الوظائف الإدارية والتشغيلية هي ركائز سير العمل السلس في أي منظمة منظمة. على الرغم من أن الوظائف قد تتداخل، إلا أن طبيعة عمليات وأغراض القطاعين تظل مختلفة تمامًا في الشركة. يناقش هذا المقال ما يعنيه نطاق النشاط الإداري والدور الخاص الذي يلعبه مدير العمليات في الدور الإداري، والفروق الموجودة في العمليات الإدارية/الإدارية، وكيف تساهم الوظائف المعنية في الأداء العام الناجح للمنظمة.
ما هو النشاط الإداري
الأنشطة الإدارية هي المهام المنظمة والمهمة داخل المنظمة التي تهدف إلى تسهيل الأنشطة اليومية وعمليات التشغيل السلسة. تجعل هذه المهام من الممكن أن يركز المديرون والتنفيذيون والموظفون على الأهداف الاستراتيجية والتجارية. تركز الأنشطة الإدارية عمومًا على الحفاظ على التنظيم، الهيكل، وتوفر الموارد في جميع أنحاء الشركة.
المهام الأساسية للأنشطة الإدارية تشمل:
- التسجيل ومعالجة الوثائق: حفظ الأرشيف وجعل الوثائق المناسبة متاحة للفرق المعنية.
- الجدولة والتنسيق: ترتيب الاجتماعات، التحكم في التقويم، وتخصيص الوقت بشكل صحيح للأفراد الرئيسيين.
- التواصل والمراسلات: التواصل الداخلي والخارجي بشكل صحيح لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع بالعمليات وأداء العمل.
- الامتثال وتنفيذ السياسات: التأكد من أن جميع الأقسام تعمل وفقًا لسياسات الشركة والامتثال القانوني للحفاظ على النزاهة والأمن.
تساعد هذه المهام في إنشاء إطار عمل مستقر وقابل للاعتماد عليه يمكن لجميع الأقسام العمل ضمنه. لا تولد الأنشطة الإدارية إيرادات مباشرة، لكنها تقدم دعمًا غير مباشر للأنشطة التي تولد الإيرادات من خلال الحفاظ على النظام وتوافر الموارد عند الحاجة.
مكونات العمليات الإدارية والإدارية
العمليات الإدارية/الإدارية معقدة وتشمل المهام الروتينية والاستراتيجية. مكونات العمليات الإدارية والإدارية هي العمود الفقري لأي منظمة وغالبًا ما تشمل:
- التخطيط وإعداد الميزانية: تطوير التوقعات والميزانيات واستخدام الموارد بما يتماشى مع أهداف المنظمة.
- المراقبة والتقارير: مراقبة مؤشرات الأداء، إنشاء التقارير حولها وقياس النتائج.
- إدارة الموارد البشرية والموظفين: توظيف، تدريب، والتعامل مع علاقات الموظفين لتسهيل عمليات الفريق.
- وضع سياسات الشركة: إنشاء سياسات للمنظمة لضمان توحيد الأمور وتجنب الارتباك وتحقيق الوحدة داخل المنظمة.
يقال إن الإدارة الإدارية تتجاوز الأنشطة الإدارية الروتينية وتشتمل أيضًا على التخطيط والتنظيم والإشراف على هذه المهام. بهذا الصدد، قد يدير مدير العمليات الإدارية هذه الأنشطة على مستوى المنظمة.
دور مدير العمليات الإدارية
سوف يلعب مدير العمليات الإدارية دورًا حاسمًا في سد الفجوة بين المهام الإدارية والوظائف التشغيلية داخل الشركة. قد تختلف الواجبات المحددة حسب المنظمة، لكنها تشمل ما يلي:
- التخطيط الاستراتيجي: عادة ما يتم تكليفهم بتوحيد أهداف الشركة الاستراتيجية والمهام الإدارية لضمان تخصيص الموارد بشكل صحيح لتحقيق أهداف العمل.
- الإشراف والتنسيق: إدارة والإشراف على الموظفين الإداريين، إنشاء الأهداف، والتنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان إتمام جميع الأعمال الإدارية بشكل فعال.
- إدارة الميزانية: مراقبة وإدارة الميزانيات المتعلقة بوظائف الإدارة، مثل اللوازم المكتبية، الموارد التكنولوجية، والرواتب للموظفين المساعدين.
- تحسين العمليات: تحديد عنق الزجاجة أو عدم الكفاءة في سير العمل الإداري ووضع استراتيجيات لتحسين العملية.
يجب أن تتوافق جميع الأنشطة الإدارية مع سياسات الشركة وكذلك الإرشادات القانونية لتحسين الإجراءات في حالة حدوث أي انتهاكات. الإشراف على استخدام الموارد والتوزيع بين الأقسام المختلفة لتحقيق أهداف كل وظيفة.
يتولى مدير العمليات الإدارية تصميم البيئة الداخلية للمنظمة ويتأكد من أن جميع الأقسام تحصل على الموارد التي تحتاجها لاستمرار العمليات بسلاسة. عادةً ما يكونون محسنين كبيرين للإنتاجية ومساهمين مهمين في بيئة عمل جيدة من خلال جعل مجموعات الأشخاص تركز على الأنشطة التجارية الفعلية دون أن تكون هناك عوائق إدارية في طريقهم.
معرفة كيفية أداء الوظائف التشغيلية والإدارية
تتمثل الوظائف التشغيلية للأعمال في الآليات، العمليات، والتفاصيل لضمان تنفيذ الأنشطة اليومية للأعمال بسلاسة. بخلاف الأدوار الاستراتيجية، تكون المهام العملية التي تركز على صيانة ودعم البنية التحتية للأعمال هي الهدف.
تتضمن الوظائف الإدارية التشغيلية ما يلي:
- إدارة البيانات: جمع، تصنيف، وتحديث جميع البيانات المتعلقة بالعملاء، المنتجات، والعمليات.
- تنسيق سلسلة الإمداد: ضمان أن جميع الأقسام أو الوحدات لديها المواد والموارد الأساسية اللازمة في جميع الأوقات دون انقطاع.
- تكنولوجيا المعلومات والإدارة المادية: إدارة الأصول المادية والرقمية للمنظمة لضمان أن كل شيء في مكانه، بما في ذلك جميع المعدات اللازمة، والوظائف، والتحديثات.
- مراقبة الجودة والمعايير: التأكد من الالتزام بالمعايير الداخلية والبروتوكولات الخاصة بالجودة وكذلك تقديم الخدمات.
تدعم الأنشطة الإدارية التشغيلية عملية الإنتاج، تقديم الخدمات، وعلاقات العملاء، لذا فإنها تُعتبر ضرورية لاستقرار العمليات التشغيلية للمنظمة. إنها تضمن تدفق السلع والخدمات دون انقطاع وأن كل قسم يؤدي عمله بأقصى كفاءة.
الوظائف الإدارية مقابل الوظائف التشغيلية
على الرغم من أن مصطلحي "إدارية" و"تشغيلية" يُستخدمان غالبًا بالتبادل، إلا أنهما يمثلان مجالين مختلفين من التركيز في الأعمال.
الفروقات الرئيسية:
-
نطاق المسؤولية:
- الوظائف الإدارية: تركز أساسًا على المهام التي تدعم استدامة الهيكل التنظيمي مثل الجدولة، تخصيص الموارد، والامتثال.
- الوظائف التشغيلية: تركز على الإنتاج الفعلي أو تقديم السلع والخدمات؛ مما يضمن تنفيذ العمليات التجارية الأساسية في الشركة دون انقطاع.
-
الدور في دورة الأعمال:
- الإدارة: في الغالب يُعتبر جزءًا من دورة الدعم الأساسية التي توفر بيئة مستقرة لجميع الأقسام للعمل.
- العمليات: إنها العنصر أو المكون في نموذج الأعمال نفسه لأنه يؤدي إلى تقديم الخدمات أو الإنتاج.
-
توليد الإيرادات:
- الإدارة: تساهم بشكل غير مباشر في توليد الإيرادات عندما يتم التعامل مع الموارد والأنظمة بشكل صحيح.
- العمليات: عادة ما تكون لها علاقة مباشرة بالإيرادات. نوع الواجبات يتضمن إنشاء بعض المنتجات أو تقديم خدمات أخرى للعملاء.
-
المهارات والخبرة:
- الإدارة: المهارات التنظيمية، مهارات الاتصال، والمهارات الكتابية للتعامل مع العديد من الوثائق وتنسيق الجداول.
- العمليات: عادة ما تتطلب معرفة فنية أو دراية بالصناعة والوعي بعمليات الإنتاج.
كلا الوظيفتين مهمتين لخط أساس المنظمة، ويمكن أن يساعد التمييز بينهما أحيانًا في تحديد الفروق بين الأدوار والمسؤوليات في المنظمة.
الإدارة مقابل العمليات في المنظمات الكبيرة
في المنظمات الكبيرة، غالبًا ما يكون الخط الفاصل بين الإدارة والعمليات أكثر وضوحًا ببساطة لأن هناك حجمًا أكبر وتخصصًا. في هذه المنظمات:
- تشمل الوظائف الأساسية الموارد البشرية، المالية، والإدارة التي تخلق بيئة عمل فعالة.
- تقديم المنتجات أو الخدمات التي تشكل جزءًا من سلاسل التوريد مع اللوجستيات لضمان وصولها للعملاء في الوقت المحدد.
على سبيل المثال، في شركة تعمل في تصنيع الأجهزة الإلكترونية؛ يتولى قسم العمليات إدارة عملية التصنيع، الفحوصات الجودة، واللوجستيات. ويدعمها الأقسام الإدارية الأخرى مثل الرواتب، القضايا القانونية، وتدريب الموظفين.
الخاتمة
يجب فهم العمليات الإدارية والإدارية في المنظمة لتوحيد الموارد الداخلية مع الأهداف التجارية. تساعد الأنشطة الإدارية في استقرار وعمل المنظمة، بينما ترتبط الوظائف التشغيلية مباشرة بالإنتاج أو تقديم الخدمات. يمكن لمديري العمليات الإدارية الانضمام إلى دورة تدريبية في إدارة الأعمال التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتنمية لضمان تنسيق جيد للوظائف الإدارية والتشغيلية، وكفاءة الموارد، وتوحيدها مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
