في بيئة الأعمال الحالية، تلعب تدقيق الجودة دوراً أساسياً في مساعدة المنظمات على تحقيق الأهداف المحددة وإظهار التطور المستمر. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير دورات تدريبية شاملة في إدارة الجودة و دورات 6 سيغما، حيث تزود المشاركين بالوعي حول ما يجب أن يتضمنه التدقيق وتقديم رؤى حول ممارسات التدقيق الفعالة.
يهدف هذا المقال إلى شرح ما هو تدقيق الجودة، وأهمية هذا التدقيق، وما الذي يقوم به المدققون، وما هي الأنواع والخطوات المتبعة في تدقيق الجودة.
تدقيق الجودة هو فحص هادف ومنظم لنظام إدارة الجودة (QMS) بهدف تحديد مستوى الامتثال للمعايير المحددة. يوفر تدقيقًا على جميع العمليات والهياكل أو المنتجات داخل المنظمة لتحديد مدى التزامها بمعايير الجودة المحددة. يعد تقييم العمل أمرًا حاسمًا عند البحث عن الضعف أو العيوب أو المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
يقيم تدقيق ضمان الجودة ما إذا كانت العمليات والنظم المجمعة تقدم ما هو مطلوب من حيث جودة المنتج ورضا العملاء. يحدد الأجزاء التي تتطلب إجراءات تصحيحية ويضمن أن الجودة هي نقطة التركيز الرئيسية للمنظمة عبر جميع الأنشطة التنظيمية. ينطوي تدقيق الجودة على عمليات تقييم الأدلة لإجراء تقييم مناسب حول فعالية وتنفيذ الأنظمة التي تهدف إلى دعم أهداف المنظمة.
لا يمكن المبالغة في أهمية تدقيق الجودة في الأعمال الحديثة. إليك الأسباب:
دور مدقق الجودة يتجاوز مجرد فحوصات الامتثال البسيطة. المدقق الجيد يقارن العمليات بالمعايير المحددة لتحديد مدى دعمها للاستراتيجيات. تتضمن بعض مهامهم إجراء تدقيقات لأنظمة الجودة، وتنسيق وتنفيذ الأنشطة المتعلقة بالتدقيق وضمان الجودة، وتقديم التقارير ذات الصلة التي تُعلم الإجراءات المستقبلية.
أحد المجالات الرئيسية التي تقدر فيها مهارات المدقق هو التأكد من أن المنظمات تتجاوز الشهادات من الأطراف الثالثة مثل ISO. من المفيد جدًا أن يكون المدقق قادرًا على تفسير النتائج وإجراء التحسينات للحفاظ على معايير الجودة العالية.
تشمل أنواع التدقيق ما يلي:
يقيم تدقيق العمليات إنتاجية وجودة العمليات التنظيمية المحددة. يساعد في تقديم تأكيد إيجابي بأن الوظائف الفعلية للعمليات تتطابق مع الإجراءات الموثقة. الهدف هو البحث عن العمليات التي لا تعمل بشكل مثالي، وتحديد العيوب ومجالات التحسين. يضمن هذا النوع من التدقيق تحسين كفاءة العمليات والتوحيد في المنظمات.
يسعى تدقيق المنتج إلى تحديد ما إذا كان المنتج يتوافق مع المواصفات والجودة المحددة. بهذه الطريقة يضمن أن المنتج يلبي توقعات العملاء وغيرهم من أصحاب المصلحة. يعد هذا التدقيق أمرًا أساسيًا للحفاظ على الثقة ودعم سمعة المنظمة. يشمل التحقق من الامتثال لمعايير الجودة قبل وصول المنتجات إلى السوق.
يقيم تدقيق النظام نظام إدارة الجودة (QMS) في المنظمة للتحقق من الامتثال للمعايير مثل ISO 9001. يقيم التفاعل بين عدة كيانات نظامية لضمان تحقيق الأهداف التنظيمية بشكل جماعي. يتحقق هذا التدقيق من أن QMS يحقق هدف ضمان الجودة والتحسين في المنظمة.
تتضمن عملية تدقيق الجودة عادة الخطوات التالية:
يتضمن التخطيط تحديد نطاق التدقيق والأهداف والمعايير التي يجب أن يحققها التدقيق. يحدد نطاق التدقيق الجوانب التي يجب مراجعتها بينما تحدد الأهداف ما يسعى التدقيق لتحقيقه. المعايير هي المعايير أو السياسات التي سيتم تقييم الأداء ضدها. يشمل أيضًا تطوير جدول تدقيق وتخصيص الموارد. يساهم التخطيط المنظم، السليم والمركّز في تسهيل عملية تدقيق منهجية وهادفة.
يتضمن التنفيذ الملاحظات الفعلية في الموقع، والمقابلات، ومراجعة الوثائق. هدفه هو جمع المعلومات حول معايير الجودة وتقييم التناقضات المحتملة معها. يتواصل المدققون مع الموظفين للتعرف على العمليات المختلفة ومراقبة العمليات. تُستخدم البيانات المجمعة لتشكيل نتائج التدقيق. عندما يتم التنفيذ بشكل فعال، يضمن أن كل ممارسة في المنظمة قد تم مراجعتها بشكل كافٍ.
تشمل مرحلة التقرير تقديم نتائج التدقيق التي تبرز العيوب والمجالات التي تتطلب تحسينات في تقرير التدقيق. يقدم هذا التقرير الملاحظات بالإضافة إلى التوصيات لسد الفجوات. يوفر الوثائق المناسبة التي تمكن الإدارة من فهم نتائج التدقيق. يسهل الشفافية في التقرير التعرف على المجالات التي تحتاج إلى تصحيح، فضلاً عن اتخاذ القرارات الاستراتيجية.
تضمن المتابعة أن الإجراءات المذكورة في تقرير التدقيق قد تم تنفيذها بشكل فعال. يعيد المدققون تنفيذ العمليات لضمان أن التحسينات تفي بالمعايير. تضمن هذه الخطوة أن الفريق أو الفرد مسؤول عن تصرفاته ولا يسمح بعودة المشكلة. تساهم المتابعات الفعالة في إتمام دائرة عملية التدقيق وتعزز التحسين المستمر.
تمتد فوائد تدقيق الجودة عبر الصناعات والوظائف:
لذا، من الواضح أن دمج التدقيقات الروتينية في استراتيجيات المنظمة يمكن أن يؤدي إلى نجاح طويل الأجل.
يعد تدقيق الجودة فحصًا مفيدًا لفعالية أداء المنظمة، حيث يقدم معلومات محدثة حول قوتها الرئيسية ونقاط ضعفها. ومن نفس المنظور، يمكن أن تساعد التدقيقات في تحسين العمليات، وتحقيق معايير الجودة، وكسب ثقة الناس.