تبسيط الوظائف هو أسلوب تستخدمه المنظمات عند إجراء تغيير في طريقة العمل حيث يتولى الموظف مهام محدودة. الهدف منه هو تحسين الإنتاجية من خلال العمل على الأنشطة التي يمكن للموظف إتمامها بشكل أكثر فعالية في الدورة الثانية. تم تطبيق هذه الفكرة في العديد من المنظمات والشركات التي تتطلب أنشطتها عمليات روتينية عبر التصنيع، البيع بالتجزئة، وخدمة العملاء.
ما هو تبسيط الوظائف؟
"تبسيط الوظائف، المعروف أيضًا بتبسيط العمل، يُعرّف على أنه فعل تقليل المهام المعطاة للموظف عن طريق تقسيمها إلى مهام أبسط وقابلة للإدارة."
بالتأكيد، أهم ميزة للتركيز على عدد أقل من المهام هي أنه في المتوسط، يتم أداء المهام المعينة للموظفين بشكل أفضل مع أخطاء أقل.
على سبيل المثال، لنفترض أن هناك مصنعًا، قد تتضمن إعادة تشكيل مكان العمل التقليدية قيام العامل بمهام التجميع، التعبئة، ومراقبة الجودة؛ ومع ذلك، قد يقتصر تبسيط الوظائف على تجميع فقط. يتيح هذا التخصص للعامل التخصص في التجميع ليتمكن من القيام به بسرعة ودقة أكبر.
أهمية تبسيط العمل
تتمثل أهمية تبسيط العمل في أداء بعض الأنشطة في وقت أقل وموارد أقل. وهذا يعزز الإنتاجية حيث لن يقوم العامل بالعديد من المهام في وقت واحد لأنه مسموح له بأداء مهمة واحدة فقط في الوقت المحدد. ستساعد هذه الطريقة في زيادة كفاءة العمل، استبعاد الأخطاء، وتحقيق انتظام النتائج. كما يتم تبني إدارة الوقت وتكاليف التشغيل المنخفضة من خلال تطبيق تقنيات تبسيط العمل.
5 تقنيات لتبسيط العمل
تقنيات قياس العمل هي الأنشطة التي تهدف إلى تسهيل عملية من خلال تقليل وقت التنفيذ والجهد عن طريق إزالة جميع العناصر غير الأساسية في العملية. فيما يلي بعض التقنيات الشائعة:
تقسيم المهام
تقسيم العمل هو أحد أبسط وأكثر طرق تبسيط العمل أهمية. يشمل تقسيم الأنشطة الكبيرة والمعقدة إلى مهام أصغر يمكن العمل عليها بسهولة. عندما يتم تقسيم المهام إلى أنشطة أبسط، يمكن للعمال التركيز أكثر على كل مرحلة من العمل مما يؤدي إلى جودة أعلى وأخطاء أقل. وهذا يجعل هذه التقنية فعالة ويسهل أيضًا مراقبة درجة اكتمال أو تقدم كل مهمة فرعية.
على سبيل المثال، في وظيفة مثل خدمة العملاء، قد يتم تكليف الموظفين بمهمة الرد على الاستفسارات. قد تشمل هذه المهمة الرد على المكالمات، حل مشاكل العملاء، وتسجيل المكالمة في قاعدة البيانات. يتم أداء كل من هذه المهام بشكل فردي لتسهيلها وجعلها أكثر كفاءة.
التشغيل الآلي
التشغيل الآلي هو تطبيق التكنولوجيا، سواء كانت معدات ميكانيكية أو برامج حاسوبية، لإتمام إجراء منهجي معين. غالبًا ما تُعتبر أدوات فعالة تمكّن العمال من التركيز على مهام أكثر أهمية وقيمة. يقلل التشغيل الآلي من الأخطاء البشرية ويجعل العملية أسرع وأكثر دقة عندما يتعلق الأمر بالحسابات المعقدة والمستهلكة للوقت.
في الصناعات مثل التصنيع، كان التشغيل الآلي يتمثل سابقًا في استخدام سيور النقل، الأذرع الروبوتية أو حتى البرمجيات الحاسوبية للتعامل مع التجميع، التعبئة أو معالجة المعلومات.
علاوة على ذلك، عندما يتعلق الأمر بالمهام الإدارية، يمكن لأدوات التشغيل الآلي مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) إنشاء سجلات التفاعل أو إرسال رسائل المتابعة عبر البريد الإلكتروني، مما يتطلب إدخالًا يدويًا ضئيلًا.
إزالة المهام غير الضرورية
من بين الجوانب الرئيسية للأهداف المرتبطة بتبسيط العمل، يمكن ذكر عملية تحديد دقيق للعمليات غير ذات القيمة واستبعادها من الخبرة العملية. في بعض الأحيان، لدى المنظمات إجراءات تحتوي على مراحل مكررة بشكل غير ضروري، أو الموافقات والإجراءات التي لم تعد ذات صلة. بهذه الطريقة، يتم إزالة المهام غير الضرورية التي لا تساهم في جعل الموظف أكثر إنتاجية من العمل.
على سبيل المثال، في المنظمات التجارية، لا ينبغي عقد الاجتماعات غير البناءة التي كان من الممكن إجراؤها عبر البريد الإلكتروني أو أدوات إدارة المشاريع. أيضًا، قد يكون من المفيد إزالة الرسمية في الموافقة على المهام اليومية مثل شراء مستلزمات المكتب، حيث يساهم ذلك في تسهيل الإجراءات وتجنب العوائق.
تخصص المهام
تخصص المهام ينطوي على تحديد المهام في الهيكل التنظيمي وتفويضها إلى الموظفين ذوي المهارات المتوافقة. يعني التركيز على مهام محددة أن المنظمات قد تجد موظفيها متمكنين في مهام معينة مما يؤدي إلى عمل أسرع وأكثر كفاءة. هذه التقنية مناسبة بشكل خاص في البيئات التي تتطلب الاستمرارية والدقة، بما في ذلك الإنتاج والرعاية الصحية أو أي وظائف إدارية.
على سبيل المثال، في مستشفى، قد يتخصص أحدهم في استقبال المرضى، بينما يتخصص آخر في إعطاء الأدوية. يساعد تقسيم العمل هذا الموظفين على أداء عملهم بشكل فعال ويقلل من مستوى الإرهاق الوظيفي بينهم.
التوحيد القياسي
التوحيد القياسي يضمن تطبيق وموثوقية العمليات والإرشادات الخاصة عبر المنظمة. إنها تقنية لتبسيط العمل التي تزيل التفاوت والتقلب في تنفيذ المهام، مما يضمن موثوقية متساوية في النتائج. عندما تقرر المنظمة توحيد العمليات، يصبح من الأسهل تدريب المتعلمين الجدد، والتحقق من الجودة، وتقليل معدل الأخطاء.
على سبيل المثال، في بيئة البيع بالتجزئة، يلتزم كل موظف بالإجراءات المناسبة في التعامل مع شكاوى العملاء لتجنب حدوث سيناريو حيث يتم التعامل مع شكاوى العملاء بطرق مختلفة. كما يجعل الأعمال أكثر كفاءة ويعزز تجربة العملاء في نفس الوقت.
6 خطوات في عملية تبسيط الوظائف
خلال عملية تبسيط الوظائف، هناك إجراء مُصاغ يجب اتباعه لتحسين أداء النشاط وضمان أن المهمة قد تم تبسيطها مع تحقيق أفضل النتائج. فيما يلي الخطوات الرئيسية في العملية:
تحديد المهام المعقدة
أول نشاط في هذه العملية هو تحديد الأنشطة المعقدة أو التي تستغرق وقتًا طويلاً. قد يشمل ذلك التحدث مع العمال والمشرفين أو تحليل معلومات سير العمل لتحديد الأنشطة التي يمكن تحسينها من خلال التبسيط.
تقسيم المهام
بمجرد فهم المهام المعقدة، يجب تقسيمها إلى مهام فرعية أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يتم تقييم كل نشاط يتم تنفيذه في خطوة معينة لتحديد ما إذا كان يساهم في القيمة المقدمة.
تحليل مكونات المهام
يتم تقييم كل مكون من مكونات المهمة لتحديد أي الأجزاء من المهام أساسية للمتطلبات وأيها ثانوية. يتضمن هذا التخلص من الأنشطة التي لا تضيف قيمة للعملية لتبسيط سير العمل.
إزالة التكرار
يتم إزالة الأنشطة غير الفعالة التي لا تضيف قيمة للإنتاجية. بعض هذه المهام قد تكون مهام مكررة يتم تنفيذها من قبل أقسام أخرى، أو موافقات غير أساسية، أو مهام لا تضيف قيمة للشركة بسبب بعض التقدم التكنولوجي أو تغييرات في احتياجات السوق.
تخصيص أدوار الموظفين
بمجرد تبسيط المهام، يتم تخصيص الأدوار للموظفين حسب مهاراتهم. يؤدي كل عامل مهام محددة من أجل اكتساب الخبرة وتحسين كفاءته الإجمالية في العمل.
التنفيذ والمراقبة
أخيرًا، يجب مراجعة المهام المبسطة في المنظمة لتحديد ما إذا كانت تعمل بفعالية بعد التنفيذ. يمكن بعد ذلك إجراء تغييرات في التوقيت والتسلسل لتصحيح مناطق المشكلة ومعالجة أي مشكلات تحدث أثناء التنفيذ.
5 مزايا لتبسيط الوظائف
تتمثل مزايا تبسيط الوظائف في تحسين الإنتاجية، وتعزيز معنويات الموظفين، وتقليل التكاليف التنظيمية بشكل عام. بعض الفوائد الرئيسية تشمل:
زيادة الإنتاجية تقلل كمية الوقت والأخطاء من قبل الموظفين حيث يركزون على عدد أقل من المهام. وهذا يؤدي إلى تحسين ملحوظ ومرئي في الكفاءة، خاصة في القطاعات التي تعتمد فيها الكفاءة على السرعة والدقة.
تقليص وقت التدريب يقلل تبسيط الوظائف من عدد الأنشطة التي يجب أن يعرفها الموظف. وهذا يعني أن الموظفين الجدد في المنظمة يمكن تدريبهم بسرعة وبالتالي يكونون قادرين على المساهمة في مخرجات المنظمة في وقت قصير.
خفض التكاليف التشغيلية يتناقص الوقت والموارد والموارد البشرية اللازمة لتنفيذ المهام المحددة عندما تصبح العمليات أكثر تنظيمًا. هذا يترجم إلى تقليل التكاليف التشغيلية حيث تصبح المنظمة قادرة على إنتاج نفس المستوى أو مستويات أعلى من الإنتاج باستخدام موارد أقل.
تحسين مراقبة الجودة من خلال استخدام التخصص، يصبح الموظفون متمكنين في الأنشطة المخصصة لهم. وهذه ميزة لمراقبة الجودة حيث من غير المرجح أن يرتكب عدد أقل من العمال أخطاء في المهام التي يتقنونها جيدًا.
تعزيز تركيز الموظف إذا تم تقسيم أوصاف الوظائف، يتم تقليل الضغوط ويمكن للموظف التركيز على مهام أقل. وهذا يسهل عدم التوتر بسبب تعدد المهام ويمكن أن يضمن زيادة رضا الموظفين عن وظائفهم.
4 عيوب لتبسيط الوظائف
على الرغم من أن تبسيط الوظائف يقدم العديد من الفوائد، إلا أنه يحتوي أيضًا على بعض العيوب التي يجب أن تأخذها المنظمات في الاعتبار:
ملل الموظف إذا كان من المتوقع أن يتعامل الموظف مع مهمة واحدة فقط، فقد تصبح الأعمال مكررة. نتيجة لذلك، يزداد شعور الموظف بالملل بسبب المهام المتكررة التي تجعله كسولًا وغير مهتم بمواصلة واجباته.
تقليل المرونة يمكن أن تصبح الأدوار المتخصصة مشكلة للمنظمات، خاصة عندما تحدث تغييرات. عندما لا يكون الموظف الذي يتعامل مع مهمة معينة متاحًا، قد تجد المنظمة صعوبة في العثور على موظف آخر يحمل بعض الكفاءات في نفس المجال.
تطوير المهارات المحدود يقلل التركيز على مهمة واحدة من قدرة الموظف على اكتساب مهارات تتعلق بمهام أخرى. قد يؤثر هذا أيضًا على فرص الترقي الوظيفي حيث لا يتمكن العديد من العمال من اكتساب مهارات متنوعة عن الشركة.
انخفاض رضا الموظف عن العمل من أوجه الضعف في هذه العملية أن بعض الموظفين قد يشعرون بعدم الرضا عن قلة تنوع المهام التي يتم تنفيذها في وظائفهم. قلة تنوع المهام تجعل العمال يشعرون بعدم التقدير أو يشعرون أنهم عالقون في أداء المهام المكلفين بها.
في الختام، يعد تبسيط الوظائف تقنية فعالة لتحسين الإنتاجية التنظيمية عن طريق تقسيم الوظائف المعقدة إلى مهام أسهل. عندما يتم تطبيقه بشكل صحيح، فإنه يؤدي إلى زيادة الكفاءة وتقليل التكاليف التشغيلية وتحسين مراقبة الجودة. في الوقت نفسه، من المهم دمجه مع الأنشطة العملية والمشاركة، لمنع الآثار السلبية مثل ملل الموظفين وعدم رضاهم عن مهامهم.
في بيئات العمل الحديثة اليوم، يمكن لتقنيات تبسيط العمل أن تساعد المنظمات على تقديم هيكل تنظيمي مناسب، من خلال الحفاظ على البساطة بحيث يمكن للمرؤوسين العمل في مجالات تخصصهم. بعد تنفيذ عملية تبسيط الوظائف، يمكن تحسين الإجراءات ذات الصلة في العمل وبالتالي زيادة الإنتاجية العامة. ومع ذلك، يجب الحرص على ضمان تحفيز الموظفين واستعدادهم للتكيف مع احتياجات العمل الجديدة.
اكتشف فن تبسيط الوظائف من خلال دورات تدريبية في لندن من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير. تعلم أفضل الممارسات لتحقيق المزيد من المكاسب والبساطة عند تحسين العمليات التنظيمية.
الأسئلة الشائعة
ما هو تبسيط الوظائف؟ تبسيط الوظائف هو أحد الأساليب في تصميم العمل التي تنطوي على تبسيط المهام التي يؤديها الموظف بهدف تحسين الإنتاج. مثال على ذلك هو ترتيب العامل في مصنع ليكون معنيًا فقط بأنشطة التجميع دون أداء مهام مختلفة مثل التعبئة والتغليف أو فحص الجودة.
ما هي فوائد تبسيط الوظائف؟ لتبسيط الوظائف عدة فوائد تشمل زيادة الإنتاجية، وتقليل وقت التدريب، وتقليل التكاليف التشغيلية، وضمان الجودة.
ما هو هدف التبسيط؟ هدف التبسيط هو التخلص من أكبر قدر ممكن من الهدر من حيث الوقت والجهد وطبيعة المهام المركبة.
ما الفرق بين تبسيط الوظائف وتوسيعها؟ يركز تبسيط الوظائف على تقليص نطاق المهام لتحسين الكفاءة، بينما يزيد توسيع الوظائف من تنوع المهام لتوفير مجموعة أكثر تنوعًا من المسؤوليات للعمال.
تبسيط الوظائف يهدف إلى تقليل تعقيد المهام لتحسين الكفاءة، بينما من ناحية أخرى، يهدف توسيع الوظائف إلى زيادة نطاق الواجبات بهدف جعلها أكثر إثارة للعمال.