الموظفون المتخصصون في التعاقدات مهمون جدًا في عمليات الاستحواذ في كل من القطاعين الحكومي والخاص. يقوم هؤلاء الموظفون بإدارة وتنفيذ العقود، والتأكد من الوفاء بجميع الشروط والأحكام، وحماية مصالح منظماتهم. بما أن هذا الدور يعد اليد اليمنى وراء إدارة الاتفاقيات القانونية، والجداول الزمنية للمشروعات، والاستثمارات المالية، يجب على موظفي التعاقد اكتساب مجموعة متنوعة من المهارات للتنقل بشكل فعال في المناظر المعقدة للعقود.
يمكنك اختيار التسجيل في دورات تدريبية متخصصة في التعاقدات التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير. يمكن تقسيم هذه الدورات إلى المعرفة التقنية، مهارات التواصل، تقنيات التفاوض، تقنيات حل المشكلات، والمهارات القانونية. فيما يلي المهارات الأساسية التي يجب على موظفي التعاقد اكتسابها لتقديم خدماتهم بفعالية.
أحد أهم المهارات لموظف التعاقد هو المعرفة العميقة بالإطارات القانونية التي تحكم العقود. وبالمثل، يجب أن يكون موظفو التعاقد على دراية بالقوانين واللوائح والسياسات المحيطة بعملية الشراء. هذه المعرفة تساعدهم في إنشاء اتفاقيات قانونية سليمة وتجنب المخاطر القانونية.
إن قدرة موظف التعاقد على التفاوض تعني أنه يمكنه التفاوض بسهولة مع البائعين والمقاولين والموردين لتحديد الشروط والأسعار المواتية. يشمل التفاوض ليس فقط تسوية الأسعار ولكن أيضًا مجموعة من القضايا الأخرى مثل جداول التسليم، مستويات الخدمة، التوقعات المتعلقة بالجودة، وشروط الضمان.
يُطلب من موظفي التعاقد دائمًا فحص المستندات المعقدة والتحقق من أن كل جانب من جوانب العقد مفصل بوضوح. يتطلب هذا الدور اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل.
يقوم موظفو التعاقد بإدارة عدة عقود في نفس الوقت، ولها جداول زمنية مختلفة، ومتطلبات تسليم، وأطراف معنية متعددة. تعتبر مهارات إدارة المشاريع ضرورية لضمان تنفيذ هذه العقود في الوقت المحدد وضمن الميزانية المخطط لها.
يجب على موظفي التعاقد أن يكونوا على دراية جيدة بالأمور المالية. عليهم أن يعرفوا كيفية إعداد الميزانيات، وتقدير التكاليف، والتنبؤ بالمالية للتفاوض على الأسعار، والموافقة على المدفوعات، ومحاسبة تكاليف كل عقد.
التواصل أمر بالغ الأهمية في دور موظف التعاقد لأنه يجب عليه أن يتواصل بفعالية وبشكل مقنع مع الأطراف الداخلية مثل مديري المشاريع أو الفرق القانونية والأطراف الخارجية مثل البائعين أو المقاولين.
عند التعامل مع عملية التعاقد، يواجه موظفو التعاقد غالبًا مشاكل في التسليم أو عدم الامتثال للعقد أو تغييرات غير متوقعة في نطاق المشروع. يجب ممارسة مهارات حل المشكلات لتحديد المشكلات في وقت مبكر وتقديم حلول عملية لتجنب التأخير أو تجاوز الميزانية.
في عملهم، قد يعمل موظف التعاقد على عدة عقود مع مواعيد نهائية وأولويات متعددة. تعتبر إدارة الوقت الفعالة أمرًا ضروريًا لمواكبة جميع المسؤوليات دون إغفال بعض المهام المهمة أو فقدان المواعيد النهائية.
ينطوي كل عقد على بعض المخاطر، سواء كانت مالية أو تشغيلية أو قانونية. يجب أن يكون موظفو التعاقد مهرة في تقييم هذه المخاطر وتطوير استراتيجيات للتخفيف منها.
أخيرًا، يجب أن يكون لدى موظفي التعاقد حكم أخلاقي سليم ونزاهة عالية. يتطلب الدور اتخاذ قرارات تؤثر على الأموال العامة أو الشركات، ويجب أن تكون هذه القرارات عادلة وشفافة وقابلة للمسائلة.
يحتل موظفو التعاقد مكانة حيوية في ضمان تنفيذ العقود بسلاسة في الوقت المحدد وضمن الميزانية، وبالتالي، وفقًا للمتطلبات القانونية والتنظيمية. يجب أن يكون لدى موظفي التعاقد الجيدين مجموعة واسعة من المهارات، بما في ذلك المعرفة القانونية، وقدرات التفاوض، والانتباه للتفاصيل، والقدرات في إدارة المشاريع، والفهم المالي، من بين أمور أخرى. يمكنك اختيار أفضل الدورات التدريبية في مهارات التعاقد التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير في لندن. بالإضافة إلى ذلك، من أجل التعامل بفعالية مع التعقيدات والصعوبات التي تنشأ في كل خطوة من عملية التعاقد، يجب أن يمتلك موظفو التعاقد مهارات قوية في التواصل، وحل المشكلات، وإدارة الوقت، وإدارة المخاطر.