الآن، تذكر أنه رغم أننا نعيش في أوقات أسرع من أي وقت مضى في التاريخ، ربما، يتم هدر الكثير من التفكير الواضح في الوقت الحالي بسبب الكميات الضخمة من الوثائق التي تُنتَج يوميًا من قبل الشركات والمنظمات والأفراد، المتنوعة في طابعها، والمختلطة تحت عناوين مثل العقود والفواتير والتقارير والبريد الإلكتروني وجداول البيانات والكثير غيرها. يتم تفسيرها بسهولة بشكل خاطئ من قبل العامة دون وجود أنظمة مناسبة للأرشفة. يمكن فقدان أو تجاهل أو إساءة استخدام المعلومات القيمة. هنا تأتي استراتيجيات إدارة الوثائق. في هذه المقالة، سنقدم لك تفاصيل عن استراتيجيات إدارة الوثائق، ما هي استراتيجيات إدارة الوثائق، لماذا هي مهمة وأيضًا عن أنواعها. قم بالتسجيل الآن في دورة تقنيات الأمن للوثائق والمعلومات لتعزيز مهاراتك في حل النزاعات وتعزيز التعاونات الأقوى.
استراتيجيات إدارة الوثائق تشمل العمليات والطرق التي يتم من خلالها التعامل مع الوثائق في أي منظمة. وعادة ما تشمل:
الإنشاء: كيفية إنشاء وتنسيق الوثيقة.
التخزين: أين وكيف سيتم تخزين الوثائق سواء كانت بشكل مادي أو رقمي.
التنظيم: كيفية تصنيف الوثائق لتسهيل استرجاعها.
التحكم في الوصول: من يمكنه عرض أو تعديل أو مشاركة الوثائق من المنظمة.
الامتثال: كيفية جعل الوثيقة تتوافق مع اللوائح والقوانين القانونية.
التخلص: كيفية ومتى يجب التخلص من الوثيقة بشكل آمن.
وجود استراتيجية واضحة لإدارة الوثائق يضمن أن المنظمة تعمل بشكل فعال، وأن معلوماتها آمنة، وأنها تظل متوافقة مع معايير الصناعة.
فيما يلي بعض الاستراتيجيات المهمة لإدارة الوثائق:
زيادة الإنتاجية: يقضي الموظفون وقتًا في استعادة الوثائق. بعضهم يضطر للبحث في أكوام من الأوراق، بينما البعض الآخر يبحث في البريد الوارد عن مرفق ضائع في الفضاء، ولكن الجميع يواجهون صعوبة في البحث غير المنتج. النهج الفعال حقًا يخفف من هذه المتاعب.
أمن البيانات: تحتوي الوثائق، خاصة الشخصية والمالية وحقوق الملكية الفكرية، على معلومات حساسة. يجب أن تكون الاستراتيجيات الموثوقة لمنع الوصول غير المصرح به أو السرقة أو التسريبات غير المقصودة مزودة بتدابير أمان.
الامتثال التنظيمي: يتطلب الهيكل تنظيمًا صارمًا في العديد من الصناعات مثل الرعاية الصحية والمالية والقانونية في التعامل مع الوثائق. إذا لم يتم اتباع اللوائح، فقد يتبع ذلك أضرار مالية أو قانونية أو سمعة. نظام إدارة موثق جيدًا يبقي جميع احتياجات الامتثال ملبية.
توفير التكاليف: إدارة الوثائق السيئة هي مصدر لإهدار الوقت والمساحة والموارد الثمينة. على سبيل المثال، حلول التخزين الرقمي غالبًا ما تكون أرخص من الحفاظ على خزائن الملفات المادية.
خطة استرداد من الكوارث: ماذا سيحدث في حالة حريق أو فيضان أو هجوم إلكتروني؟ تشمل الاستراتيجية الجيدة لإدارة الوثائق النسخ الاحتياطي وخطط الاسترداد لتجنب فقدان المعلومات الهامة بشكل دائم.
هنا سوف نناقش بالتفصيل العناصر اللازمة لتنفيذ استراتيجية ناجحة:
التخزين المركزي: يتم دمج الوثائق في مكان مركزي سواء كان في أرشيف مادي أو في نظام إدارة وثائق رقمي. هذا يجعل الاسترجاع والاستخدام منسقًا.
تصنيف الوثائق: بناء نظام لتصنيف وتسمية الوثائق حسب الغرض النهائي أو نوع الوثيقة. على سبيل المثال، يمكن تصنيف الفواتير ضمن المالية، وعقود الموظفين ضمن الموارد البشرية.
التحكم في الإصدار: التحكم في الإصدار يعقب التغييرات التدريجية التي تطرأ على الوثيقة. يصبح هذا ذا أهمية خاصة في المشاريع التعاونية حيث يمكن تجنب الارتباك أو فقدان البيانات.
أذونات الوصول: يجب ألا يتمكن الجميع من الوصول إلى كل الوثائق. تحديد الأدوار والأذونات لضمان أن المعلومات الحساسة تكون متاحة فقط للأشخاص المصرح لهم.
الأتمتة: أتمتة المهام هي ميزة أخرى لاستخدام موافقات الوثائق أو عمليات إدخال البيانات لتجنب الأخطاء البشرية وتسريع الإجراءات. على سبيل المثال، واحدة من هذه العمليات هي إعلام الأعضاء عندما يتطلب الأمر مدخلاتهم.
فيما يلي بعض الأنواع المهمة من استراتيجيات إدارة الوثائق:
أنظمة ورقية: تشير الأنظمة الورقية إلى الأنظمة القديمة التي تستخدم الأوراق والملفات والأدراج. على الرغم من أنها لا تزال مستخدمة، إلا أنه بسبب عدم كفاءتها وهشاشتها، بدأ العديد من المنظمات في اعتماد الحلول الرقمية أو الوثائق عبر الويب.
أنظمة رقمية: هناك بعض أنظمة إدارة الوثائق الرقمية التي تحتوي على برامج لتخزين وتنظيم وتوزيع الوثائق بصيغة إلكترونية؛ مثل Microsoft OneDrive وDropbox وGoogle Drive. إنها أكثر كفاءة وأمانًا وقابلة للتوسع.
أنظمة سحابية: تعمل أنظمة إدارة الوثائق السحابية عبر الإنترنت لتخزين الوثائق على خوادم بعيدة، بدلاً من تثبيتها على أنظمة داخل المنظمة. وهذا يعني أن الشركات التي تحتاج إلى الوصول إلى المكتب أو توسيع احتياجاتها ستجد أنها مناسبة لاستخدام الحلول السحابية مثل DocuWare وBox.
الأنظمة الهجينة: هي الأنظمة التي تحتوي على كل من الأساليب الورقية والرقمية. وهي نهج انتقالي للعديد من المنظمات التي لم تكن مستعدة تمامًا لأن تصبح بلا أوراق.
هنا سنشرح استراتيجيات إدارة الوثائق خطوة بخطوة:
الخطوة 1: تقييم العمليات الحالية أولاً، من المهم مراجعة كيفية تعامل المنظمة/الشركة مع الوثائق. قم بتوثيق أي عدم كفاءة أو نقاط اختناق أو مخاطر في العمليات.
الخطوة 2: تحديد الأهداف بوضوح حدد كيفية قياس النجاح عند وضع استراتيجية إدارة الوثائق - مثل وقت الاسترجاع أو تحسين الأمان أو الامتثال.
الخطوة 3: اختيار الأدوات المناسبة اختر نظام إدارة الوثائق الذي يتناسب مع أهدافك. ضع في اعتبارك عوامل مثل قابلية التوسع وسهولة الاستخدام والتكامل مع الأدوات الحالية.
الخطوة 4: وضع السياسات وثق السياسات المتعلقة بإنشاء الوثائق، ووضع العلامات عليها، وتخزينها، ومشاركتها وعمم هذه السياسات في جميع أنحاء المنظمة.
الخطوة 5: تدريب الموظفين قم بتدريب جميع الموظفين على الأنظمة والسياسات الجديدة وقدم لهم إمكانية الوصول المستمر إلى المساعدة كلما ظهرت صعوبات.
تأتي بعض التحديات مع أنظمة إدارة الوثائق على الرغم من فوائدها:
مقاومة التغيير: يقاوم الموظفون التغيير. أفضل طريقة لتغيير مواقفهم تجاه استخدام الأنظمة والعمليات الجديدة هي تمكينهم من المشاركة في عملية التخطيط وتدريبهم بشكل جيد.
تكلفة التنفيذ: شراء الأدوات والبرمجيات الجديدة عادة ما يكون مكلفًا. تذكر أن تُظهر توفير التكاليف والأرباح على المدى الطويل عند تبرير هذه النفقات.
هجرة البيانات: نقل الوثائق يستغرق وقتًا طويلاً، وقد تخلى البعض عن الأنظمة الجديدة أثناء هذه العملية. يتطلب ذلك تخطيطًا دقيقًا واستخدام الأدوات الموثوقة التي يمكن أن تقلل الأخطاء.
استراتيجيات إدارة الوثائق هي ما تحتاجه كل منظمة من أجل تحسين العمليات، وحماية البيانات الحساسة، وضمان الامتثال. من خلال هذه الاستراتيجيات ودعم الأدوات المناسبة، يمكن للمنظمات بسهولة التغلب على التحديات المذكورة لتحسين الكفاءة على المدى الطويل. أكاديمية التدريب البريطانية للتدريب والتطوير تقدم دورات في استراتيجية إدارة الوثائق، قم بالتسجيل الآن لتعزيز معرفتك.