إدارة الأصول، وهي التعامل المنهجي مع الأصول المادية والمالية والشبكة من خلال استخدامها، تعمل على تعظيم القيمة والكفاءة الاقتصادية للأصول طوال دورة حياتها. يشمل ذلك إدارة عملية الاستحواذ وحتى التخلص من الأصول. في هذا المقال، سنوضح إدارة دورة حياة الأصول بطريقة مبسطة ومفصلة.
تنقسم دورة حياة إدارة الأصول إلى أربع مراحل مختلفة، وهي: التخطيط، الاستحواذ، التشغيل، والتخلص.
سجّل الآن في دورة تصنيف الأصول لتعزيز مهاراتك في حل النزاعات وتعزيز التعاون الفعّال.
الخطوة الأولى والأهم في دورة حياة إدارة الأصول هي التخطيط. هذه المرحلة ضرورية لأنها تتيح للمؤسسات تقييم احتياجاتها الحالية والمستقبلية. عند التخطيط بشكل مناسب، يمكن للمؤسسات تحقيق كفاءة عالية في تخصيص الموارد واتخاذ القرارات المتعلقة بـ الاكتساب والصيانة والتخلص من الأصول.
تقوم المؤسسة أولًا بتحديد الأهداف بوضوح قبل الحصول على أي أصل. ما الغرض منه؟ كيف سيساهم في تحقيق الأهداف العامة للمؤسسة؟ يجب أن تكون هذه الأهداف ذكية (SMART): محددة، قابلة للقياس، قابلة للتحقيق، ذات صلة، ومحددة بوقت. يساعد فهم الحاجة للأصل بشكل كبير في اتخاذ قرارات سليمة بشأن الأصول المطلوبة وكيفية استخدامها.
يجب على المؤسسة تخصيص ميزانية مناسبة لشراء الأصل، وتشغيله، وصيانته. يشمل التخطيط المالي تقدير التكاليف طوال دورة حياة الأصل، بما في ذلك تكلفة الشراء، تكاليف التشغيل، استهلاك الطاقة، وتكاليف التخلص النهائي. التخطيط المالي الجيد يساعد المنظمة على تجنب تجاوز الميزانية وتحقيق توازن مثالي بين التكلفة والقيمة.
تركز إدارة المخاطر في التخطيط على تحديد الظروف غير المؤكدة المتعلقة باقتناء واستخدام الأصول. قد تكون المخاطر مالية، تشغيلية، أو بيئية. على سبيل المثال، قد يصبح الأصل غير صالح للاستعمال أو يتطلب تكاليف صيانة غير متوقعة. يتضمن التخطيط لهذه المخاطر تحديد احتمالات حدوثها وتقييم تأثيرها، ثم وضع استراتيجيات لتخفيف المخاطر.
تعتبر هذه المرحلة بالغة الأهمية لأنها تتضمن اختيار الأصول المناسبة لاحتياجات المؤسسة. يجب التأكد من أن الأصول متوافقة مع متطلبات المؤسسة.
يجب على المؤسسة تحديد أي أصل يجب اقتناؤه بناءً على الأهداف والمعايير المحددة في مرحلة التخطيط. على سبيل المثال، إذا كانت المؤسسة بحاجة إلى شراء آلة جديدة، فيجب أن تكون فعالة، موثوقة، واقتصادية. كما يجب التأكد من أن الأصل يلتزم بالمعايير القانونية والتنظيمية.
غالبًا ما تشمل عمليات الاستحواذ التعامل مع الموردين أو البائعين. يجب على المؤسسة تقييم الموردين المحتملين بناءً على سمعتهم، موثوقيتهم، التكلفة، وخدمة العملاء. يضمن هذا التقييم أن المؤسسة تحصل على الأصل بالسعر المناسب ومن مورد يقدم دعمًا جيدًا وضمانات.
بعد اختيار الأصل والمورد، تبدأ المؤسسة في التفاوض. يشمل ذلك التفاوض على أفضل الشروط للبيع، الضمان، وخيارات الدفع. يجب توضيح جميع التفاصيل مثل التكلفة الإجمالية، مدة التسليم، شروط الدفع، وأي دعم ما بعد الشراء يقدمه المورد.
تعد هذه المرحلة الأطول في دورة حياة إدارة الأصول، حيث يتم خلالها استخدام الأصول لتحقيق القيمة للمؤسسة. تظل الأصول في الخدمة لعدة سنوات خلال هذه المرحلة.
بعد الاستحواذ على الأصل، يتم توظيفه في عمليات المؤسسة. قد يشمل ذلك تركيب الآلات، تشغيل أنظمة البرمجيات، أو تشغيل المركبات. النشر السليم ضروري لأن أي خطأ في التنفيذ قد يؤدي إلى عدم الاستفادة القصوى من الأصل.
يجب إجراء الصيانة الدورية للحفاظ على الأصول في حالة تشغيل فعالة ومنع الأعطال المكلفة. تشمل الصيانة الوقائية التنظيف، التزييت، وفحص الأجزاء، بينما تتضمن الصيانة التصحيحية إصلاح الأجزاء المعطلة. يساعد وضع برنامج صيانة فعال وتخصيص الموارد في ضمان جاهزية الأدوات والموظفين لإجراء الصيانة بانتظام.
هي المرحلة الأخيرة في دورة حياة إدارة الأصول، حيث يتم إزالة الأصل أو بيعه أو إعادة استخدامه أو التخلص منه.
قبل التخلص من الأصل، يجب على المؤسسة تقييم حالته الحالية والقيمة المتبقية. سيساعد هذا التقييم في تحديد ما إذا كان الأصل لا يزال قابلًا للاستخدام، البيع، أو إعادة التدوير. على سبيل المثال، قد تحتوي المركبة على أجزاء قابلة للاستخدام، أو قد يتم إعادة تأهيل الماكينة وبيعها. في بعض الحالات، يمكن أيضًا إعادة استخدامها داخليًا أو التبرع بها.
تتعرض الأصول عادةً إلى التقادم وفقدان القيمة مع مرور الوقت. عند بيع الأصل أو التخلص منه، يجب تسجيل القيمة المتبقية في السجلات المالية. يجب على المؤسسة أيضًا مراعاة الآثار الضريبية المتعلقة بعملية البيع أو التخلص من الأصل.
تعتبر إدارة دورة حياة الأصول أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق الكفاءة القصوى في إدارة الأصول، مما يساعد المؤسسات على تحقيق الأداء الأمثل، الفعالية من حيث التكلفة، وتعظيم القيمة طوال دورة الحياة. تشمل المراحل الأربع التخطيط الجيد، الاستحواذ المدروس، التشغيل الفعّال، والتخلص المسؤول.
من خلال إدارة دورة حياة الأصول بفعالية، يمكن للمؤسسات تقليل المخاطر، التحكم في التكاليف، وتعظيم قيمة الأصول.
تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورات متخصصة في إدارة دورة حياة الأصول لمن يرغب في تعزيز مهاراته في إدارة الأصول بكفاءة.