافة إلى ذلك، تعزز الشفافية والتواصل بين الفرق وأصحاب المصلحة، حيث تُعرض المخاطر بطريقة سهلة الفهم، ما يتيح للجميع تقديم المدخلات حول كيفية تحديد المشكلات المحتملة وتخفيفها.
المكونات الرئيسية لمصفوفة المخاطر
تتكون المصفوفة عادةً من عناصر أساسية تقدم صورة مركبة للمخاطر. فهم هذه العناصر ضروري للتطبيق السليم، وأبرزها:
مقياس الاحتمالية: يقيّم مدى احتمال وقوع أي خطر معين، ويتراوح عادةً من نادر إلى شبه مؤكد (نادر، غير محتمل، محتمل، مرجح، شبه مؤكد)، ويرتبط كل مستوى غالبًا بقيمة رقمية لتسهيل قياس المخاطر.
مقياس التأثير: يمثل العواقب المحتملة إذا وقع الخطر، ويُصنف عادةً إلى طفيف، متوسط، كبير، وكارثي. وغالبًا ما تُعطى هذه المستويات أيضًا قيماً رقمية.
مستويات المخاطر (التصنيفات): الدمج بين الاحتمالية والتأثير ينتج عنه مستوى أو تصنيف الخطر، مثل منخفض، متوسط، عالي، أو شديد. يساعد ذلك في ترتيب الأولويات لاتخاذ الإجراءات.
كيفية إعداد مصفوفة المخاطر
لإنشاء مصفوفة فعّالة يجب اتباع منهجية منظمة، وتشمل الخطوات:
تحديد المخاطر المحتملة: عبر جلسات العصف الذهني، المقابلات، مراجعة المشاريع السابقة، ودراسات القطاع.
تقييم احتمال كل خطر: بتحليل البيانات التاريخية، استشارة الخبراء، أو استخدام نماذج تنبؤية، وتصنيفه ضمن نادر، غير محتمل، محتمل، مرجح، شبه مؤكد.
تحليل تأثير الخطر: عبر دراسة أثره على الأداء المالي، استمرارية الأعمال، سلامة الموظفين، السمعة، أو الوضع القانوني، وتصنيفه بين طفيف إلى كارثي.
احتساب وتصنيف مستوى الخطر: بدمج درجة الاحتمالية مع التأثير للحصول على التصنيف النهائي (منخفض، متوسط، عالي، شديد).
إعداد وتنفيذ خطط التخفيف: مثل إجراءات التحكم، إعادة تصميم العمليات، أو التأمين. للتقليل من الاحتمال أو التأثير بحيث ينتقل الخطر إلى فئة مقبولة.
فوائد استخدام مصفوفة المخاطر
تبسيط تحليل المخاطر: تحويل المعلومات المجردة إلى صورة مرئية يسهل فهمها.
دعم التوجه الاستباقي: ببيان المخاطر ذات التهديد الأعلى قبل وقوعها.
تحسين القرارات: بتوجيه الموارد نحو ما يتطلب اهتمامًا عاجلًا.
توحيد معايير التقييم: باستخدام نفس المصفوفة عبر الإدارات.
قيود مصفوفة المخاطر
التبسيط المفرط: قد لا تعكس التعقيد الحقيقي لبعض المخاطر.
التقييم الذاتي: الذي قد يتأثر بالتحيزات الشخصية.
إحساس زائف بالأمان: إذا تم تجاهل الأسباب الجذرية أو تفاعل المخاطر.
مثال تطبيقي لمصفوفة المخاطر خلفية المشروع
نفترض مشروع إنشاء يحتاج لتقييم أنواع مختلفة من المخاطر مثل تجاوز الميزانية، تعطل المعدات، إصابات ميدانية، وتأخيرات الطقس. يستخدم الفريق مصفوفة 5x5 لتقييم وترتيب هذه المخاطر.
تحديد المخاطر
يتم تسجيل جميع المخاطر في سجل المخاطر.
تقييم الاحتمالية والتأثير
مثلاً، يُعتبر خطر وقوع حادث جسيم "مرجح" وتأثيره "كبير"، بينما تأخر المواد "محتمل" وتأثيره "طفيف".
وضع المخاطر على المصفوفة
يوضح ذلك المخاطر التي تتطلب تدخلاً عاجلًا مثل الحوادث، مقابل مخاطر أقل إلحاحًا مثل تأخر المواد.
نصائح لاستخدام مصفوفة المخاطر بفعالية
وضع معايير واضحة للاحتمالية والتأثير.
مراجعتها بانتظام.
إشراك أصحاب المصلحة لرؤية أوسع وتحقيق ملكية جماعية.