المشتريات أمر حيوي للمؤسسات التجارية من جميع الأنواع. هي عملية الحصول على السلع والخدمات من خارج المؤسسة الخاصة لتلبية احتياجاتها. تضمن عملية المشتريات أن تحصل المنظمات على المواد أو المنتجات أو الخدمات المناسبة بالسعر والكمية والوقت الصحيح. لذلك، فهي مفيدة في إدارة التكاليف مع ضمان الحفاظ على الجودة وكفاءة العملية.
سيتناول المقال شرح الخطوات الخمس لعملية المشتريات وكيف يساهم كل منها بشكل كبير في سير العمل المستمر للمؤسسة. سجل الآن في دورة إدارة المشتريات الاستراتيجية لتعزيز مهاراتك في حل النزاعات وتعزيز التعاونات الأقوى.
الجزء الأول من دورة المشتريات هو تحديد احتياجات المنظمة. هذا هو نمط الأشياء التي يجب النظر فيها قبل الحصول على أي شيء. قد تتعلق بالمواد الخام، مستلزمات المكتب، المعدات أو الخدمات المطلوبة للمنظمة. تشمل الخطوة مختلف الأقسام في تعريف ما هو مطلوب. هناك عدة عوامل يجب النظر فيها لتحديد الاحتياجات، مثل:
المخزون أو من خلال الموارد الموجودة.
المشاريع المستقبلية أو احتياجات التشغيل.
القيود الميزانية والمال المتاح لذلك.
الأهداف الاستراتيجية طويلة المدى للمنظمة. بمجرد تحديد الاحتياجات، يتم توثيقها بالتفصيل. تُعرف هذه الوثيقة بطلب الشراء الذي يوضح ما يحتاجه، الكمية والجودة، وتاريخ التسليم. ثم يُرسل الطلب للموافقة من السلطات المؤقتة المعنية في المنظمة.
البحث عن الموردين واختيارهم هو الخطوة التالية في المشتريات بعد أن تحدد المنظمة احتياجاتها. في هذه المرحلة، تحاول الشركات البحث عن البائعين أو الموردين المحتملين الذين يمكنهم توفير السلع أو الخدمات التي تحتاجها. يعتبر اختيار الموردين خطوة مهمة حيث قد يحدد كيفية تأثير الجودة والسعر والتسليم في الوقت المحدد من ذلك المورد على المنظمة. للبحث عن الموردين، غالبًا ما تمر المنظمات بالعمليات التالية:
البحث في السوق: إجراء بحث عن الموردين ذوي السمعة الطيبة الذين يمكنهم تلبية احتياجات الشركة.
طلب تقديم العروض (RFP): إرسال رسائل لدعوة الموردين لتقديم العروض أو الأسعار للسلع/الخدمات.
قاعدة بيانات الموردين: الوصول إلى قواعد البيانات الداخلية أو المواقع الخارجية التي تحتوي على سجلات الموردين والموردين المحتملين.
بعد اختيار المورد، الخطوة الثانية في عملية المشتريات هي إنشاء طلب شراء (PO). هذه الوثيقة الرسمية توضح التفاصيل الخاصة بالسلع/الخدمات التي تشتريها الشركة من المورد. تعتبر هذه الوثيقة عقدًا قانونيًا بين المشتري والمورد. عادةً ما يحتوي طلب الشراء على:
وصف العنصر: ما سيتم شراؤه، مع الكمية والمواصفات.
السعر: تكلفة العنصر أو الخدمة المتفق عليها.
تاريخ التسليم: التاريخ المتوقع لتسليم السلع/الخدمات.
شروط الدفع: طرق الدفع، الجدول الزمني، والشروط المتفق عليها.
تعليمات الشحن: تحتوي على عنوان التسليم وأي تعليمات خاصة بشأن التعامل مع العناصر. يساعد طلب الشراء الواضح في ضمان وضوح وسهولة الأمر للطرفين، مما يساعد على تقليل فرص حدوث أي سوء فهم. بعد ذلك، يتم إرسال طلب الشراء إلى المقاول، وعند قبول الطلب، تنتقل العملية إلى الخطوة التالية.
الخطوة الرابعة في عملية المشتريات تشمل استلام وفحص السلع أو الخدمات المتعاقد عليها. بعد التسليم من المورد، يجب على المنظمة التحقق من أن العناصر تتوافق مع المواصفات والمعايير المحددة. عملية الاستلام تتضمن:
التحقق من الشحنة: التأكد من أن هذه العناصر تتطابق مع المواصفات والكمية المحددة في طلب الشراء. يشمل ذلك فحص الملصقات، الحزم، وإشعار التسليم.
الفحص من حيث الجودة والحالة: فحص السلع التجارية للتأكد من أنها غير تالفة أو أنها تفي بمعايير الجودة المطلوبة. في حالة وجود اختلافات، يجب على فريق المشتريات إشعار المورد فورًا لإعادة البضائع أو استبدالها بمنتجات جديدة.
التوثيق: يجب تسجيل استلام السلع والخدمات في تطبيق إدارة المخزون في الشركة. يساعد هذا التوثيق في تنسيق المخزون مع عمليات التدقيق المستقبلية. إذا كانت الخدمة قيد النظر، تشير الخطوة إلى التأكد من أن الخدمة تم تسليمها وفقًا للشروط المحددة - التحقق من جودتها والتأكد من أن العمل يتوافق مع التوقعات المحددة في العقد.
الجزء الأخير من دورة المشتريات هو معالجة المدفوعات وحفظ السجلات الصحيحة. بعد استلام وفحص السلع أو الخدمات، ستدفع المنظمة للمورد وفقًا للشروط المحددة في طلب الشراء. عملية معالجة الدفع تتضمن عادةً ما يلي:
التحقق من الفاتورة: يجب على المورد تقديم أي فواتير، وسيتم مطابقتها مع طلب الشراء وإشعار التسليم للتحقق من صحتها. هذا للتأكد من أنه تم فرض المبلغ الصحيح على السلع أو الخدمات المستلمة.
موافقة الدفع: بعد التحقق من الفاتورة، يتم إرسالها للموافقة من القسم المعني مثل الحسابات أو المالية.
معالجة الدفع: بعد الموافقة، سيتم الدفع باستخدام الطريقة المتفق عليها (على سبيل المثال، التحويل البنكي، الشيك، إلخ). كما يشمل الحساب في عملية الدفع أيضًا جزءًا من المرحلة الأخيرة. تعتبر هذه السجلات ذات قيمة لأغراض التدقيق المالي والضرائب، بالإضافة إلى التخطيط للمشتريات المستقبلية. يجب الحفاظ على نظام منظم يتم من خلاله إدخال طلبات الشراء، الفواتير، الإيصالات، وكذلك تأكيدات الدفع.
في الختام، تتكون عملية المشتريات من خمس خطوات حاسمة لنجاح الحصول على السلع والخدمات داخل المنظمة. تحديد الاحتياجات، طلب الشراء، الدفع للموردين، وحفظ السجلات المتعلقة بذلك مثل طلب الشراء وطلب الدفع هي جميع العمليات الأساسية التي تؤدي إلى تحقيق الأهداف التشغيلية، الحفاظ على معايير الجودة، وإدارة التكاليف. تقوم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير بتقديم دورات متخصصة حول عملية المشتريات لأولئك الذين يرغبون في تطوير مهاراتهم في مجال المشتريات.