أحد المكونات الرئيسية لنجاح الأعمال الصغيرة هو إعداد الميزانية الفعّالة. لا يهم إذا كنت قد بدأت للتو أو تدير عملك منذ فترة. توفر دورة إعداد الميزانية والتقنيات المالية التي تقدمها أكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير للرجال الأعمال إمكانية تحديد ميزانيات واقعية ومحددة بوضوح تساعدهم على البقاء مركزين وواثقين من الوضع المالي لأعمالهم.
يجب أن يكون المبلغ الذي تولده أعمالك من المال حاجة أساسية لفهمه. احتفظ بسجل لجميع مصادر إيراداتك حتى تتمكن من متابعة التقلبات وأي اتجاهات في إيراداتك. إذا كنت تحقق إيرادات من مبيعات المنتجات أو الخدمات أو الاشتراكات، تأكد من مراعاة الموسمية أو المدفوعات غير المتكررة.
إلا إذا قمت بتصنيف تكاليفك، لن تتمكن من إعداد الميزانية. هناك عادة ثلاثة أنواع من تصنيف التكاليف:
معرفة نفقاتك سيسمح لك بالاستعداد بشكل أفضل للمستقبل حتى لا تُفاجأ بتكاليف غير متوقعة أو تراجع في تدفق الأموال.
تعتمد استدامة الأعمال الصغيرة على المدى الطويل على إدارة فعّالة لتدفق الأموال. تأكد من تتبع الوقت الذي يدخل فيه المال ومتى يخرج، وتأكد من وجود سيولة كافية لتغطية النفقات الفورية. يمكن أن يساعد الحفاظ على تدفق نقدي إيجابي في تجنب الضغوط المالية ويمنح عملك مرونة للاستفادة من فرص النمو.
أولاً وقبل كل شيء، يجب أن يكون لديك أهداف مالية محددة وقابلة للقياس وواقعية. تعمل هذه الأهداف كإرشاد لاستراتيجية إعداد الميزانية وتساعد في الحفاظ على التركيز على أهداف العمل. تشمل الأهداف المالية، من بين أمور أخرى:
ستتيح لك الأهداف المحددة تخصيص الموارد بشكل مناسب واتخاذ قرارات بشأن المبالغ التي يمكن استثمارها في النمو أو الادخار للاحتياجات المستقبلية.
لا تساوي جميع التكاليف عند إعداد الميزانية. تتطلب النفقات الأساسية والعاجلة التركيز على الأولوية للأعمال الصغيرة. إليك كيفية القيام بذلك:
الميزانية أمر بالغ الأهمية، لكنها ليست جامدة كما في الشركات الكبرى. تتكيف الأعمال الصغيرة باستمرار مع ديناميكيات بيئة الأعمال حيث تكون إمكانية النفقات غير المتوقعة بلا حدود. لذا، يجب أن تكون الميزانية الفعّالة مرنة بما يكفي لاستيعاب التحديات والفرص الجديدة.
يعمل صندوق الطوارئ كوسادة مالية ضد أي تكاليف غير متوقعة. من الأفضل حفظه في حساب منفصل، بنسبة 5 إلى 10% من إجمالي الإيرادات أو أرباح العمل، حتى لا تواجه أشهر صعبة ماليًا أو فترات ركود اقتصادي.
حدد وقتًا بشكل دوري لمراجعة ميزانيتك. يمكن للمراجعات الشهرية أو الفصلية أن تساعد في إبقاء خطتك المالية على المسار الصحيح وفقًا للأداء الحالي. إذا كانت الإيرادات أعلى من المتوقع، يمكنك استكشاف المزيد من فرص النمو، وإذا كانت التكاليف في ازدياد، يمكن إجراء التغييرات بسرعة للحفاظ على استقرارك المالي.
إعداد الميزانية في العصر الحديث باستخدام التكنولوجيا يمكن أن يكون له تأثير كبير. هناك العديد من البرمجيات أو التطبيقات المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات الأعمال الصغيرة من أجل تبسيط إعداد الميزانية وإدارة المالية.
إعداد الميزانية القائمة على الصفر هو نظام يتطلب تبرير كل مصروف لكل فترة جديدة بدلاً من مجرد تعديل الميزانيات السابقة. وهذا يجبر الأعمال على مراجعة كل مصروف والتأكد من الإنفاق على ما هو غير ضروري.
تنفيذ إعداد الميزانية القائمة على الصفر يمكن أن:
يجب أن تتبع الميزانية كيفية تحديد التكاليف ولكن أيضًا أن تحدد المجالات التي تحتاج إلى النمو، مثل توظيف موظفين جدد أو توسيع خطوط الإنتاج أو تعزيز الجهود التسويقية.
يجب أن تتوقع أيضًا نفقات مختلفة، مثل توظيف أعضاء جدد، والتسويق، أو ربما شراء معدات جديدة. قم بتوقع هذه التكاليف مسبقًا حتى لا تفاجأ بها. احجز أموال النمو مع التأكد من تغطية العمليات الأساسية.
بينما النمو هو الهدف الأساسي، من المهم أن تكون واقعيًا في التوقعات. حدد زيادة بنسبة 50% في المبيعات فقط إذا كان لديك خطة مدروسة بشكل جيد. حدد أهداف نمو قابلة للتحقيق من خلال البحث في السوق والافتراضات الواقعية.
راقب مؤشرات الأداء الرئيسية بانتظام لقياس ما إذا كانت ميزانيتك ناجحة أو فاشلة. مؤشر الأداء الرئيسي هو قيمة قابلة للقياس تظهر لك مدى نجاحك في تحقيق أهدافك المالية. تشمل بعض مؤشرات الأداء الرئيسية المفيدة للأعمال الصغيرة:
يجب ألا يتم إعداد الميزانية بشكل معزول. يمكن لأعضاء الفريق الرئيسيين أن يساعدوا في إضاءة الفرص لتوفير المال أو تحسين استخدام أموال الشركة. يجب توضيح ميزانيتك وأهدافك المالية لفريقك من أجل توحيد الجميع في نفس الاتجاه.
شجع الموظفين على التفكير ماليًا. سواء كان ذلك من خلال تقديم برامج تعليمية أو حوافز مالية، فإن مشاركة الجميع في النجاح المالي للأعمال يساهم في تحسين نتائج الميزانية.
الخاتمة
إعداد الميزانية ليس مجرد نشاط مالي؛ بل يمكن اعتباره أداة استراتيجية في تحسين استخدام الموارد لتحقيق الأهداف والنمو المستدام للأعمال الصغيرة. ومع ذلك، فإن الدورات التدريبية في لندن تتيح لرجال الأعمال متابعة أعمالهم بشكل مستمر وإجراء التعديلات اللازمة للحفاظ على سير العمل وضمان التكيف مع الظروف المتغيرة. باستخدام طرق إعداد الميزانية الصحيحة للأعمال، يمكن للأعمال الصغيرة أن تتجاوز العواصف الاقتصادية وتظل مزدهرة.