التتبع الدقيق للمخزون أمر بالغ الأهمية لضمان تلبية الأعمال لاحتياجات العملاء، وتقليل الفاقد، وضمان سلسلة إمداد سلسة. إنها واحدة من أهم جوانب أي عمل، سواء كان متجرًا للبيع بالتجزئة، مستودعًا، أو منشأة تصنيع. ومع ذلك، ليس من السهل تحقيق دقة المخزون. قد تؤدي الجرد غير الصحيح إلى نفاد المخزون، والتخزين الزائد، بل وحتى فقدان المبيعات، مما يؤثر في النهاية على الربحية.
إن أخذ دورات في إدارة المنشآت التي تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير أمر مهم للحصول على معرفة وخبرة شاملة في إدارة المنشآت المعقدة. الدورات معترف بها صناعيًا، وبالتالي، فإن فرص العمل تصبح أفضل. تقدم هذه المدونة دليلًا مفصلًا حول كيفية تحسين دقة المخزون. سنتناول الاستراتيجيات والتقنيات وأفضل الممارسات والأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها، بهدف تحسين دقة نظام إدارة المخزون الخاص بك.
1. فهم أهمية دقة المخزون
قبل الخوض في الطرق لتحسين دقة المخزون، من المهم أن نفهم لماذا هي ضرورية للغاية. من الضروري حساب دقة المخزون بشكل صحيح لجعل الأمور تسير بشكل أكثر سلاسة. يضمن إدارة المخزون الدقيقة ما يلي:
- رضا العملاء:
يعتقد العملاء أن المنتجات موجودة في المخزون ويتم توصيلها في الوقت المحدد. حيثما كانت إدارة المخزون ضعيفة، يعني ذلك فقدان المبيعات والعملاء المحبطين.
- خفض التكاليف:
يمكن أن يؤدي كل من التخزين الزائد ونفاد المخزون إلى تكاليف عالية. التخزين الزائد يعني ربط رأس المال في سلع غير مباعة بينما يؤدي نفاد المخزون إلى فقدان الإيرادات المحتملة ورفع تكاليف الشحن.
- تحسين الكفاءة التشغيلية:
يسمح المخزون الدقيق للأعمال بتحسين سلاسل الإمداد والعمليات، وتقليل الفاقد، وتبسيط الإنتاج.
- تحسين اتخاذ القرارات:
تساعد المعلومات الأفضل الإدارة في اتخاذ قرارات فعالة في الطلبيات والأسعار وتقديم العروض.
2. استخدام تتبع المخزون في الوقت الفعلي
يمكن تحقيق إدارة المخزون المناسبة باستخدام التتبع في الوقت الفعلي كأفضل تقنية. الطريقة التقليدية تحتاج عمومًا إلى العد اليدوي الذي قد يعكس معدلًا مرتفعًا للأخطاء البشرية في معظم الحالات. يوفر التخلص من هذه الأخطاء معلومات في الوقت الفعلي حول مستويات المخزون.
- RFID:
يتم قراءة علامات RFID تلقائيًا دون الحاجة إلى مسح يدوي للمخزون. كل عنصر مرتبط بعلامة RFID فريدة، وعندما يتم نقل العنصر أو بيعه، يتم تحديث النظام تلقائيًا.
- مسح الباركود:
تعد مسح الباركود تقنية أخرى حيث يتم مسح المخزون في الوقت الفعلي. كل منتج يحتوي على رمز شريطي مرتبط به، ويقوم الماسح بتحديث النظام في كل مرة يتم فيها بيع أو نقل هذا المنتج. يضمن تتبع المخزون في الوقت الفعلي أن يكون دائمًا محدثًا، مما يلغي الأخطاء مثل نفاد المخزون والتخزين الزائد.
3. تنفيذ العد الدوري
العد الدوري: هو العد لجميع أو جزء من المخزون على فترات منتظمة بدلاً من العد الكامل للمخزون. يتم ذلك لزيادة الدقة حيث يكشف عن التناقضات بشكل دوري.
- العد العشوائي الدوري: يتم اختيار عينة من المخزون عشوائيًا وتعد يوميًا.
- العد الدوري ABC: يتم تصنيف المخزون إلى ثلاث فئات (A، B، C) بناءً على القيمة أو الاستخدام مع عد العناصر عالية القيمة بشكل أكثر تكرارًا.
4. استخدام برنامج إدارة المخزون
يعد برنامج إدارة المخزون هو المفتاح لدقة المخزون. في الأتمتة، يمكن لهذه الأنظمة تحديث مستويات المخزون باستمرار، وأتمتة نقاط إعادة الطلب لها، وإبلاغ التحديثات في الوقت الفعلي دون إنتاج اختلافات. بعض الميزات الحديثة التي أُضيفت إلى برامج إدارة المخزون لتعزيز دقتها تشمل:
- تكامل نظام البيع: دمج نظام نقاط البيع مع برنامج المخزون الذي يقوم بتحديث مستوى المخزون فور بيع المنتج.
- تنبيهات إعادة الطلب التلقائية: يقوم الأداة بإرسال تنبيهات تلقائيًا إلى الإدارة بشأن مستويات المخزون المنخفضة ومتى يجب إعادة الطلب بناءً على البيانات التاريخية والاتجاهات السابقة.
- القدرة على التنبؤ: تستخدم أدوات التنبؤ تحليل الاتجاهات البيعية التي بناءً عليها يمكن تحديد الحاجة المستقبلية، مما يتيح للشركات التنبؤ بمستويات المخزون بدقة أكبر.
5. تدريب موظفيك
موظفوك هم جزء من جهودك لدقة المخزون. بدون تدريب مناسب، قد يرتكبون أخطاء عند استلام الشحنات أو اختيار وتعبئة الطلبات أو إجراء العد الدوري.
- إجراءات الاستلام المناسبة: يجب تعليم الموظفين كيفية فحص البضائع المستلمة مقابل أوامر الشراء لاكتشاف التناقضات قبل إدخالها في النظام.
- اختيار وتعبئة دقيقين: يجب على الموظفين الذين يختارون ويعبئون العناصر للطلبات فحص الرموز والعلامات لتجنب أخطاء الشحن.
- جلسات تدريب منتظمة: حدد جلسات تدريب متكررة على إجراءات التحكم في المخزون لضمان أن الموظفين دائمًا على دراية بأفضل الممارسات وأحدث التقنيات.
6. توحيد عمليات المخزون
يجب توحيد عمليات المخزون لضمان دقتها. في العمليات الموحدة لإدارة المخزون، تقل احتمالية حدوث الارتباك والأخطاء.
- تسمية كل شيء: يجب تسمية جميع العناصر بشكل مناسب مع رمز المنتج، والوصف، والكمية. تساعد العلامات الدقيقة والموحدة في تتبع العناصر.
- تحديد المهام: تحديد المهام التي يتم تعيينها لكل موظف لتحقيقها (استلام، التحقق من المخزون، اختيار الطلب).
7. تدقيق دوري
يعد التدقيق نشاطًا رئيسيًا آخر في إدارة المخزون. يتضمن إجراء تدقيقات منتظمة أو عدادات فيزيائية أو دورية لضمان اكتشاف التناقضات في النظام قبل أن تصبح مشكلة كبيرة.
- التدقيق الداخلي: يتم إجراء التدقيقات داخليًا بواسطة فريق شركتك لاكتشاف التناقضات في البداية.
- التدقيق الخارجي: يتم تنفيذها خارجيًا وتقدم تحليلًا موضوعيًا حول كيفية أداء نظام المخزون لديك.
8. الاستفادة من علاقات الموردين والبائعين
على الرغم من أن العمليات الداخلية تحتاج إلى مورّدين وبائعين موثوقين لتحقيق الدقة.
- تحديد التوقعات بوضوح: دع مورديك وبائعيك يعرفون أوقات التسليم والجودة والتغليف.
- التواصل المنتظم: حافظ على خطوط اتصال مفتوحة مع الموردين لضمان استلام شحنات دقيقة وفي الوقت المحدد.
9. تقليل حركة المخزون
تؤدي حركة المخزون الزائدة إلى حدوث اختلالات بسهولة. لتجنب هذه التناقضات، ضع في اعتبارك هذه النصائح:
- تخزين المخزون في مكان مركزي واحد: نقل المخزون بين المستودعات أو مواقع التخزين الأخرى يجب أن يكون بحد أدنى.
- تقليل المعالجة اليدوية: كلما زادت المعالجة اليدوية، زادت فرص حدوث خطأ.
10. تنفيذ تحليلات البيانات
ستكون تحليلات البيانات مفيدة جدًا في نظام المخزون الخاص بك.
- التنبؤ بالطلب: يتم استخدام بيانات المبيعات السابقة للتنبؤ بالطلب في المستقبل.
- تحليل أداء الموردين: يمكن استخدام تحليلات البيانات لتحليل موثوقية الموردين.
