تستخدم المؤسسات عادةً Excel وPower BI في إعداد التقارير والتحليل والتخطيط وإدارة الأداء. وتخدم الأداتان احتياجات تحليلية مختلفة. يدعم Excel العمليات الحسابية المرنة والنماذج المالية وتتبع العمليات التشغيلية ومجموعات البيانات الأصغر. بينما يدعم Power BI لوحات المعلومات التفاعلية وتكامل البيانات وإعداد التقارير الآلية وذكاء الأعمال على مستوى المؤسسة.
بالنسبة إلى مديري الموارد البشرية والمتخصصين في التعلم والتطوير وأصحاب الأعمال وقادة الفرق، لا يتمثل السؤال الأساسي للقوى العاملة في معرفة ما إذا كان Power BI سيحل محل Excel. يتمثل السؤال العملي في تحديد الوقت الذي يحتاج فيه الموظفون إلى الانتقال من التحليل القائم على جداول البيانات إلى قدرات ذكاء الأعمال المنظمة.
تصبح قرارات تطوير المهارات أكثر وضوحاً عندما تقيّم المؤسسات حجم البيانات وتكرار إعداد التقارير ومتطلبات التعاون والتعقيد التحليلي وأهداف أداء الأعمال. وينبغي أن يربط التدريب الأداة المختارة بمسؤوليات وظيفية محددة ونتائج قابلة للقياس في بيئة العمل.
ما الفرق بين Excel وPower BI في بيئة العمل؟
Excel هو أداة تحليل قائمة على جداول البيانات للحسابات والنمذجة والتتبع والعمل التفصيلي على البيانات، بينما Power BI منصة لذكاء الأعمال تربط مصادر البيانات وتنشئ لوحات معلومات تفاعلية وتؤتمت التقارير وتوزع الرؤى التحليلية بين فرق المؤسسة.
ينظم Excel المعلومات من خلال أوراق العمل والصيغ والجداول والمخططات والجداول المحورية ونماذج البيانات. ويستخدمه الموظفون في مجالات مثل المالية والموارد البشرية والمبيعات والمشتريات والعمليات والإدارة. وتجعله مرونته مناسباً للتحليل الفردي وسير العمل المنضبط داخل الأقسام.
يركز Power BI على ذكاء الأعمال. ويعني ذكاء الأعمال تحويل بيانات المؤسسة إلى معلومات منظمة تدعم المراقبة والتحليل واتخاذ القرارات. ويربط Power BI مصادر متعددة للبيانات، ويحوّل المعلومات، ويبني العلاقات بين مجموعات البيانات، ويعرض النتائج من خلال تقارير تفاعلية.
يصبح الفرق مهماً عندما تتجاوز التقارير نطاق جداول البيانات الفردية. فمحلل مالي يعمل على ملف ميزانية شهري لديه متطلبات مختلفة عن فريق إداري يراقب المبيعات واحتفاظ العملاء والمخزون والأداء التشغيلي عبر 20 قسماً.
يبقى Excel مناسباً عندما يحتاج الموظفون إلى حسابات تفصيلية على مستوى الخلايا أو نماذج مالية مخصصة أو تحليلات فورية أو سير عمل منظم قائم على جداول البيانات. ويصبح Power BI مناسباً عندما تحتاج المؤسسات إلى تقارير مركزية ولوحات معلومات متكررة وتصور للبيانات ووصول متسق إلى معلومات الأداء.
متى ينبغي للمؤسسة تطوير مهارات الموظفين من Excel إلى Power BI؟
ينبغي للمؤسسة دراسة تطوير مهارات Power BI عندما تتضمن التقارير مصادر بيانات متعددة أو تجميعاً يدوياً متكرراً أو لوحات إدارية متكررة أو مجموعات بيانات كبيرة أو مقاييس غير متسقة أو أكثر من دورة تقارير واحدة تتطلب تحليلات مؤتمتة ومركزية.
ينبغي أن يأتي دافع التدريب من عملية تجارية وليس من شعبية برنامج معين. ويمكن للمؤسسات تقييم الطريقة التي يجمع بها الموظفون المعلومات ويعالجونها ويحللونها ويوزعونها حالياً.
يمثل التجميع اليدوي مؤشراً واضحاً. فإذا كان المحللون يقضون 10 ساعات كل شهر في دمج جداول المبيعات والمالية والعملاء والعمليات، فإن المؤسسة تواجه مشكلة قابلة للقياس في كفاءة إعداد التقارير.
يمثل تكرار إعداد التقارير مؤشراً آخر. يوفر إعداد التقارير الأسبوعية واليومية قيمة أكبر من الأتمتة مقارنة بتقرير سنوي يتطلب إعداداً محدوداً للبيانات.
كما يؤثر حجم البيانات. يستطيع Excel إدارة مجموعات بيانات كبيرة، لكن سير العمل التحليلي يصبح أكثر تعقيداً عندما يحتفظ المستخدمون بملفات متعددة وصيغ وهياكل بحث وتقارير يتم تحديثها يدوياً.
يمثل اتساق المقاييس مؤشراً ثالثاً. فإذا قامت أقسام مختلفة بحساب الإيرادات أو دوران الموظفين أو الإنتاجية أو الاحتفاظ بالعملاء باستخدام صيغ مختلفة، تحصل الإدارة على معلومات متعارضة.
يعالج تدريب Power BI ذلك من خلال نماذج بيانات منظمة ومنطق مشترك لإعداد التقارير. ويتعلم الموظفون ربط مصادر البيانات وتنظيف المعلومات وإنشاء العلاقات وبناء المقاييس وتطوير لوحات المعلومات وفق متطلبات الأعمال المحددة.
لذلك ينبغي أن يأخذ القرار في الاعتبار ساعات إعداد التقارير وتكرار الأخطاء وتعقيد مجموعات البيانات وعدد المستخدمين وتكرار التقارير وعدد الأنظمة المستخدمة.
كيف يتم تطوير مهارات Power BI في بيئة مؤسسية؟
يتم تطوير مهارات Power BI من خلال تسلسل منظم يبدأ بتحليل الاحتياجات والتعليم الأساسي وإعداد البيانات والنمذجة والتصور والمشروعات العملية والتقييم والتنفيذ وقياس الأداء المرتبط مباشرة بمتطلبات إعداد التقارير المؤسسية.
تتمثل المرحلة الأولى في تحليل فجوات المهارات. تحدد فرق التعلم والتطوير قدرات الموظفين الحالية وتقارنها بالكفاءات التحليلية المطلوبة. ويمكن لمصفوفة المهارات تصنيف الموظفين إلى مبتدئين ومتوسطين ومتقدمين وفق مهام محددة.
تحدد المرحلة الثانية مسار التعلم. ويبدأ الموظفون عادةً بأساسيات واجهة Power BI وتحميل البيانات والتحويلات الأساسية والتصور والتنقل بين التقارير.
تركز المرحلة الثالثة على إعداد البيانات. ويشمل إعداد البيانات تنظيف المعلومات وإعادة هيكلتها وتوحيدها ودمجها قبل التحليل. ويعمل الموظفون على أمثلة مثل سجلات الموارد البشرية ومعاملات المبيعات والبيانات المالية وبيانات المشتريات والمخزون.
تقدم المرحلة الرابعة نمذجة البيانات. ويتعلم الموظفون كيفية ارتباط الجداول ببعضها وكيف تدعم النماذج المنظمة إعداد تقارير موثوقة.
تركز المرحلة الخامسة على الحسابات والمنطق التحليلي. وتتيح المقاييس والحقول المحسوبة للمستخدمين إنشاء مؤشرات مثل نمو الإيرادات ومعدل الغياب ودوران الموظفين ومعدل التحويل وانحراف الميزانية.
تغطي المرحلة السادسة تطوير لوحات المعلومات. وينشئ الموظفون تقارير مبنية على أسئلة الأعمال الفعلية بدلاً من التركيز على الزخرفة البصرية.
يمكن أن يشمل تنفيذ التدريب ورش العمل بقيادة المدربين والوحدات الإلكترونية والتعلم المدمج والتمارين الموجهة والتعلم القائم على الحالات والمحاكاة والتقييمات. ويصبح البرنامج المؤسسي أكثر ارتباطاً بالعمل عندما تستخدم التمارين سيناريوهات واقعية من بيئة المؤسسات.
بعد التدريب، يكمل الموظفون تقييماً عملياً. وينبغي أن يقيس التقييم قدرتهم على إعداد البيانات وبناء نموذج وإنشاء مقاييس مناسبة وتصميم لوحات المعلومات وشرح النتائج التحليلية بصورة مستقلة.
ما المهارات التي ينبغي للموظفين تعلمها قبل استخدام Power BI بفعالية؟
يحتاج الموظفون إلى محو الأمية في البيانات والكفاءة في جداول البيانات وإعداد البيانات والنمذجة العلائقية والحسابات التحليلية والتصور وتصميم لوحات المعلومات والتفسير والتواصل لاستخدام Power BI بفعالية في إعداد التقارير المهنية واتخاذ قرارات الأعمال.
تعني محو الأمية في البيانات فهم ما تمثله البيانات ومصدرها وطريقة تفسيرها والقيود التي تؤثر في استخدامها.
تبقى معرفة Excel مهمة لأن العديد من المؤسسات تستمر في استقبال البيانات من خلال جداول البيانات. ويمكن للموظفين الذين يفهمون الجداول والصيغ والجداول المحورية ومجموعات البيانات المنظمة الانتقال بكفاءة أكبر إلى سير عمل Power BI.
يمثل إعداد البيانات قدرة أساسية أخرى. ويجب على الموظفين تحديد السجلات المكررة والقيم المفقودة والتنسيقات غير المتسقة والفئات غير الصحيحة والحقول غير المناسبة قبل إنشاء التقارير.
تقدم نمذجة البيانات طريقة أكثر تنظيماً لترتيب المعلومات. ويتعلم الموظفون كيفية ارتباط الجداول من خلال الحقول المشتركة وكيف تؤثر هذه العلاقات في النتائج التحليلية.
تدعم الحسابات التحليلية مؤشرات الأداء الرئيسية. ومؤشر الأداء الرئيسي هو قيمة قابلة للقياس تستخدم لمراقبة التقدم نحو هدف مؤسسي. وتشمل الأمثلة نمو المبيعات ودوران الموظفين وتكلفة التوظيف وتوافر المخزون وتكلفة اكتساب العملاء.
تساعد مهارات التصور الموظفين على اختيار المخططات وهياكل لوحات المعلومات المناسبة. ويتطلب الاتجاه الزمني هيكلاً بصرياً مختلفاً عن المقارنة أو التوزيع أو التحليل الجغرافي أو مقارنة المستهدف بالفعلي.
تكمل مهارات التواصل سير العمل التحليلي. ويجب على الموظفين شرح ما تظهره البيانات وتحديد التغيرات المهمة وربط النتائج بالعمليات التجارية دون المبالغة في الاستنتاجات.
ما الفوائد المؤسسية الرئيسية لتدريب Power BI؟
يمكن لتدريب Power BI تقليل أعمال إعداد التقارير المتكررة وتوحيد مقاييس الأداء وتحسين وضوح البيانات وتسريع التقارير الإدارية وتقليل التجميع اليدوي وتعزيز القدرات التحليلية بين الأقسام عندما يرتبط التدريب بعمليات أعمال قابلة للقياس.
تتمثل الفائدة المؤسسية الأولى في كفاءة إعداد التقارير. وتقلل الأتمتة من الأنشطة المتكررة مثل نسخ الأرقام بين الملفات وإعادة بناء المخططات وإعداد تقارير الإدارة الدورية.
وتتمثل الفائدة الثانية في اتساق التقارير. ويحدد نموذج تحليلي مشترك تعريفات موحدة للمقاييس المؤسسية. وهذا يقلل الاختلافات بين تقارير الأقسام.
وتتمثل الفائدة الثالثة في تحسين الرؤية. وتتيح لوحات المعلومات التفاعلية للمديرين تصفية المعلومات حسب القسم أو الموقع أو المنتج أو الفترة أو الأبعاد الأخرى ذات الصلة.
وتتمثل الفائدة الرابعة في تحسين قدرات القوى العاملة. ويكتسب الموظفون مهارات تحليلية قابلة للنقل تدعم وظائف المالية والموارد البشرية والمبيعات والعمليات والتسويق وسلاسل الإمداد والإدارة.
وتتمثل الفائدة الخامسة في تحسين الإنتاجية القابلة للقياس. ويمكن للمؤسسات مقارنة وقت إعداد التقارير قبل التدريب وبعده. فعلى سبيل المثال، يمكن مقارنة عملية إعداد تقرير تستغرق 12 ساعة في كل دورة بالوقت المطلوب بعد الأتمتة.
يقارن العائد على الاستثمار المكاسب التجارية القابلة للقياس بتكاليف التدريب والتنفيذ. ويمكن للمؤسسات تتبع الساعات التي تم توفيرها والأخطاء التي تم تقليلها واستخدام لوحات المعلومات ووقت إكمال العمليات وعدد التقارير المتكررة التي تمت أتمتتها.
كما يمثل الاحتفاظ بالموظفين جزءاً من تطوير القوى العاملة. ويمكن للموظفين الذين يطورون قدرات تقنية ذات صلة المساهمة في مسؤوليات تحليلية أوسع والتنقل الداخلي والمسارات المهنية المنظمة.
ما الفرق المؤسسية التي يمكنها استخدام Power BI وExcel معاً؟
يمكن لفرق المالية والموارد البشرية والمبيعات والتسويق والعمليات والمشتريات وسلاسل الإمداد والإدارة التنفيذية استخدام Excel وPower BI معاً من خلال تخصيص التحليل القائم على جداول البيانات لسير العمل التفصيلي واستخدام Power BI للوحات المتكررة والتقارير المتكاملة ومراقبة الأداء الإداري.
يمكن لفرق المالية استخدام Excel للنمذجة المالية والتنبؤات والتسويات والحسابات التفصيلية، بينما تستخدم Power BI للوحات الإدارة ومراقبة الأداء المالي.
يمكن لفرق الموارد البشرية تحليل التوظيف والحضور وتكاليف القوى العاملة والمشاركة في التدريب ومؤشرات الاحتفاظ بالموظفين. ويمكن لـ Power BI تجميع هذه المقاييس في لوحات للقوى العاملة.
يمكن لفرق المبيعات استخدام Excel لتحليل الفرص التفصيلي، بينما يتتبع Power BI الإيرادات ومعدلات التحويل والأداء الإقليمي وفئات المنتجات وأهداف المبيعات.
يمكن لفرق التسويق دمج بيانات الحملات ومعلومات المواقع الإلكترونية ونشاط العملاء وأداء الإعلانات لمراقبة مؤشرات الاكتساب والتفاعل.
يمكن لفرق العمليات مراقبة الإنتاج وتقديم الخدمات والجودة واستخدام الموارد وكفاءة العمليات.
يمكن لفرق المشتريات تحليل الموردين وحجم المشتريات والتكاليف وأداء العقود واتجاهات الشراء.
يمكن لفرق سلاسل الإمداد مراقبة المخزون وأوقات التسليم وأداء الموردين وحجم الطلبات وتوافر المنتجات.
لا تحتاج الأداتان إلى التنافس. ويمكن للمؤسسات تصميم سير عمل يبقى فيه Excel بيئة للتحليل التفصيلي بينما يوفر Power BI طبقة منظمة لإعداد التقارير.
كما يخلق هذا النهج مساراً عملياً لتطوير الموظفين. فيبدأ الموظفون بإتقان ممارسات جداول البيانات الموثوقة ثم يطبقون أساليب ذكاء الأعمال المنظمة على متطلبات إعداد التقارير الأكثر تعقيداً.
كيف ينبغي للمؤسسات قياس نتائج التدريب على التحليلات؟
ينبغي للمؤسسات قياس تدريب التحليلات من خلال وقت إكمال المهام ودقة التقارير واستخدام لوحات المعلومات والعمليات المؤتمتة ونتائج التقييم ونشاط المستخدمين وتقليل الأخطاء وتحسين مؤشرات الأداء بدلاً من قياس الحضور أو إكمال الدورة وحدهما.
يقيس حضور التدريب المشاركة وليس القدرة. ويربط نموذج التقييم الأقوى التعلم بأداء الموظفين في بيئة العمل.
يتمثل القياس الأول في اكتساب المعرفة. ويمكن للتقييمات اختبار إعداد البيانات والنمذجة والحسابات والتصور والتفسير التحليلي.
ويتمثل القياس الثاني في القدرة العملية. ويمكن للموظفين إكمال مشروع واقعي لإعداد التقارير باستخدام مجموعات بيانات ومتطلبات تقارير محددة.
ويتمثل القياس الثالث في كفاءة العملية. ويمكن للمؤسسات مقارنة الوقت المطلوب لإنتاج تقرير قبل التدريب وبعده.
ويتمثل القياس الرابع في الدقة. ويمكن للفرق تتبع أخطاء الصيغ والمعلومات المكررة والحسابات غير المتسقة وتصحيحات التقارير.
ويتمثل القياس الخامس في الاستخدام. ويمكن للمؤسسات مراقبة معدل وصول الموظفين إلى لوحات المعلومات وما إذا كانت الفرق تستخدم التقارير الموحدة بدلاً من إعادة بناء جداول البيانات بشكل مستقل.
ويتمثل القياس السادس في تأثير الأعمال. وتعتمد مؤشرات الأداء ذات الصلة على القسم. ويمكن للمالية قياس دورة إعداد التقارير. ويمكن للموارد البشرية قياس كفاءة تقارير القوى العاملة. ويمكن للمبيعات قياس استخدام لوحات المعلومات إلى جانب أداء المبيعات. ويمكن للعمليات قياس وضوح العمليات وتأخر التقارير.
وتشمل فترة التقييم المناسبة قياس خط الأساس قبل التدريب والتقييم مباشرة بعد التدريب وقياس الأداء في بيئة العمل بعد 30 و60 و90 يوماً.
ما المشكلات الشائعة التي تقلل قيمة تدريب Power BI وExcel؟
تشمل المشكلات الشائعة التدريب دون مشكلة أعمال محددة والبيانات العامة وقلة الممارسة وضعف حوكمة البيانات وعدم وضوح تعريفات مؤشرات الأداء وضعف الدعم بعد التدريب وقياس الحضور بدلاً من أداء العمل أو كفاءة إعداد التقارير.
غالباً ما يفشل التدريب العام في ربط المهارات التقنية بسير العمل المؤسسي الفعلي. ويمكن للموظفين إكمال التمارين بنجاح لكنهم يواجهون صعوبة في تطبيقها على بيانات الشركة.
تمثل جودة البيانات مشكلة أخرى. ولا يستطيع Power BI تعويض المعلومات المصدر غير الدقيقة أو التعريفات غير المتسقة أو الحقول المفقودة أو السجلات المكررة.
تسبب مؤشرات الأداء غير الواضحة مشكلات أيضاً. فإذا عرّفت إدارتان دوران الموظفين بطريقة مختلفة، يمكن للوحة المعلومات عرض حسابات صحيحة تقنياً لكنها تنتج تقارير مؤسسية غير متسقة.
تسبب قلة الممارسة عائقاً آخر. وتتطلب مهارات التحليلات تطبيقاً متكرراً. ويوفر التعلم القائم على الحالات والمحاكاة والمشروعات العملية والتقييمات فرصاً لتطبيق المفاهيم على مواقف واقعية.
كما يمكن أن يؤدي غياب الدعم بعد التدريب إلى تقليل الاستخدام. ويحتاج الموظفون إلى معايير موثقة لإعداد التقارير وتعريفات البيانات والقوالب وإجراءات الحوكمة والوصول إلى الدعم التقني المناسب.
لذلك ينبغي أن يبدأ التدريب بمتطلبات الأعمال. ويمكن لفرق التعلم والتطوير تحديد عمليات إعداد التقارير التي تسبب أكبر قدر من العمل أو عدم الاتساق وتصميم أنشطة التعلم حول تلك العمليات.
عندما تقيّم المؤسسات هذه العوامل، يصبح الانتقال من Excel إلى Power BI قراراً متعلقاً بقدرات القوى العاملة بدلاً من كونه عملية لاستبدال البرامج.
كيف يمكن للمؤسسات اختيار مسار التدريب المناسب في مجال التحليلات؟
ينبغي للمؤسسات اختيار مسار التدريب في مجال التحليلات من خلال مواءمة أدوار الموظفين والمهارات التقنية الحالية وتعقيد التقارير وحجم البيانات وأهداف الأعمال وطريقة التدريب ومتطلبات الأداء القابلة للقياس مع القدرات التي يطورها البرنامج.
يناسب المسار المبتدئ الموظفين الذين يعملون مع جداول البيانات لكن لديهم خبرة محدودة في التحليلات المنظمة. وينبغي أن يركز على محو الأمية في البيانات وإعداد البيانات والنمذجة الأساسية والتصور ومبادئ لوحات المعلومات.
يناسب المسار المتوسط الموظفين الذين يديرون تقارير متكررة ويحتاجون إلى مهارات أقوى في النمذجة والحسابات والأتمتة وتطوير لوحات المعلومات.
تناسب المسارات المتقدمة المحللين المسؤولين عن نماذج البيانات المعقدة وإعداد التقارير المؤسسية والحوكمة أو سير العمل التحليلي المتقدم.
ينبغي أن تتوافق طريقة التدريب مع المتطلبات التشغيلية. وتدعم ورش العمل الممارسة المكثفة. وتدعم الوحدات الإلكترونية الجداول الزمنية المرنة. ويجمع التعلم المدمج بين التعليم المنظم والتطبيق المستقل.
بالنسبة إلى المؤسسات التي تقيّم القدرات التقنية الأوسع، تصبح الدورات التقنية قصيرة المدى ذات صلة عندما تحتاج القوى العاملة إلى تطوير تقني مستهدف عبر مجالات رقمية مختلفة بدلاً من تطوير قدرة تحليلية واحدة فقط.
ويمكن النظر إلى فئة تقنية المعلومات والأمن السيبراني والذكاء الاصطناعي باعتبارها جزءاً من إطار أوسع لقدرات القوى العاملة التي تغطي المهارات التقنية المطلوبة في العمليات الرقمية الحديثة.
ويتمثل المبدأ الأساسي في المواءمة. وينبغي أن ترتبط محتويات التدريب وأدوار الموظفين ومشكلات الأعمال وأساليب التقييم وطريقة التنفيذ ومقاييس الأداء بالهدف المؤسسي نفسه.
ماذا يعني الانتقال من Excel إلى Power BI لتطوير القوى العاملة؟
يمثل الانتقال من Excel إلى Power BI تطوراً من التحليل الفردي لجداول البيانات نحو قدرات تحليلية منظمة وقابلة لإعادة الاستخدام وعلى مستوى المؤسسة تدعم اتساق التقارير ومحو الأمية الأقوى في البيانات وتحسين إنتاجية القوى العاملة بصورة قابلة للقياس.
يستمر Excel في تقديم قيمة للحسابات التفصيلية والنمذجة والتتبع التشغيلي والتحليل المرن. بينما يعالج Power BI متطلبات مختلفة تتعلق بمجموعات البيانات المتكاملة ولوحات المعلومات المتكررة وإعداد التقارير الآلية والمعلومات التحليلية المشتركة.
لذلك يعتمد قرار تطوير القوى العاملة على مدى تعقيد البيئة التحليلية للمؤسسة.
عندما يقضي الموظفون وقتاً كبيراً في تجميع التقارير، أو تستخدم الأقسام مقاييس غير متسقة، أو يحتاج المديرون إلى لوحات معلومات تفاعلية متكررة، تصبح قدرات Power BI متطلباً تدريبياً واضحاً.
وينبغي أن تكون الاستجابة التدريبية قابلة للقياس. ويمكن للمؤسسات تحديد وقت إعداد التقارير الأساسي ومعدلات الأخطاء والعمليات اليدوية واستخدام لوحات المعلومات وأداء التقييمات قبل التنفيذ.
استكشف المزيد من رؤى الخبراء:
اختبار اختراق تطبيقات الويب: كيف يكتشف القراصنة الأخلاقيون الثغرات
ما هي الوظائف التي لا يستطيع الذكاء الاصطناعي القيام بها؟ المهارات التي تبقى إنسانية
يجمع البرنامج المنظم بين التعليم التقني والتطبيق العملي. وتساعد دراسات الحالة والمحاكاة وورش العمل والتعلم الإلكتروني والتقييمات والمشروعات العملية في بيئة العمل الموظفين على ربط المفاهيم التحليلية بالمسؤوليات التشغيلية.
كما يدعم هذا النهج التحول طويل المدى للقوى العاملة. وتصبح القدرة على استخدام التحليلات جزءاً من التطوير المهني بدلاً من كونها مهارة منفصلة مرتبطة ببرنامج واحد.