تعتمد السكرتيرات على مجموعة متنوعة من المهارات والمواهب لمساعدتهن على تحقيق نجاح كبير في وظائفهن. يمكن أن تكون السكرتيرات غالبًا هي الشخص المسؤول عن الحفاظ على إدارة العمليات في مكان العمل وتشغيلها بسلاسة. يجب أن تُعتبر واجبات السكرتير التنفيذي أو الإداري مرئية أو واضحة للجمهور. ومع ذلك، يجب أن يُسمح بالدور الحيوي الذي يعتمد تمامًا على مسؤوليات السكرتير ووظائفه، حيث إن دوره في مساعدة الشركات من أي حجم على النجاح والبقاء على المسار الصحيح. يسلط هذا المقال الضوء على مفهوم الواجبات السكرتارية. علاوة على ذلك، فإن الواجبات والمسؤوليات الأكثر أهمية التي يجب على كل من يرغب في العمل في هذا المجال التعرف عليها.
السكرتير هو محترف إداري يلعب دورًا حيويًا في الأعمال التجارية وغيرها من البيئات التنظيمية. عادةً ما يكون السكرتير شخصًا يحافظ على تنظيم مهام العمل، ويضع العمليات، وينفذ واجبات إدارية أخرى حسب طبيعة عمله.
ستختلف الإجابة على هذا السؤال وفقًا للصناعات التي يعملون بها، وتشمل القانون، والقطاعات الخاصة، والهيئات الحكومية.
يمكن أن تختلف واجبات السكرتير اعتمادًا على مكان عمله، وفي بعض الأحيان يتجاوز السكرتير ما تتطلبه وظيفته.
استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية
يمكن أن يكون السكرتير مسؤولًا عن الرد على خطوط الهاتف الذكية في مكان العمل وتحويل كل مكالمة إلى الشخص المناسب. غالبًا ما يكون السكرتيرون هم الأشخاص الذين يتعاملون مع مكالمات الطلبات، ومكالمات المستهلكين، وتسجيل الرسائل. على سبيل المثال، قد يتلقى كاتب قضايا جنائية أيضًا مكالمات من العملاء بشأن أعمال القضايا أو مسائل أخرى، ويرغب في توجيه اسم كل زبون إلى المحامي الصحيح بالإضافة إلى تلقي وإصدار تقارير ومراسلات أخرى. قد يرغب السكرتير أيضًا في أن يكون ملمًا بتمييز الرسائل العاجلة عن الرسائل الأقل أهمية.
تنظيم وتوزيع الرسائل
مشروع آخر أساسي قد يؤديه السكرتير بشكل شائع هو تنظيم وتوزيع الملاحظات، والمذكرات، والتقارير، ومختلف الاتصالات المكتوبة. بالإضافة إلى ذلك، قد يمتلك السكرتير مهارات تواصل وتحليل ممتازة للتعامل مع مهام الاتصال مثل هذه. على سبيل المثال، من المتوقع أن يقوم السكرتير التنفيذي الذي يعمل لدى الرئيس التنفيذي لمنظمة كبيرة بتنظيم وإرسال تقارير أو مذكرات متنوعة لنقل الرسائل الأكثر ضرورة إلى الرئيس التنفيذي. قد تكون الرسالة العاجلة تتعلق بتغيير في سلوك العميل. بينما يتحدث السكرتير هو ما يفعله لإرسال الرسائل بشكل فعال.
الالتزام بجداول الشركة
يعمل السكرتيرون بجد أثناء الحفاظ على الجداول الزمنية والأجندات للمهنيين العاملين في الشركة. على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير في شركة إعلانات وتسويق كبيرة بإعداد خطط جماعية لكل قسم. بالإضافة إلى ذلك، يقومون بتنظيم أجندة التنفيذي من خلال جدولة اجتماعات مع العملاء، والموردين، والمساهمين. يمكن أن يكون السكرتيرون أيضًا هم الأشخاص الذين يذكرون فريق العمل بالموعد القادم أو الاجتماعات.
تنظيم الملفات والمستندات
الحفاظ على الملفات، والحقائق، والمستندات جاهزة هي مهمة حيوية أخرى يمكن توقعها من السكرتيرين. على سبيل المثال، قد يكون السكرتير الطبي مسؤولًا أيضًا عن الحفاظ على سجل للبيانات الطبية، والمنتجات السريرية، وتقارير أسعار الأدوية، ووثائق العمليات، والملفات المهمة الأخرى. غالبًا ما تُخزن ملفات الشركة والسجلات المتنوعة في قاعدة بيانات إلكترونية. لذلك، يمكن أن يُتوقع من السكرتيرين أيضًا أن يكون لديهم الكفاءة الفنية لاستخدام هذه الأنظمة.
استقبال العملاء والضيوف التجاريين
يمكن للسكرتيرين أيضًا تحمل واجبات الاستقبال مشابهة لواجباتهم الإدارية. على سبيل المثال، قد يعمل مساعد حكومي كموظف استقبال لاستقبال العملاء القادمين إلى المؤتمرات أو الاجتماعات، وقد يكون شخصًا يسهل النقل، أو يقدم المرطبات، أو يدوّن الملاحظات خلال مؤتمرات العملاء، ويقوم بأعمال عادية للحفاظ على صورة احترافية وعادية لشركتهم عند استقبال وتوجيه الزوار.
توثيق المعلومات المالية
مهمة أخرى مهمة يمكن أن يتعامل معها السكرتير هي توثيق النفقات، والإيرادات، وغيرها من المعلومات المالية. على سبيل المثال، قد يكون السكرتير في شركة مبيعات مسؤولاً عن توثيق المبيعات والأرقام من تقارير فرق المبيعات. بالإضافة إلى ذلك، رسوم الشركة والنفقات التشغيلية. يمكن أن يستخدم السكرتير بعد ذلك جدول بيانات لتنظيم البيانات المالية في تقارير مالية محددة لمراجعتها والموافقة عليها من قبل الرئيس التنفيذي للشركة.
صيانة وطلب مستلزمات المكتب
يمكن أن يكون السكرتيرون أيضًا مسؤولين عن الحفاظ على سجلات المخزون وتخزين مستلزمات المكتب. سيقوم السكرتير بعمل طلبات للمكونات التي تقل كميتها. على سبيل المثال، يمكن لمدير المكتب إنشاء جدول شهري للاحتفاظ بسجل مكتوب لمواد متنوعة مثل ورق النسخ، والحبر، والأقلام، وملفات البريد، وغيرها من الموارد لمتابعة أي المكونات مطلوبة وأيها متوفر بكميات كافية.
تنظيم وتنفيذ المؤتمرات
بالإضافة إلى التخطيط للمؤتمرات والاجتماعات، يمكن أن يتحمل السكرتير مسؤولية تنظيم وإجراء المؤتمرات. على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير التنفيذي للرئيس التنفيذي لشركة تجزئة بترتيب اجتماع مع مصممي الملابس، وعلامات الموضة، أو متخصصين آخرين في الصناعة. يمكن للسكرتير بعد ذلك إدارة الاجتماع من خلال مراجعة النقاط الرئيسية للمؤتمر وتدوين الملاحظات للرئيس التنفيذي وصانعي القرار في الأعمال. يمكن أن يكون السكرتيرون أعضاء رئيسيين في تحقيق هذه الأنواع من الواجبات، حيث قد يكون المدراء التنفيذيون، والمديرون، والمتخصصون الآخرون ذوي الألقاب العالية غير متاحين أحيانًا في المناسبات المشابهة.
مساعدة التنفيذيين في المهام الحساسة
في بعض الأحيان، يمكن أن يكون السكرتير مفيدًا في دعم رؤسائهم في تنفيذ مهام صغيرة ضمن مشاريع كبيرة. على سبيل المثال، قد يساعد سكرتير مدير تسويق كبير في تنظيم التقارير، وطباعة الوثائق، أو إعداد عرض تقديمي. نظرًا لمجموعة الواجبات التي يمكن أن يؤديها السكرتير، يجب أن يمتلك هذا النوع من المحترفين مجموعة واسعة من المهارات الناعمة والصعبة للنجاح في دوره.
الإشراف على الموظفين
يمكن أن يكون السكرتيرون مرشدين يعملون مع الموظفين لتنفيذ أفكار لتدريب الموظفين الجدد. يساعد العديد من السكرتيرين المدراء والموظفين الجدد على تطوير مهاراتهم، والامتثال للبروتوكول التنظيمي، والتعرف على البيئة التنظيمية العامة. على سبيل المثال، يمكن أن يسعى كاتب جنائي إلى توجيه مساعد قانوني تم تعيينه حديثًا، موضحًا لهم كيفية استخدام نظام دفتر الملاحظات والسجلات في المنظمة.
التنسيق مع المنظمات المختلفة
يعمل السكرتيرون على التنسيق وبناء العلاقات مع مجموعات وشركات مختلفة. على سبيل المثال، من المرجح أن يكون السكرتير في شركة هندسية هو نقطة الاتصال مع الموردين، والمصممين، ومجموعات الهندسة المختلفة لعقد مؤتمرات التركيب، أو شراء الموارد، أو تشكيل شراكات تجارية. نظرًا لتنسيقهم مع منظمات أخرى، يمكن أن تصل أعمالهم إلى آفاق جديدة.
تنفيذ التقنيات الإدارية
يمكن أن يلعب السكرتيرون دورًا في تطوير وتنفيذ السياسات التنظيمية وإجراءات الإدارة المختلفة. على سبيل المثال، قد يقوم السكرتير الطبي بتوسيع إجراء لتوثيق خطط علاج المرضى، والذي يتضمن اتباع خطوات ثابتة لتسجيل السجلات السريرية في قاعدة بيانات. يمكن أن ينفذ السكرتير بعد ذلك هذه الطريقة الجديدة من خلال الممرضات والموظفين في المدارس لتنفيذ إرشادات التغطية.
في الختام، يمكن للسكرتيرين التعامل مع العديد من المهام والمسؤوليات المختلفة. قد يكون من الضروري بالنسبة لهم امتلاك مجموعة واسعة من المهارات، مثل المهارات الإدارية، ومهارات التواصل، ومهارات دعم العملاء، والمهارات التقنية، ومهارات التحليل وحل المشكلات. يمكن للسكرتيرين أيضًا الاعتماد على القدرة القيادية لتنظيم وإدارة الأفراد والعمليات الأخرى. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير أفضل دورة سكرتارية.
سواء كنت تبدأ مسيرتك المهنية أو تسعى لتحسين مهاراتك الحالية، توفر هذه الدورة رؤى قيمة وتدريبًا عمليًا مصممًا وفقًا لاحتياجات الأعمال. يمكنك الاستفادة من مدربين محترفين وذوي خبرة. علاوة على ذلك، احصل على الدعم خلال رحلتك الذي سيساعدك