إدارة المشاريع تشبه التعامل مع الأشخاص، وذلك بسبب مجموعة واسعة من الفرص والحرية التي توفرها، بالإضافة إلى الرضا والهدف الذي تجلبه. سواء كنت تطمح لأن تصبح مدير مشروع أو ترغب فقط في تطوير مهاراتك الإدارية، فقد يكون دورة إدارة المشاريع المعتمدة من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير مناسبة لك. لا تتيح لك هذه الدورة اكتساب المهارات والسلوكيات الأساسية المتوقعة من مدير مشروع ناجح فحسب، بل ستمنحك أيضًا لقب مدير IPMA المستوى D المعترف به دوليًا عند اجتيازها. في هذه المقالة، ستتعرف على ما يقوم به مدير المشروع.
ما هو مدير المشروع؟
مدير المشروع هو شخص داخل مؤسسة أخرى مسؤول عن تطبيق منهجية إدارة المشاريع لتحقيق أهداف المشروع، عادةً في ظل قيود مثل الوقت المخصص، الميزانية، والموارد. يمكن أن يكونوا موظفين مباشرين لدى مؤسسة أو يعملون كـمستشارين خارجيين. تختلف المسميات الوظيفية والوظائف في إدارة المشاريع حسب المؤسسة، لذلك قد يتم تنفيذ عمليات الإدارة بواسطة موظف آخر يحمل مسمى وظيفي مختلف تمامًا.
هناك طرق مختلفة لتصنيف مديري المشاريع، ومن بينها التصنيف حسب المستويات، حيث يوجد مدير مشروع مبتدئ، مدير مشروع، ومدير مشروع أول. في كل مستوى، يتمتع مدير المشروع بـخبرة ونضج يتناسبان مع دوره. عندما يكتسب مدير المشروع خبرة في صناعة أو بيئة معينة، ويجمع المعرفة اللازمة من خلال إدارة مشاريع متعددة، فإن حدسه يصبح أكثر وضوحًا في إدارة المشروع.
إدارة المشاريع هي تطبيق المعرفة، المهارات، الأدوات، والتقنيات على أنشطة المشروع لتحقيق متطلباته. أما مدير المشروع، فهو الشخص المسؤول عن تسليم مخرجات المشروع ونتائجه من خلال إدارته. ازدادت أهمية وظيفة مدير المشروع بسبب العواقب الكبيرة الناتجة عن عدم تنفيذ المشاريع وفق المعايير المحددة من حيث الجودة والوقت. في ظل التغيرات السريعة في التكنولوجيا والاقتصاد، أصبحت وظيفة مدير المشروع مطلوبة عالميًا. ومع تركيز المنظمات على المشاريع بدلاً من العمليات المستمرة، أصبح إدارة المشاريع مهارة أساسية في نجاح المنظمة، ويُعتبر مديرو المشاريع من أهم أصولها.
ما هو دور مدير المشروع؟
يعمل معهد إدارة المشاريع (PMI) كـوكيل تغيير لـمدير المشروع، حيث يتبنى أهداف المشروع كأنها أهدافه الخاصة، ويستخدم مهاراته وخبراته لتحقيق رؤية مشتركة مع الفريق المسؤول عن تنفيذ المشروع.
تشمل مهام مدير المشروع التحكم وإدارة نطاق المشروع، إلى جانب تحفيز وتشجيع الفرق والعملاء. كما أنه مسؤول عن تسليم المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية، مما يضمن نجاح المشروع من خلال إلهام فريق العمل. وهذا يشمل تحديد وتخصيص أهم 5 موارد مثل المواهب والتمويل المتاح. لكل نشاط في إدارة المشاريع، تشمل العوامل الأساسية توفير التكاليف، التسليم في الوقت المحدد، والجودة، وبالتالي فإن دور مدير المشروع هو تنسيق الموارد لتحقيق جميع هذه الأهداف ضمن الجدول الزمني والميزانية وبجودة عالية.
المسؤوليات الرئيسية لمدير المشروع
تتنوع مسؤوليات مدير المشروع وفق مراحل المشروع، ولكنها تدور حول مجالات أساسية مثل النطاق، الجدول الزمني، الموارد، التمويل، الجودة، والمخاطر. تشمل مراحل المشروع الرئيسية ومسؤوليات مدير المشروع في كل منها ما يلي:
1. البدء
مرحلة البدء هي أول خطوة في إدارة المشاريع، وتهدف إلى تحديد المشروع. في هذه المرحلة، يتم إشراك جميع المعنيين، مثل أصحاب المصلحة، الموظفين، العملاء، الحكومة، والمجتمع، لجمع أفكارهم وتوقعاتهم. يتم تحديد الأهداف الرئيسية والإجابة على الأسئلة الأساسية، مثل ما الذي سيتم تسليمه؟ ما هي معايير النجاح؟ وما هو الجدول الزمني والميزانية؟.
2. التخطيط
التخطيط هو مرحلة أساسية في المشروع، حيث يتم وضع خطة واضحة لتحقيق الأهداف المحددة. يجب أن تكون هذه الأهداف SMART (محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، واقعية، ومحددة زمنيًا). كما يجب أن تتضمن خطة المشروع عناصر مثل بيان النطاق، هيكل تقسيم العمل، مخطط جانت، خطة الاتصال، وخطة إدارة المخاطر، لضمان أن تسير جميع الأنشطة في الاتجاه الصحيح.
3. التنفيذ
في مرحلة التنفيذ، يتم تحويل الخطة إلى مهام فعلية. يتم توزيع المسؤوليات من قبل مدير المشروع على أعضاء الفريق، ويتم مراقبة التنفيذ باستمرار من خلال الاجتماعات والتقارير. النجاح في هذه المرحلة يعتمد على التعاون والتواصل الفعّال، مما يجعل تحفيز الفريق ودعمه من أهم مسؤوليات مدير المشروع.
4. المراقبة والتقييم
تساعد المراقبة والتقييم في تحديد أوجه القصور في تنفيذ المشروع وما يجب تعديله للحفاظ على التقدم وفق الخطة الأصلية. يتم تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، مثل الميزانية، الجودة، الأهداف، والوقت، لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
5. إغلاق المشروع
يُعتبر إغلاق المشروع المرحلة الأخيرة، حيث يقوم مدير المشروع بإبلاغ الفريق عن النجاحات والإخفاقات، وتسليم المشروع المكتمل إلى العميل. إذا كانت هناك أعمال غير مكتملة، يتم إبلاغ أصحاب المصلحة ووضع خطط إضافية لإنجازها. يجب أن يتم تسليم المشروع بكفاءة وضمن الميزانية والوقت المحدد، حيث تُعتبر الكفاءة أمرًا أساسيًا في إدارة المشاريع.
ما الذي يجعل مدير المشروع ناجحًا؟
مدير المشروع هو قائد يحتاج إلى صفات معينة مثل فهم الأهداف العامة للمشروع، الإلمام باحتياجات الفريق، الذكاء السياسي، ومهارات التفاوض القوية. كما يجب أن يكون دقيقًا، قادرًا على التعامل مع التحديات، وعمليًا. لتحقيق النجاح في مجال إدارة المشاريع، يجب تطوير وتحسين المهارات بشكل مستمر والحصول على شهادات معتمدة تثبت الكفاءة.