تعمل الشركات في بيئة تتسم بعدم اليقين بطبيعتها فيما يخص الأنشطة اليومية. لذلك، يجب على الجميع وكافة الموظفين، وليس القادة وحدهم، فهم وإدارة المخاطر. إن ترسيخ هذه العقلية في جميع أنحاء المنظمة يجعل اتخاذ القرارات على جميع المستويات أكثر وعيًا، ويطور حلولًا استباقية للمشكلات، ويوفر نظرة مستقبلية آمنة. فيما يلي أفضل 10 خطوات لإنشاء ثقافة وعي بالمخاطر تعزز بالفعل إدارة المخاطر وتزيد من مرونة المنظمة.
1. تحديد شهية المخاطر
شهية المخاطر هي نوع المخاطر التي ترغب وتستطيع تحملها في سبيل تحقيق أهدافك الاستراتيجية. وهي تعكس قيمك وأولوياتك والمقايضات التي تقبلها. يجب عليك تعريف شهية المخاطر بوضوح وإيصالها للأعلى وللأسفل عبر المنظمة. سيسمح ذلك لأنشطة إدارة المخاطر بأن تتماشى مع رؤية ومهمة وأهداف المنظمة، كما يساعد في وضع معايير وتوقعات للسلوك الذي يقبل المخاطر مقابل ذلك الذي يتجنبها.
2. تنفيذ إدارة المخاطر المؤسسية وإدارة الأزمات
تعتمد إدارة المخاطر المؤسسية (ERM) على نهج شامل لتحديد وتقييم وإدارة المخاطر عبر المؤسسة. هذا يساعدك على دمج إدارة المخاطر مع اتخاذ القرار والتخطيط والعمليات. كما يعينك على مراقبة الأداء والامتثال للمخاطر. ولترسيخ هذه القدرات وغرس الوعي بالمخاطر على كل مستوى، تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورة إدارة المخاطر المؤسسية.
تشمل ERM أيضًا إدارة الأزمات، وهي قدرات للإعداد والاستجابة للأحداث القصوى أو غير المتوقعة التي قد تعطل استمرارية الأعمال وسمعتها. يجب عليك تنفيذ أطر وسياسات وإجراءات لإدارة المخاطر والأزمات تتناسب مع سياقك واحتياجاتك، مع توزيع واضح للأدوار والمسؤوليات بين الموظفين وأصحاب المصلحة.
3. غرس المخاطر في قيم المنظمة
إدماج الوعي بالمخاطر في القيم الأساسية للمنظمة يضمن أن يصبح جزءًا من العمليات اليومية وليس وظيفة منفصلة. عندما تصبح اعتبارات المخاطر جزءًا من اتخاذ القرار، والتخطيط للمشاريع، وتقييم الأداء، يساعد ذلك الموظفين على التفكير بشكل طبيعي في عواقب أفعالهم. ويعني هذا ضرورة تضمين إدارة المخاطر في السياسات الداخلية، ومؤشرات الأداء، ومدونات السلوك، ليُحمّل كل مستوى من مستويات المنظمة الأفراد المسؤولية ويتخذ الاحتياطات اللازمة.
4. توفير تدريب على إدارة المخاطر
لا يمكن أن تزدهر ثقافة الوعي بالمخاطر دون المعرفة وتحسين المهارات. يجب تعليم الموظفين من خلال برامج التدريب المفاهيم الأساسية والمعقدة للمخاطر، كيفية اكتشاف الأخطار، تقييم الآثار، ووضع الضوابط. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير برامج تدريبية متعددة في إدارة المخاطر. ولأن الأقسام تواجه مخاطر مختلفة، ينبغي أن يكون التدريب مخصصًا للأدوار ويشمل دراسات حالة فعلية. تمكين الموظفين بهذه المهارات يجعلهم المدافعين الأوائل في اكتشاف وتقليل المخاطر.
5. تعزيز التواصل الحر
يعتمد تحديد المخاطر ومعالجتها بسرعة على التواصل المفتوح. يجب أن يشعر الموظفون بالأمان عند الإبلاغ عن المشكلات أو الأخطاء المحتملة دون عقاب. أنشئ أنظمة سرية للإبلاغ وكافئ الإفصاحات الصادقة عن المخاطر. شجع على التواصل الشفاف بين الأقسام وساعد في خلق بيئة لا تلوم أحدًا حيث تُعتبر المخاطر تحديات جماعية وليست إخفاقات فردية. هذا يعزز الاكتشاف المبكر والحل السريع.
6. إنشاء إطار لإدارة المخاطر
يلزم وجود إطار حوكمة واضح لإدارة المخاطر لتعزيز المساءلة والاتساق. يشمل ذلك تحديد مسؤوليات إدارة المخاطر بدءًا من مالكي المخاطر في كل قسم وصولًا إلى لجنة مركزية للمخاطر. يضمن إطار موثق للإبلاغ والتصعيد والاستجابة ألا تمر أي مخاطر دون اكتشاف أو معالجة. هذه الأنظمة تدمج إدارة المخاطر في العمليات التشغيلية والتخطيط الاستراتيجي.
7. استخدام البيانات والتكنولوجيا لمراقبة المخاطر
تحتاج المنظمات إلى أدوات ومعلومات في الوقت الفعلي لتتبع المخاطر والتنبؤ بها وإدارتها بشكل صحيح. راقب مؤشرات الأداء واكتشف الانحرافات باستخدام برامج إدارة المخاطر، ولوحات البيانات، والتحليلات. ستلتقط المراقبة التلقائية للحوادث والإنذارات بعض المخاطر الناشئة مبكرًا. ويجعل النهج القائم على النتائج اتخاذ القرار والتنبؤ وتحديد أولويات المخاطر أسهل على جميع المستويات لأنه يقلل من الأخطاء البشرية.
8. ربط الوعي بالمخاطر بمؤشرات الأداء
اربط السلوكيات الواعية بالمخاطر بتقييمات الأداء والمكافآت لخلق المسؤولية والتحفيز. إن تكريم من يكتشفون المخاطر، ويبقون في الصفوف الأمامية، أو يتجنبون الحوادث يبرز أهمية الوعي بالمخاطر. ومن أمثلة مؤشرات المخاطر تقارير شبه الحوادث وأوقات الاستجابة. إن تحديد أهداف الأداء الفردي والجماعي بما يتوافق مع إدارة المخاطر يعزز الالتزام على كل مستوى.
9. التحسين والمراجعة المستمرة
يتطلب بناء ثقافة الوعي بالمخاطر تقييمًا وتحسينًا مستمرين وليس جهدًا لمرة واحدة. أجرِ تدقيقات وتحليلات للمخاطر واجتماعات تغذية راجعة بانتظام لتحديد فجوات الوعي وتعديل السياسات وفقًا لذلك. تعلّم من الأحداث السابقة من خلال مراجعات ما بعد الأحداث وتمرير الدروس عبر الفرق. يضمن التطوير المستمر أن تبقى ثقافة المخاطر لديك متسقة مع تغير ظروف الأعمال والتهديدات المكتشفة حديثًا.
10. الاحتفال باتخاذ قرارات مبنية على الوعي بالمخاطر
الاعتراف بالأفراد والفرق الذين يظهرون سلوكًا مسؤولًا تجاه المخاطر يعزز المعنويات ويشجع التعزيز الإيجابي. يجب الاعتراف علنًا بهذه الجهود، سواء كان ذلك في منع خطأ مكلف، أو إدارة أزمة بفعالية، أو اقتراح استراتيجية جديدة لتقليل المخاطر. إن الاحتفال بنجاحات إدارة المخاطر في الجوائز الداخلية أو الاجتماعات أو النشرات الإخبارية يحفز الآخرين على أن يحذوا حذوهم ويساعد على بناء موظفين استباقيين ومرنين.
فوائد ثقافة الوعي بالمخاطر
إن تعزيز ثقافة الوعي بالمخاطر يحقق فوائد تشغيلية وتكتيكية طويلة الأجل، منها:
اتخاذ قرارات أسرع: يمكن للموظفين تقييم المخاطر والرد عليها دون الحاجة لموافقة من الأعلى.
امتثال أقوى: الفرق الواعية أكثر التزامًا بالقوانين واللوائح والسياسات الداخلية.
مرونة أفضل: تتعافى الشركات بشكل أفضل من الانقطاعات.
خفض التكاليف: الاكتشاف المبكر والوقاية يخفضان الخسائر المالية.
ميزة تنافسية: يكسب المستثمرون والعملاء الثقة في صورة الشركة الذكية بالمخاطر.
معوقات شائعة للوعي بالمخاطر وكيفية التغلب عليها
حتى مع الإجراءات الصحيحة، قد تواجه الشركات صعوبات في الانتقال نحو ثقافة واعية بالمخاطر. من هذه العوائق وحلولها:
نقص المعلومات أو المعرفة: قد لا يفهم الموظفون تمامًا ما الذي يشكل خطرًا في أعمالهم اليومية. الحل: تكييف التدريب واستخدام أمثلة مألوفة.
الخوف من التعبير: في المنظمات الجامدة، قد يخشى الموظفون العقاب عند الإشارة للمشكلات. الحل: تشجيع أدوات الإبلاغ المجهولة وتعزيز الأمان النفسي.
الاتصالات المنفصلة: تولد الأقسام المعزولة مناطق عمياء. الحل: تعزيز التعاون بين الأقسام وتوحيد تقارير المخاطر.
دعم قيادي غير ثابت: تصبح إدارة المخاطر بلا جدوى إن لم يلتزم القادة. الحل: إدراج المخاطر في الاجتماعات الاستراتيجية وضمان توافق الإدارة العليا.
الوعي بالمخاطر مسؤولية الجميع
إن إنشاء ثقافة وعي بالمخاطر لا يقتصر على قسم أو فرد واحد، بل يتطلب جهدًا جماعيًا. بل يشمل جميع الأفراد، من مجالس الإدارة العليا إلى من يقفون في الخطوط الأمامية لمواجهة التهديدات المحتملة. وتمثل الخطوات العشر المذكورة الطريق لإدخال التفكير القائم على المخاطر في صميم كيان شركتك.
إن التوزيع العادل للمعرفة والأدوات والدعم والاعتراف بين الفرق سيسهم في بناء مرونة وخفة حركة داخل المنظمة. مثل هذه الثقافة ربما تكون السمة الأهم لأي منظمة أو شركة تتطلع إلى الازدهار في بيئة الأعمال السريعة والمتغيرة اليوم.