أفضل أدوات وتقنيات تحديد المخاطر لإدارة مخاطر فعّالة

ولكي تتمكن من التخفيف من التهديدات أو إدارتها، يجب أولًا أن تفهم ما هي تلك المخاطر، وكيف تحدث، وأين يمكن أن تؤثر على عملك. لبناء القدرات الأساسية، تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة تدريبية حول أساليب ونماذج إدارة المخاطر لتحديد المخاطر ومعالجتها بشكل استباقي. في هذا الدليل، جمعنا أهم 12 أداة وتقنية لتحديد المخاطر تمكّن المؤسسة من اكتشاف وتصنيف وترتيب أولويات المخاطر المحتملة بأكثر الطرق فعالية.

ما هو تحديد المخاطر؟

تحديد المخاطر هو عملية توثيق أي مخاطر قد تمنع مؤسسة أو برنامجًا من تحقيق هدفه. إنه البداية في عملية إدارة المخاطر التي تُوضع لتمكين المؤسسات من معرفة المخاطر المحتملة والاستعداد لها. من أمثلة المخاطر: السرقة، تراجع الأعمال، الحوادث أو اختراق البيانات.
عند تحديد المخاطر، ابحث عن الأحداث التي يمكن أن تمنع المشروع من تحقيق هدفه. وقد يكون مصدر الخطر من المشروع نفسه أو من قوى خارجية. وهناك ظروف متعددة قد تتطلب منك تحديد المخاطر.

أدوات وتقنيات تحديد المخاطر أهم 12 أداة وتقنية لتحديد المخاطر هي:

• تحليل SWOT
  تحليل SWOT (نقاط القوة، نقاط الضعف، الفرص، التهديدات) هو أداة أساسية في تحديد المخاطر. ينظر تحليل SWOT في القدرات الداخلية والتهديدات الخارجية للمؤسسة أو المبادرة فيما يتعلق بالأهداف الاستراتيجية. في الواقع، يتيح إنشاء مصفوفة إيجابية وسلبية للمؤسسات التركيز سريعًا على أية نقاط ضعف.
  تشير هذه الطريقة للإدارة إلى المخاطر التي تنشأ عن نقاط الضعف والتهديدات الخارجية. مثلًا، ضعف في البنية التحتية لتقنية المعلومات قد يشكل خطر هجوم إلكتروني. يستخدم هذا التحليل في الأقسام بدءًا من تخطيط المشاريع وحتى تطوير المؤسسات.

• جلسات العصف الذهني
  يجمع العصف الذهني رؤى أعضاء الفريق المختلفين لفهم وجهات نظر متعددة للمخاطر. يجب إرشاد الناس إلى مناقشة مشروع أو خطة معينة في جلسات منظمة دون أحكام. فحقيقة أن بعض المشكلات قد لا تُكشف في تحليلات منظمة وتظهر عبر العصف الذهني تساعد على فتح الحوار. وتعد هذه الأداة مفيدة بشكل خاص للفرق متعددة التخصصات في المراحل الأولى من التخطيط.

• مقابلات الخبراء
  الرجوع إلى خبير الموضوع (SME) للحصول على رؤى أعمق في المخاطر الفنية أو المتعلقة بالصناعة يتيح إجراء مقابلات منظمة أو شبه منظمة أو مفتوحة حسب تعقيد الموضوع. يتمكن الخبراء من تحديد مخاطر نادرة ولكن مدمرة قد لا تكشفها الأدوات التقليدية. وهذا يمنح هذه التقنية مصداقية عالية، خصوصًا لدراسات الجدوى أو إطلاق منتجات جديدة.

• القوائم المرجعية (Checklists)
  تضمن القوائم المرجعية اتباع نهج منظم حتى لا يتم إغفال أي فئة حرجة من المخاطر. عادةً ما تأتي هذه القوائم من معايير صناعية أو سيناريوهات مشاريع سابقة، لكنها قد تُعدل لتناسب أقسامًا محددة. يمكن للفرق تأكيد الامتثال واكتشاف أي نقاط ضعف محتملة عبر مراجعة كل بند. وهي مثالية للأنشطة المتكررة أو التحضير للتدقيق، حتى وإن لم تكن مناسبة للمخاطر الجديدة.

• تقنية دلفي (Delphi)
  تقنية دلفي هي أسلوب تواصلي منهجي حيث يجيب مجموعة من الخبراء على سلسلة من الاستبيانات عبر عدة مراحل. يقدم مُيسر ملخصات مجهولة الهوية بعد كل جولة للمساعدة في توضيح وجهات النظر. وهذه العملية المتكررة تتيح الوصول إلى إجماع أدق حول المخاطر المحتملة دون تأثير التفكير الجمعي. وهي مفيدة بشكل خاص للتنبؤ بتغيرات القطاع والتخطيط الاستراتيجي طويل الأجل.

• تحليل السبب الجذري (RCA)
  يبحث تحليل السبب الجذري عن الأسباب الرئيسية للمشكلات المكتشفة أو إخفاقات المشاريع السابقة. تُستخدم أدوات مثل تقنية «لماذا خمس مرات» أو مخطط عظم السمكة (إيشيكاوا) للوصول إلى الجذر. يتيح هذا التحليل للمؤسسات معالجة المشاكل الأساسية وليس الأعراض فقط، مما يقلل تكرار المخاطر ويحسن الأنظمة.

• تحليل أنماط وأثر الفشل (FMEA)
  يتناول FMEA خطوة بخطوة تحديد نقاط الفشل المحتملة وآثارها. يُصنف كل نمط فشل ممكن وفقًا للكشف والتكرار والخطورة. يُستخدم عادةً في التصنيع والرعاية الصحية والهندسة لتركيز الموارد على المناطق عالية الخطورة، مما يسمح بالكشف المبكر وتحسين التصميم قبل إكمال المنتج أو العملية.

• تحليل تدفق العمليات (Process Flow Analysis)
  يرسم هذا التحليل خارطة لكل مرحلة من نظام أو سير عمل لتحديد نقاط المخاطر المحتملة. فيكشف عن الأماكن في العمليات التشغيلية المعرضة للأخطاء أو التأخير. عبر تقييم كل خطوة، تستطيع الشركات توقع مواقع المخاطر الأكثر احتمالًا واتخاذ تدابير وقائية. وهذه طريقة فعالة لتحسين العمليات وضمان الجودة.

• تحليل SWIFT (Structured What-If Technique)
  أقل تعقيدًا من دراسات HAZOP، SWIFT هو أسلوب عصف ذهني منظم وعالي المستوى يقيّم «ماذا لو» للسيناريوهات. ومع ذلك، فهو ينتج رؤى مهمة عن المخاطر. يساعد الفرق في التفكير بنتائج انحرافات وتغيرات متعددة، من تكنولوجيا المعلومات إلى التصنيع. تستفيد منه المشاريع في المراحل المبكرة وإدارة التغيير بفضل طبيعته المرنة وسرعته.

• تحليل الافتراضات (Assumption Analysis)
  يحدد هذا التحليل ويفحص الأفكار الأساسية وراء الاستراتيجية المؤسسية أو خطة المشروع. إذ إن الافتراضات الخاطئة غير المفحوصة تؤدي إلى العديد من المخاطر وقرارات سيئة. يقلل الفريق الغموض عبر إدراج، والتحقق، واختبار هذه الافتراضات. والاستعداد للمتغيرات غير المتوقعة يحسن تصميم المشروع.

• محاكاة مونت كارلو (Monte Carlo Simulation)
  تستخدم هذه المحاكاة خوارزميات حاسوبية لنمذجة احتمالية النتائج المختلفة في عملية أو مشروع. فتتوقع آثار المخاطر عبر إدخالات متنوعة في تجارب محاكاة عديدة. يتيح هذا الأسلوب الرقمي رؤية الخسائر المحتملة وتوزيعات المخاطر. وهو مفيد جدًا في التخطيط المالي، وتقدير التكاليف، وتحليل الاستثمارات حيث تكون النتائج غير مؤكدة.

• سجلات المخاطر (Risk Registers)
  سجل المخاطر هو أداة مركزية توثق المخاطر المحددة مع مصادرها وآثارها واحتماليتها واستراتيجيات التخفيف والجهات المسؤولة. يوفر رؤية شاملة للتعرض للمخاطر في المؤسسة. وهذه السجلات وثائق حية تتطور مع مراحل المشروع أو الأعمال. عبر الحفاظ عليها، يمكن للإدارة متابعة التقدم وضمان المساءلة في إجراءات التخفيف.

فوائد استخدام أدوات تحديد المخاطر

ثلاث فوائد رئيسية لاستخدام هذه الأدوات هي:

• التخطيط الاستباقي للمخاطر: تضمن هذه الأساليب اكتشاف المخاطر والتخفيف منها قبل أن تتفاقم، مما يؤدي إلى قرارات أفضل وتخطيط استراتيجي أكثر فعالية.

• تحسين التواصل: تمكن الحلول المنظمة للتعامل مع المخاطر الأقسام وأصحاب المصلحة من التواصل بفعالية أكبر، فيبقى الجميع على علم بالمخاطر المرتبطة بمشروعاتهم أو وظائفهم.

• تعزيز السمعة والامتثال: يسهم الكشف المبكر عن المخاطر في الامتثال التنظيمي ومراقبة الجودة ومنع الإضرار بالعلامة التجارية، مما يعكس حوكمة داخلية قوية للعملاء والشركاء.

اختيار الأداة المناسبة لتحديد المخاطر

يجب أن يحدد طبيعة مشروعك وتعقيده اختيارك للأدوات. فقد تكون SWOT والقوائم كافية للشركات الصغيرة والمتوسطة، في حين أن المحاكاة وFMEA تناسب مشاريع البنية التحتية الكبرى. وغالبًا ما تأتي أدق النتائج من مزيج بين أساليب نوعية وكمية، مثل العصف الذهني يتبعه محاكاة مونت كارلو لتقديم رؤى مصحوبة بتأكيد قائم على البيانات.

لماذا يُعد تحديد المخاطر الفعّال مفتاحًا لنجاح الأعمال

تنجح عملية إدارة المخاطر عندما تتمكن من تحديد المخاطر بدقة وبشكل مستمر قبل أن تصبح مشكلات. إن الأدوات والتقنيات الـ12 المذكورة أعلاه جميعها قادرة على تحقيق ذلك، سواء في إطلاق منتج، أو ترقية نظام تكنولوجيا معلومات، أو استثمار مالي، أو تغيير تشغيلي. فتحديد المخاطر بشكل سليم هو ما يصنع الفرق بين النجاح والفشل.