تعتبر محاضر الاجتماعات أداة حيوية في التواصل المهني داخل المؤسسات. فهي توثّق المعلومات الأساسية المستخلصة من الاجتماع، بما يشمل القرارات الرئيسية، الإجراءات المخطط لها، وتوزيع المهام، بحيث يمكن للمشاركين وأي أطراف أخرى معنية الرجوع إليها لاحقاً. تساعد محاضر الاجتماعات في تعزيز المسؤولية، وتعمل كمرجع جاهز للاجتماعات المستقبلية، كما أنها توضح النقاط للمشاركين الذين لم يحضروا الاجتماع. يوفر دورة إدارة نظم المعلومات التجارية التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير للمشاركين من رجال الأعمال المعرفة اللازمة لتدوين محاضر الاجتماعات بشكل فعال مع الاستعداد الدقيق، والدقة، والموضوعية.
محاضر الاجتماعات هي توثيق مكتوب لما تم مناقشته خلال الاجتماع. تتضمن المحاضر أهم النقاط التي تم مناقشتها، القرارات المتخذة، والمهام الموزعة. بذلك تختلف عن النص الحرفي، الذي قد يشمل كل ما قيل حرفيًا، حيث تركز المحاضر على تلخيص النقاط الأهم بشكل واضح ومختصر. قد تشمل المحاضر التالي:
تساعد هذه الوثائق في إنشاء عملية منظمة ومستدامة تضمن أن يكون الجميع على دراية بما تم مناقشته. فيما يلي دليل عن الأفعال والنواهي لكتابة محاضر اجتماعات فعالة يمكن أن يستفيد منه الجميع.
يساعد التحضير المسبق في كتابة محاضر دقيقة وفعالة. يُنصح بتخصيص بعض الوقت قبل الاجتماع لمراجعة جدول الأعمال وأي معلومات أخرى سيتم مناقشتها، مما يساعدك على الاستعداد بشكل أفضل. اصطحب معك الوثائق ذات الصلة، مثل محاضر الاجتماعات السابقة، التقارير، وقوائم المشاركين، لضمان توفر الخلفية اللازمة؛ وتجنب التحضير المتأخر. تأكد من الوصول مبكرًا لتتمكن من الاستعداد وبدء التدوين عند انطلاق الاجتماع.
يسهّل القالب عملية التدوين ويضمن عدم إغفال أي تفاصيل مهمة. كما أن استخدام قالب منظم يجعل محاضر الاجتماع أسهل في القراءة، ومن ثم أسهل في الرجوع إليها لاحقاً. قد تشمل الأجزاء الأساسية للقالب ما يلي:
تتضمن العديد من القوالب أقسامًا لكل بند من بنود جدول الأعمال، مما يمكنك من تدوين الملاحظات مباشرة خلال الاجتماع وتوفير الوقت عند إنهاء المحضر.
قم بتلخيص النقاط الأساسية بدلاً من كتابة كل ما قيل بشكل حرفي. تذكر توثيق المناقشات الهامة والقرارات وأي مهام تم توزيعها أو مواعيد محددة. تساعد التفاصيل الدقيقة في توضيح ما تم الاتفاق عليه ومن المسؤول عن المتابعة.
يجب أن تكون المحاضر توثيقًا دقيقًا للحقائق، لذا تحلَّ بالموضوعية. تجنب استخدام لغة توحي بالتحيز أو العواطف. استخدم نبرة محايدة للحفاظ على مهنية التوثيق وتجنب سوء الفهم. فبدلاً من "جادل توم بحماس ضد الاقتراح"، اكتب "أعرب توم عن مخاوفه بشأن تأثير الاقتراح."
بعد انتهاء الاجتماع، خصص وقتًا لمراجعة ملاحظاتك للتأكد من أنها منظمة وخالية من الأخطاء. اطلب من شخص آخر حضر الاجتماع مراجعة المحضر للتأكد من عدم فقدان أي تفاصيل أو سوء تفسيرها.
يجب توزيع المحضر في غضون 24 إلى 48 ساعة بعد الاجتماع. فعند توزيع المحضر قريبًا من وقت الاجتماع، يتذكر الحاضرون المهام المكلفين بها، كما يتم إحاطة الغائبين بالنقاط الرئيسية.
ينبغي أن تكون المهام مذكورة بوضوح في المحضر، بحيث يعرف الحاضرون ما هو متوقع منهم. يجب تضمين اسم الشخص المسؤول وتاريخ الانتهاء ضمن التفاصيل المتعلقة بالمهام. يساعد تلخيص المهام في قسم خاص في نهاية المحضر على تسهيل الرجوع إليها لاحقًا.
محاضر الاجتماعات ليست نصوصًا حرفية. إذا قمت بتدوين كل ما قيل، ستكون الكتابة بطيئة، ولن تكون المحاضر مريحة للقراءة. يكفي تلخيص النقاشات وتدوين النتائج. في النقاش، دون الحجج الرئيسية، النقاط الهامة، والنتائج بدلاً من التفاصيل الفرعية.
المحاضر هي سجل موضوعي وواقعي. تجنب إدخال مشاعرك أو تفسيرك لما قيل. على سبيل المثال، بدلاً من "بدا مارك مستاءً"، يمكن القول "أعرب مارك عن مخاوفه."
تُعد المحاضر وثيقة عامة يمكن لأي شخص قراءتها، لذا تجنب استخدام المصطلحات التقنية أو الاختصارات غير الواضحة. إذا كان هناك اختصار ضروري، قم بتوضيحه عند ذكره لأول مرة.
قد يكون من المغري الانتظار لفترة طويلة قبل كتابة المحضر، لكن هذا قد يؤدي إلى نسيان بعض التفاصيل أو الخلط بينها. من الأفضل كتابة المحضر بينما تكون التفاصيل طازجة في ذهنك.
يجب أن تكون المهام بارزة في المحضر. إذا ضاعت ضمن النص، فقد يتم نسيانها أو إغفالها. اجعل المهام واضحة باستخدام قائمة نقطية أو مرقمة.
إعداد محاضر الاجتماعات هو عمل احترافي يهدف إلى ضمان الإنتاجية والشفافية والمساءلة داخل المنظمة. تساعد المحاضر المُعدة بشكل جيد الحاضرين على الرجوع إليها بوضوح لمعرفة من يقوم بما، وتوثيق القرارات والإجراءات المتخذة. سواء كنت مبتدئًا أو متمرسًا في تدوين المحاضر، فإن الدورة التدريبية في واشنطن تتيح لرجال الأعمال تعلم المزيد حول إدارة اجتماعات المحاضر بكفاءة.