إدارة المخاطر هي إحدى العمليات الأساسية للأعمال التي تُعدّ المنظمة للتهديدات المستقبلية والشكوك. إنها تتضمن خطة إدارة مخاطر عالية الجودة، تم تطويرها بتفاصيل كبيرة، والتي تقلل من المخاطر ولكنها تساعد أيضًا في اتخاذ القرارات، وبالتالي تحسين الاستجابة تجاه النجاح على المدى الطويل. يناقش المقال التالي خطة فعّالة لإدارة المخاطر ويركز على خمسة مكونات أساسية يجب على كل منظمة تنفيذها لحماية عملياتها. يمكنك اختيار التسجيل في دورة تدريبية لإدارة المخاطر. تقدمها الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير.
تحديد المخاطر
هناك طرق متنوعة يمكن للمنظمات استخدامها عند تحديد المخاطر. جلسات العصف الذهني هي عملية تعاونية حيث يتم الاستفادة من المعرفة والخبرة لدى أعضاء الفريق لإعداد قائمة بالمخاطر المحتملة. تحليل SWOT يساعد الشركات في تحديد المخاطر الداخلية (نقاط القوة، الضعف) والمخاطر الخارجية مثل الفرص والتهديدات. يتم فحص مكونات إدارة المخاطر قبل اتخاذ أي قرار نهائي.
استشارة الخبراء هي عندما يتم استشارة آراء المهنيين أو الاستشاريين، الذين لديهم خبرة في التعامل مع المخاطر في تلك الصناعة أو المجال المحدد. تحليل البيانات التاريخية سينظر في المشاريع أو العمليات السابقة لفهم المخاطر التي ظهرت بالفعل في الماضي ومن المحتمل أن تظهر مرة أخرى في المستقبل. بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام بعض القوائم الجاهزة وقوالب العمل وكذلك الأطر المُعَدة مسبقًا لتحديد المخاطر للتأكد من عدم تفويت أي مخاطر.
فئات المخاطر
هناك خمسة مكونات للمخاطر. تشمل المخاطر الاستراتيجية، التشغيلية، المالية، الامتثال، وسمعة الأعمال. يمكن أن تشمل التغييرات في التهديدات التنافسية في السوق أو ببساطة العثور على استراتيجية أعمال غير صحيحة. تتعلق المخاطر التشغيلية بالعمليات اليومية للأعمال، مثل اضطرابات سلاسل الإمداد، فشل المعدات، أو التغيرات في اللوائح.
المخاطر المالية تتعلق بالمخاطر التي تؤثر على الصحة المالية للشركة، بما في ذلك تقلبات أسعار الصرف، المخاطر الائتمانية، أو مشاكل السيولة. مخاطر الامتثال هي المخاطر المتعلقة بفشل محتمل في الامتثال للقوانين أو اللوائح أو السياسات الداخلية. مخاطر السمعة هي تلك التي قد تضر بالتصور العام أو الثقة في الأعمال التجارية. من خلال تحديد وتصنيف هذه المخاطر، يمكن للمنظمة إنشاء منظور معمق لمجموعة المخاطر الخاصة بها.
عملية تقييم المخاطر
المؤشران المهمان المستخدمان في عملية تقييم المخاطر الأساسية هما: الاحتمالية أو احتمالية حدوث الخطر، والأثر أو العواقب. الاحتمالية هي مدى احتمالية حدوث الخطر. يجب أن تؤخذ البيانات التاريخية والاتجاهات وآراء الخبراء في الاعتبار عند تقدير الاحتمالية. الأثر يخبرك بتأثيرات الخطر إذا حدث. يجب إيلاء اهتمام كبير حتى عندما تكون احتمالية حدوث الخطر منخفضة.
الأثر العالي
بمجرد تقييم المؤشرين، يتم غالبًا استخدام مصفوفة المخاطر لتصنيف المخاطر إلى أماكن مثل: احتمال مرتفع - أثر مرتفع، احتمال مرتفع - أثر منخفض، احتمال منخفض - أثر مرتفع، احتمال منخفض - أثر منخفض. يجب التعامل مع المخاطر المصنفة على أنها احتمال مرتفع - أثر مرتفع فورًا؛ بينما قد تحتاج المخاطر التي لها احتمال مرتفع - أثر منخفض إلى إدارة استباقية لتقليل الاحتمالية. المخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والأثر المرتفع غير محتملة، لكنها حرجة ويجب التخطيط لها. أمثلة على ذلك تشمل تطوير خطط الطوارئ. المخاطر ذات الاحتمالية المنخفضة والأثر المنخفض يتم مراقبتها بشكل عام، ولكن عادةً ما يتطلب الأمر موارد أقل.
تحمل المخاطر
هناك أدوات مختلفة لتقييم المخاطر يمكن للمنظمات استخدامها، بما في ذلك مصفوفات المخاطر، تحليل أوضاع الفشل وآثاره، محاكاة مونت كارلو، وتحليل التكلفة والفائدة. جميع هذه الأدوات تساعد في تبسيط عملية التقييم ومناقشة احتمالية النتائج المتنوعة في سيناريوهات المخاطر.
معرفة مستوى تحمل المخاطر للمنظمة، أي درجة المخاطر التي يمكن أن تتحملها المنظمة وشهية المخاطر، أي مقدار المخاطر التي يمكن أن تتحملها المنظمة دون التأثير على تحقيق أهدافها، سيوجه مدى المخاطر التي سيتم السماح بها ومتى يجب التصرف.
تجنب المخاطر
يشمل تجنب المخاطر تغيير الخطط أو الأنشطة لإيقاف الخطر تمامًا. على سبيل المثال، تغيير المورد لتقليل خطر تعطل سلسلة الإمداد. تقليل المخاطر يتضمن تدابير لتقليل احتمال أو تأثير الخطر. قد يشمل ذلك تحسين العمليات التشغيلية أو الاستثمار في أنظمة احتياطية لتقليل تأثير فشل النظام. نقل المخاطر يشمل نقل الخطر إلى طرف آخر، مثل شراء التأمين أو التعاقد من الباطن لبعض العمليات. قبول المخاطر هو الاعتراف بأن الخطر تم تحديده وقبول تأثيره إذا حدث، بالنسبة للمخاطر ذات الأثر المنخفض والاحتمالية المنخفضة.
إجراءات التخفيف
لكل خطر، من الضروري تحديد إجراءات التخفيف في خطة إدارة المخاطر، بما في ذلك المسؤولية المحددة، الجدول الزمني للتنفيذ، والموارد المطلوبة. إجراءات التخفيف هي الخطوات التفصيلية أو التدابير التي تهدف إلى تقليل أو القضاء على الخطر. يتم تخصيص المسؤولية لأفراد أو فرق معينة مسؤولة عن تنفيذ هذه الإجراءات. يحدد الجدول الزمني متى سيتم تنفيذ تدابير التخفيف ومراجعتها. وأخيرًا، يجب وصف الموارد المطلوبة مثل الموارد المالية والبشرية والتقنية التي ستكون ضرورية للتعامل مع الخطر.
مراقبة ومراجعة إدارة المخاطر هي خطوة مهمة في أي منظمة. تحتاج المنظمات إلى تتبع المخاطر المحددة طوال دورة المشروع أو العمل. يشمل ذلك تتبع المخاطر التي توجد حاليًا، المخاطر الناشئة، والتحقق من أن استراتيجيات التخفيف تعمل كما هو مصمم لها.
تدقيق المخاطر
يمكن إجراء تدقيق المخاطر من خلال تدقيقات منتظمة للمخاطر، مؤشرات المخاطر الرئيسية (KRIs)، وحلقات التغذية الراجعة. تدقيقات المخاطر المنتظمة تشير إلى المراجعات المجدولة لتقييم الحفاظ على تدابير التخفيف من المخاطر وتحديد ما إذا كانت قد ظهرت مخاطر جديدة. تُعد مؤشرات المخاطر الرئيسية (KRIs) شكلًا من أشكال القياسات أو الإشارات التي تشير إلى احتمالية حدوث الخطر. يمكن لتتبع هذه المؤشرات التنبؤ بالتهديدات في وقت مبكر. حلقات التغذية الراجعة تتضمن الحصول على تعليقات من أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق حول المخاطر غير المرئية أو القضايا التي تظهر في دورة المشروع.
خطة فعّالة لإدارة المخاطر
يجب فحص خطة إدارة المخاطر بانتظام لمعرفة مدى فعاليتها. بعض الأسئلة التي يجب طرحها أثناء هذه المراجعات هي: هل ظهرت مخاطر جديدة تحتاج إلى اهتمام؟ هل تعمل الاستراتيجيات الحالية لتخفيف المخاطر؟ هل غيّرت العوامل الخارجية الملف الشخصي للمخاطر في المنظمة؟ يمكن أن تساعد المراجعات المنتظمة للمخاطر في ضمان أن تظل منهجية المنظمة لإدارة المخاطر ديناميكية وقادرة على الاستجابة ومتوافقة مع الظروف المتغيرة.
تقارير المخاطر
يجب أن تكون تقارير المخاطر مكتوبة بشكل موجز، تلخص المخاطر المحددة، استراتيجيات التخفيف، معدل التقدم، والتوصيات. بشكل عام، يتكون ملخص المخاطر المحددة من نظرة عامة على المخاطر المحددة ضمن فئاتها وترتيبها. يوضح استراتيجيات التخفيف، مثل الخطوات المتخذة لتقليل احتمالية وأثر كل خطر. تشير التحديثات المتعلقة بالتقدم إلى الحالة الحالية لتدابير التخفيف من المخاطر وكذلك أي مخاطر جديدة أو ناشئة. أما التوصيات فتظهر رؤى حول التعديلات أو حتى الإجراءات الجديدة التي قد تكون ضرورية للتكيف مع المخاطر المتطورة.
التواصل
يجب أن تكون هناك قنوات تواصل للمخاطر تسمح بتدفق المعلومات بحرية بين المنظمات. قد تشمل عدة اجتماعات للمخاطر حيث يناقش أصحاب المصلحة الرئيسيون المخاطر، ويستعرضون الجهود المبذولة لتخفيفها، ويتخذون القرارات. تُمكّن لوحات المعلومات الخاصة بالمخاطر من تحديثات لحظية لحالة المخاطر وحالة جهود التخفيف. يجب أن يكون هناك تقارير دورية إلى أصحاب المصلحة بشأن شؤون المخاطر وربما نشرات إخبارية حول استمرار عملية إدارة المخاطر.
الخاتمة
تشكل خطة إدارة المخاطر الفعّالة جوهر قوة ونجاح المنظمة. إنها تحدد المخاطر وتقيّمها وتخفف منها وتراقبها وتواصلها من خلال سياسة عمل منفذة بعناية تساعد المنظمات في التنقل عبر الشكوك بشكل أكثر فعالية. تقدم الأكاديمية البريطانية للتدريب والتطوير العديد من الدورات التدريبية في إدارة المخاطر في برشلونة.
تعمل هذه المكونات الخمسة الأساسية—تحديد المخاطر، التقييم، التخفيف، المراقبة، والتواصل—معًا بشكل متكامل لإنشاء استراتيجية شاملة وديناميكية لإدارة المخاطر. مع النهج الصحيح، يمكن للمنظمات تقليل الخسائر ولكن أيضًا الاستفادة من الفرص الجديدة وضمان النمو لفترة طويلة.