الطلب على إدارة المشاريع في عالم اليوم الحديث قد زاد بشكل كبير. هذا الزيادة تعود إلى التخطيط الفعال للمشاريع، تنفيذها، و مراقبتها. يتم تقسيم المشروع إلى خمس مراحل مختلفة: بدء المشروع، تخطيط المشروع، تنفيذ المشروع، مراقبة المشروع، وإتمام المشروع. من الأهمية بمكان الوصول إلى هذه الأهداف دون انقطاع وضمان أن جميع أهدافنا قد تم تحقيقها بنجاح. لجعل هذه المراحل ناجحة، يجب تنظيم المشاريع بشكل فعال. كل مشروع له تاريخ بدء ونهاية واضح، بالإضافة إلى بعض الأسباب الخاصة التي يجب تلبيتها. دون وجود استراتيجية جيدة لإدارة المشروع، قد يصبح العمل غير منظم وقد يتجاوز الميزانية، مما قد يسبب عواقب خطيرة.
ما هي إدارة المشروع؟
بعد استعراض بعض تعريفات المشاريع، يُنظر إلى المشروع عمومًا على أنه مجهود يتم فيه القيام ببعض الأعمال لتحقيق هدف محدود باستخدام موارد و وقت محدود. لذا يمكن القول أن معظم الشركات، والمنظمات غير الحكومية، والحكومات، أو أي نوع آخر من المنظمات تقوم ببعض المشاريع وبالتالي تحتاج إلى عملية إدارة مشاريع.
مراحل إدارة المشروع
من المهم فهم مراحل الإدارة حتى تتمكن من إدارة أي مشروع بنجاح من البداية إلى النهاية. هذه المراحل هي: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة، و الإغلاق. يستخدم كل منها مجموعة مهارات معينة ونهجًا لكيفية التعامل مع الأهداف ضمن إطار المشروع. في حال كنت ترغب في فهم هذه المراحل وتحسين قدراتك في إدارة المشاريع، تحقق من دورة تدريبية لدينا حول مراحل المشروع. هذه الدورة مصممة بشكل جيد وتقدم معلومات مفصلة وأدوات عملية لتحضيرك للمرحلة التالية في كل مرحلة من المشروع. سجل الآن وابدأ في الطريق الذي سيقودك إلى إدارة مشاريع خبير!
بدء المشروع
تعد مرحلة البدء في المشروع مرحلة أساسية تحدد الأساس لتحويل فكرة غير واضحة إلى هدف ملموس. تشمل عملية التأسيس تطوير دراسة جدوى الأعمال وتعريف المشروع بشكل عام، كما تشمل جميع العناصر المتعلقة بتحديد الحاجة للمشروع وإنشاء وثيقة بدء المشروع. النتيجة الرئيسية لذلك هي وثيقة بدء المشروع التي تحتوي عادة على جميع المعلومات بما في ذلك، ولكن لا تقتصر على، القيود، الأهداف، تعيين مدير المشروع، الميزانية، الإطار الزمني المتوقع، وغيرها. يمكن لمدير المشروع إنشاء صور ومقدمات للمشاريع بشكل احترافي باستخدام أدوات إزالة الخلفية. بمجرد معرفة أهداف المشروع و نطاق المشروع، فإن الخطوة التالية هي تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع - أولئك الذين يجب أن يشاركوا في المشروع. يجب أن يكون هناك سجل لأصحاب المصلحة يتضمن الأدوار، المناصب، متطلبات الاتصال، و التأثير.
تخطيط المشروع
تعد مرحلة تخطيط المشروع دليلاً كاملاً لجميع الوسائل التي قد يتم استخدامها حيثما يتم اشتقاقها؛ قد تشمل حتى فهم منهجيات المشاريع التكنولوجية الحالية مثل إدارة المشاريع بأسلوب أجايل. مرة أخرى، أصبحت المرحلة الثانية من إدارة المشروع تمثل تقريبًا نصف مدة المشروع نفسها. أثناء هذه المرحلة، العنصر الأساسي هو تحديد المتطلبات الفنية، وضع جدول زمني شامل للمشروع، إعداد خطة الاتصال، وأخيرًا تحديد بعض الأهداف أو المعالم للمشروع بأسره. أمثلة على تطبيقات الويب هي عربات التسوق، النماذج عبر الإنترنت، جداول البيانات، معالجات الكلمات، برامج تحويل ملفات PDF، برامج تحرير الفيديو والصور، أدوات مسح الملفات، و البريد الإلكتروني مثل جيميل و ياهو.
تنفيذ المشروع
هذه هي المرحلة الحقيقية لتنفيذ المشروع. هنا، يتم القيام بالعمل الفعلي من قبل الفريق. بالنسبة لمدير المشروع مثلك، فإن الجزء الأكثر أهمية هو تأسيس تدفقات العمل الفعالة و القدرة على مراقبة فريقك عن كثب. مسؤولية أخرى لمدير المشروع في هذه المرحلة هي الحفاظ على التواصل الفعال والدائم مع مختلف أصحاب المصلحة في المشروع. بهذه الطريقة، سيتم إعلام الجميع وسيستمر المشروع بسلاسة دون مشاكل. يمكنك أيضًا الاستفادة من أفضل أدوات التعاون في المشاريع في السوق. لن تسهل حياتك فحسب، بل ستساهم أيضًا في تحسين كفاءة و فعالية فريقك. باستخدام أداة توليد الأفكار، يمكنك حقًا تحفيز بيئة الفريق التي يقوم فيها الأعضاء بالعصف الذهني والتعاون. يمكن للأعضاء الآن تصور الأفكار أثناء تلقي ملاحظات فورية من زملائهم حول كيفية تعديل المفاهيم.
مراقبة المشروع والتحكم فيه
المراحل الثالثة والرابعة في إدارة المشاريع لا تتمتع بطابع تسلسلي. بدلاً من ذلك، يتم تنفيذ مرحلة المراقبة والتحكم بالتوازي مع تنفيذ المشروع، مما يضمن إتمام الأهداف و تسليمات المشروع. كمدير للمشروع، يتيح لك تحديد عوامل النجاح الحاسمة (CSF) و مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) التأكد من أن المشروع يسير وفقًا للخطة الأصلية. أثناء عملية المراقبة في إدارة المشروع، يكون المدير مسؤولًا أيضًا عن تحديد الجهد والتكلفة بالنسبة للأعمال المنجزة. هذه المتابعة لا تضمن فقط بقاء المشروع ضمن الميزانية، بل هي أيضًا حيوية للمشاريع المستقبلية.
إغلاق المشروع
هذه هي المرحلة الأخيرة في عملية إدارة المشروع. تشير مرحلة إغلاق المشروع إلى إنهاء المشروع بعد التسليم النهائي. في بعض الأحيان، يتم التعاقد مع مواهب خارجية للعمل حصريًا على المشروع. يتحمل مدير المشروع أيضًا مسؤولية إنهاء هذه العقود وإتمام الأوراق. في معظم الفرق، يتم عقد اجتماع تقييم بعد إغلاق المشروع للتفكير في النجاحات والإخفاقات خلال المشروع. هذه عملية فعالة لتعزيز التحسين المستمر في المنظمة لزيادة إنتاجية الفريق في المستقبل. آخر وظيفة يتم تنفيذها في هذه المرحلة هي تحليل المشروع بالكامل وإعداد تقرير شامل يتناول جميع جوانب المشروع. ستتم مشاركة جميع المعلومات الضرورية بشكل آمن مع أي مدير مشروع في المنظمة.
رفع مهاراتك في إدارة المشاريع إلى المستوى التالي!
إن إدارة المشاريع نفسها بأدواتها وتقنياتها هي التي تضمن نجاح المشاريع ضمن حدود الميزانية و الوقت. توجد المراحل الخمس الرئيسية للمشروع: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة والتحكم، و الإغلاق لضمان إجراء المشاريع بشكل فعال و كفء. وبالتالي، كل مرحلة من هذه المراحل ضرورية للحفاظ على النظام، وتقليل المخاطر، ودفع المشروع نحو أهدافه. إذا كنت ترغب في تطوير مهاراتك في إدارة المشاريع، وإدارة المشاريع بثقة، انضم إلى الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير. الدورات التي يقدمها الخبراء في الصناعة تعلمك المهارات والمعرفة التي تحتاجها للنجاح في إدارة المشاريع. ابدأ اليوم!