هناك العديد من خيارات التخطيط والتنظيم المتاحة لأي عمل تجاري ناجح، ويمكن تطبيق كل منها لتحقيق أهداف المشروع. معظم المنهجيات المعروفة تتعامل مع نوع واحد من أساليب الإدارة أو المشاريع، لذا من مسؤولية المنظمة اختيار ما يناسب وضعها الخاص.
بمجرد أن تكون متأكدًا من رغبتك في أن تصبح مدير مشروع، فإن الخطوة التالية هي دراسة مناهج إدارة المشاريع المختلفة التي قد تناسبك وتناسب فريقك.
صعوبة اختيار منهجية إدارة المشاريع
لا يمكن إنكار أن عالم مناهج إدارة المشاريع قد يبدو مخيفًا في البداية. ومع ذلك، سواء كنت حاصلًا على شهادة رسمية في إدارة المشاريع أم لا، يمكنك تعلم هذا الدورة التدريبية من معهد مرموق مثل الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير، من خلال التجربة العملية التي تشمل اتباع العديد من مناهج المشاريع، ولكل منها قوانينها وقوائمها ومبادئها، إلى جانب عدد لا يحصى من الاختصارات.
العوامل التي تؤثر على اختيار المنهجية
اختيار المنهجية المناسبة يعتمد على عوامل معينة تؤثر في مدى فعاليتها في حالتك الخاصة. من الضروري أخذ الوقت الكافي للنظر في خصائص المشروع، تكوين الفريق، ثقافة المنظمة، توفر الأدوات، ومستويات مشاركة أصحاب المصلحة، لضمان اختيار المنهجية الصحيحة التي تلبي احتياجاتك.
ما هي منهجية إدارة المشاريع؟
منهجية إدارة المشاريع هي مجموعة من المبادئ والممارسات التي توفر توجيهًا حول كيفية تنظيم المشاريع لتحقيق أقصى إنتاجية.
ببساطة، هي إطار عمل يساعدك في إدارة المشروع بأفضل طريقة ممكنة.
إدارة المشاريع مهمة في المنظمات والفرق، ولكن فعاليتها تعتمد على توافق منهجية إدارة المشاريع مع نوع الفريق، المشروع، المنظمة، والأهداف.
لماذا هناك العديد من منهجيات إدارة المشاريع؟
كيف يمكن أن يكون كل مشروع مختلفًا عن الآخر؟ حتى لو استخدمت قالب مشروع لتكرار مشروع سابق ناجح، فإن الفروقات ستظل قائمة.
اختلاف الفرق وأساليب الإنتاج ومعايير الأداء (KPIs) يجعل من المستحيل وجود قواعد بسيطة موحدة. قد تكون أفضل منهجية لفريق معين غير مناسبة تمامًا لفريق آخر.
على سبيل المثال، فرق تطوير البرمجيات لاحظت أن التقنيات التقليدية في إدارة المشاريع كانت تعيق عملهم بدلاً من تسهيله. لذا، بدأوا في تطوير أسلوب جديد أكثر توافقًا مع احتياجاتهم.
سرعان ما قامت فرق وصناعات أخرى بتكييف هذه الممارسات الحديثة مع احتياجاتها، مما أدى إلى تنوع واسع في مناهج إدارة المشاريع عبر مختلف القطاعات.
كيف تختار منهجية إدارة المشاريع المناسبة؟
أي منهجية هي الأنسب لمشروعك وفريقك ومنظمتك؟ إليك بعض العوامل الرئيسية التي ستساعدك في اتخاذ القرار:
التكلفة والميزانية: ما مدى توفر الميزانية؟ هل يمكن تعديلها عند الحاجة؟
البساطة: كم عدد الأفراد المشاركين؟ هل فريقك صغير ومستقل أم منتشر عبر مواقع متعددة ويحتاج إلى المزيد من الإشراف؟
إمكانية تحمل المخاطر: هل المشروع ضخم وحساس أم يمكن تحمله ببعض المرونة؟
المرونة: هل يمكن تغيير نطاق المشروع أثناء التنفيذ؟
الإطار الزمني: ما المدة المحددة لإنجاز المشروع؟
تعاون العميل/أصحاب المصلحة: ما مدى الحاجة إلى إشراك العميل أو أصحاب المصلحة؟
تحديد احتياجات المشروع
لضيق نطاق الاختيارات، حدد جميع متطلبات المشروع، مثل:
نوع المشروع
متطلبات الفريق
التزامات أصحاب المصلحة
القيمة المتوقعة من العملاء أو المستخدمين النهائيين
الإطار الزمني المقترح
الميزانية المتاحة
منهجية PMP (الشلال - Waterfall)
تم تطوير PMP لأول مرة للمشاريع التقنية من قبل الحكومة البريطانية عام 1996. لا تمتلك تعريفًا دقيقًا لكنها تعتبر شهادة مهنية تمنحها معهد إدارة المشاريع (PMI).
بدلاً من أن تكون منهجية مستقلة، تحدد PMP معايير إدارة المشاريع، وغالبًا ما تعتمد على منهجية الشلال (Waterfall)، والتي تتكون من:
تحليل
تصميم
تنفيذ
اختبار
نشر
صيانة
تُعد منهجية Waterfall الأكثر شهرة، لكنها صارمة جدًا، مما يجعلها غير مناسبة للتغييرات غير المتوقعة. تستخدم مخططات جانت (Gantt Charts) لضمان الالتزام بالمراحل. وهي مثالية للمشاريع الصغيرة أو التي تتطلب توثيقًا شاملاً، أو تلك التي تكون متطلباتها واضحة وثابتة.
منهجية Agile
تُعتبر Agile عكس PMP، حيث تتميز بالمرونة والتكيف السريع. تعتمد على قيم أساسية مثل:
الأفراد والتفاعل أكثر من العمليات والأدوات
البرمجيات العاملة أكثر من التوثيق المفصل
تعاون العميل أكثر من المفاوضات التعاقدية
الاستجابة للتغيير أكثر من التخطيط الصارم
تقسم المشاريع إلى وحدات صغيرة يتم تنفيذها خلال جلسات عمل تشمل التصميم والاختبار وضمان الجودة. بدلاً من تحديد كل المتطلبات مسبقًا، تعتمد على التعلم المستمر والتعديل بناءً على التغذية الراجعة.
تُعتبر Agile مثالية للمشاريع الإبداعية ذات النتائج غير المؤكدة، وللفرق التي تعمل بتعاون عالٍ.
منهجية سكروم (Scrum)
يمكن القول إن سكروم يُوصف بشكل أفضل على أنه إطار عمل وليس مجرد منهجية لإدارة المشاريع.
في سكروم، يتم تقسيم العمل إلى دورات قصيرة تُسمى "سبринت" (Sprints)، والتي تستمر عادةً من 1 إلى 2 أسبوع. في بداية كل سبريـنت، يتم اختيار المهام من قائمة الأعمال المتراكمة (Backlog).
تعلم إدارة المشاريع باستخدام منهجية سكروم الذكية من الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
خلال السبريـنت، تقود الفرق الصغيرة شخصية تُدعى سكروم ماستر (Scrum Master) (وهو ليس مدير مشروع) لإجراء مراجعات أداء في "اجتماع مراجعة السبريـنت" (Sprint Retrospective)، حيث يتم تحديد ما يمكن تحسينه قبل بدء السبريـنت التالي.
متى يجب التفكير في استخدام منهجية سكروم؟
إذا كنت تعمل في بيئة تعتمد على التحسين المستمر.
إذا كانت هذه المنهجية لا تتناسب تمامًا مع متطلبات المواد الخاصة بمشروعك.
إذا لم يكن هناك التزام كامل من جميع أعضاء الفريق.