مع انتشار الموارد على الانترنت ووسائل الإعلام الاجتماعية والهواتف الخلوية، تغير المشهد في "مكان العمل" إلى الأبد، وأنت بدورك كرائد للأعمال أو مدير للشركة لم يعد هناك حاجة لتكون في قاعة للمؤتمرات لعمل اجتماعك الأسبوعي، وعلى الرغم من أن هذا يعطينا الحرية الوفيرة، لكنه في نفس الوقت يخلق تحديات في التنسيق بين الموظفين وتوارد المعلومات أيضاً، إليك بعض الإرشادات لتصبح أفضل في عمل الاجتماعات الافتراضية عن بعد.

ما هي أهم النصائح حول كيفية عمل الاجتماعات الافتراضية عن بعد؟

وضع جدول أعمال (أجندة):

إذا تضمن اجتماعك عدد من الناس، من الحكمة أن تقوم بنشر جدول أعمال يتضمن توقيت وأهداف الاجتماع، هذا سوف يساعدك على التركيز على أهداف الاجتماع وإبقاء الجميع على ذات الهدف.

التدريب المتواصل:

لا تستخدم التكنولوجيا الجديدة لأول مرة في عمل الاجتماعات الافتراضية عن بعد مباشرة، بدلا من ذلك، احرص على تأدية عدة بروفات في التواصل مع الموظفين عن بعد، إنها دائما فكرة جيدة في حال حدوث طارئ وفشلت التكنولوجيا في إحدى اللحظات الحرجة على خدمتك.

حافظ على تركيزك:

ضع هاتفك المحمول جانباً، قم بإغلاقه وركز على التحضير للاجتماع، حيث سيكون لديك ما يكفي للقيام بمهمة تنسيق مكبرات الصوت، وتحضير جدول الأعمال دون التحقق من الرسائل كل بضع دقائق.

كن الأول من بين المجتمعين:

كن الأول دائماً لتسجيل الدخول إلى الاجتماع، يكفي أن تسجل دخولك فيل عشر دقائق للتأكد من عدم وجود مواطن الخلل قبل بدء الاجتماع، ثم قدم نفسك للموظفين وقم بتحية الجميع.  

لا تدخل في جدول الأعمال مباشرة:

لا تبدأ بالاجتماع قبل أن تتأكد من حضور الجميع، وابدأ في التحية وعرض الأسماء والألقاب والأدوار، كما يمكنك استهلال اجتماعك بالحديث عن قصة صغيرة تتعلق بهذه التجربة، أو يمكنك أن تسأل المجتمعين حول أسبوعهم الماضي وما الذي عملوا به؟ هذا سيسهل عليك الانتقال إلى جدول الأعمال.

كن المسيطر على الاجتماع:

الإعداد المسبق لجدول الأعمال يساعدك في تدفق متماسك للعرض التقديمي عبر الإنترنت، لا تقفز من ملف إلى ملف، أو تفتح برامج جديدة، أو تنتقل من صفحة إلى أخرى وتحرك المؤشر بسرعة، مما يجعل من الصعب على الآخرين متابعتك، واطلب من الجميع إلى أن يبتعدوا عن أي ضوضاء محيطة بهم.

إنهاء الاجتماع باحترافية:

في نهاية الاجتماع، قدم خلاصة ما تم تغطيته في الاجتماع، وأرسك نسخة من الملاحظات  لجميع الحضور، واشكرهم على مشاركتهم وشجعهم بكلمات الثناء، ومن الأفضل تحديد الوقت والتاريخ للاجتماع المقبل في الوقت الذي يكون مناسب للجميع.

إن جميع ما تم ذكره حول إعداد وعمل الاجتماعات الافتراضية عن بعد، يمكن تطبيقها عند تنفيذ الاجتماعات التقليدية، لكن مع عدم المعرفة الكاملة حول التكنولوجيا وتطبيقها من قبل بعض رواد الأعمال تصبح عمل الاجتماعات الافتراضية عن بعد مشكلة يجب أن يتم تفاديها بسرعة.

لأجل ذلك تقدم لكم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير عدد من الدورات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، وذلك لرفع كفاءة الموظف ورواد الأعمال على حد سواء.